Giao tiếp nhóm hiệu quả thường góp phần vào hiệu suất, sự gắn kết và tinh thần mạnh mẽ hơn. Tuy nhiên, một số thách thức và hạn chế trong cấu trúc giao tiếp nhóm ngăn cản sự tương tác được tối ưu hóa.
Liên văn phòng và khoảng cách địa lý
Mặc dù khả năng của công nghệ điện tử và các công cụ không gian làm việc ảo, giao tiếp nhóm không hiệu quả khi công nhân bị dàn trải, theo Forbes. Trong một tòa nhà văn phòng, việc có nhân viên ở các bộ phận khác nhau trên một tầng hoặc trên các tầng khác nhau sẽ cản trở xu hướng tự nhiên của họ tham gia vào sự tương tác trực diện. Email hữu ích cho một số mục đích nhất định, nhưng nó làm mất bối cảnh của các cuộc đối thoại trực tiếp hiệu quả. Các nhóm làm việc ảo được tạo thành từ những người trải rộng trên toàn cầu thậm chí còn khó khăn hơn để quản lý. Nhân viên tiếp thị tại các trụ sở khác nhau có thể hợp tác thông qua một nền tảng văn phòng ảo, tốt hơn là không có gì. Tuy nhiên, nó lấy đi những lợi ích của mối quan hệ gần gũi, thân mật và sự gắn kết.
Xung đột nhóm
Một trở ngại rất khó khăn đối với giao tiếp nhóm hiệu quả là xung đột, điều mà Mind Tools gợi ý là không thể tránh khỏi với các nhóm dài hạn. Một mục đích chính của giao tiếp nhóm làm việc là tạo ý tưởng và thảo luận. Thách thức là mọi người đôi khi nhận được cá nhân khi ý tưởng của họ không có giá trị hoặc khi một nhân viên khác tranh luận về công lao của họ. Các cuộc trò chuyện nóng bỏng có thể tạo ra sự thất vọng và căng thẳng tiêu cực, điều này gây áp lực lớn cho người quản lý để giải quyết xung đột và giữ cho giao tiếp hiệu quả. Rút lui và huấn luyện giải quyết xung đột là các chiến lược để giúp nhân viên cải thiện khả năng của chính họ để giải quyết vấn đề bất đồng.
Phân bổ thời gian và tài nguyên
Một nhược điểm tự nhiên của cấu trúc kinh doanh dựa trên nhóm là phải mất nhiều thời gian hơn để đưa ra quyết định. Ngay cả việc thành lập và phát triển các nhóm làm việc là một quá trình cần nhiều thời gian. Mục tiêu là để truyền cảm hứng cho các ý tưởng và nghị quyết ngày càng tốt hơn với sự hợp tác, nhưng nhiều tiếng nói sẽ mất nhiều thời gian hơn so với một người nghĩ và hành động. Ngoài ra còn có chi phí liên quan đến việc hình thành và quản lý các nhóm làm việc hiệu quả. Các doanh nghiệp có thể đầu tư vào các khóa tu, đào tạo, hội thảo xây dựng đội ngũ và các nguồn lực văn phòng để hỗ trợ các nhóm hiệu quả.
Thiếu lãnh đạo rõ ràng
Truyền thông nhóm hiệu quả phụ thuộc vào sự lãnh đạo chính thức hoặc không chính thức. Trong một số trường hợp, các công ty hoặc đơn vị kinh doanh rời khỏi nhóm làm việc vĩnh viễn hoặc tạm thời mà không có người quản lý chính thức hoặc trưởng nhóm. Mặc dù không phải là một sự cho trước, việc thiếu một người hướng dẫn hoặc nhân vật có thẩm quyền có thể góp phần vào việc giao tiếp sai lầm và không theo hướng. Ngay cả khi một trưởng nhóm được đưa ra, việc thiếu tầm nhìn, định hướng và động lực từ người đó có thể cho phép giao tiếp hạn chế tương tự.
Lời khuyên
-
Bốn giai đoạn thông thường của phát triển đội ngũ đang hình thành, gây bão, định mức và tuân thủ. Huấn luyện nhân viên qua các giai đoạn đầu xây dựng mối quan hệ và làm việc thông qua căng thẳng là điều tối quan trọng để thành công.
