Một hệ thống bảng lương là phương tiện để bạn xử lý bảng lương của mình để có thể đáp ứng các yêu cầu cần thiết của liên bang và tiểu bang. Cụ thể, Bộ Lao động Hoa Kỳ yêu cầu bạn bồi thường cho nhân viên một cách chính xác và đúng hạn; Dịch vụ doanh thu nội bộ yêu cầu khấu trừ thuế biên chế liên bang; bộ lao động nhà nước yêu cầu bạn áp dụng luật lao động nhà nước, và cơ quan thuế nhà nước yêu cầu khấu trừ thuế biên chế nhà nước. Khi thiết kế một hệ thống bảng lương, hãy chọn một hệ thống phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Đánh giá yêu cầu tiền lương của bạn để xác định hệ thống phù hợp. Hệ thống thủ công yêu cầu xử lý bảng lương bằng tay. Nó có nguy cơ lỗi cao hơn, vì vậy chỉ sử dụng nếu bạn có ít nhân viên. Hệ thống máy tính trong nhà yêu cầu xử lý thông qua phần mềm biên chế. Sử dụng nó để đơn giản hóa xử lý bảng lương. Hệ thống bên ngoài yêu cầu thuê ngoài nhiệm vụ tiền lương cho một nhà cung cấp dịch vụ tiền lương. Sử dụng nó nếu bạn muốn loại bỏ hoặc giảm đáng kể các nhiệm vụ xử lý bảng lương của bạn.
Tạo hệ thống thủ công, nếu đó là hệ thống bạn chọn. Mua bảng thời gian tiêu chuẩn tại cửa hàng cung cấp văn phòng, hoặc tạo chúng bằng bảng tính hoặc chương trình bộ văn phòng. Mua séc biên chế trống từ một cửa hàng cung cấp văn phòng, hoặc sử dụng séc ngân hàng của bạn. Sử dụng một máy đánh chữ để in tiền lương hoặc viết tay.
Hệ thống này yêu cầu bạn phải tự tính toán tiền lương và các khoản khấu trừ. Theo sát các khoản khấu trừ liên bang, nộp thuế và luật tiền gửi thuế thông qua IRS Thông tư E. Liên hệ với cơ quan doanh thu nhà nước của bạn để biết hướng dẫn về thuế biên chế của tiểu bang. Kiểm tra kỹ bảng lương trước khi phát hành bảng lương. Nộp bản sao cứng của báo cáo tiền lương trong một khu vực bí mật.
Làm cho hệ thống máy tính trong nhà nếu đó là hệ thống bạn chọn. Mua phần mềm biên chế đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn. Ví dụ, các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng QuickBooks, các công ty cỡ trung bình có thể sử dụng Phần mềm tối ưu và các công ty lớn hơn có thể đi với Mangrove. Bạn có thể yêu cầu nhân viên hàng giờ của mình bấm đồng hồ thời gian thông thường, nhưng hệ thống đồng hồ thời gian được vi tính hóa, chẳng hạn như Kronos, hiệu quả hơn vì nó cho phép bạn nhập thời gian vào phần mềm tính lương. Phần mềm tính toán tiền lương và các khoản khấu trừ, cho phép gửi tiền trực tiếp, in bảng lương và cuống phiếu lương, có các bảng thuế liên bang và tiểu bang được nhúng trong hệ thống, và lưu và in báo cáo bảng lương.
Tạo hệ thống bên ngoài nếu bạn chọn tuyến đường đó. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ tiền lương đều yêu cầu bạn tải lên số giờ biên chế của mình qua Internet hoặc gửi chúng bằng fax hoặc email. Nhà cung cấp xử lý bảng lương của bạn và gửi cho bạn bảng lương và báo cáo bảng lương theo từng ngày. Một số công ty cho phép bạn truy cập trực tuyến vào hệ thống của họ, cho phép bạn in báo cáo và tiền lương cho máy in laser của riêng bạn.
Khi thiết lập hệ thống này, nhà cung cấp sẽ yêu cầu bạn ký hợp đồng hai bên thỏa thuận chi tiết các dịch vụ của mình và cung cấp cho bạn danh sách giá của nó. Đối với mục đích gửi tiền trực tiếp, cung cấp cho nhà cung cấp tài khoản ngân hàng và số lộ trình của bạn. Nếu nhà cung cấp sẽ xử lý các vấn đề về thuế và lợi ích của bạn, bạn nên ký vào một văn bản ủy quyền cho phép.
Lời khuyên
-
Bạn có thể phải chịu phí IRS cho các lỗi thuế mà bên thứ ba mắc phải. Do đó, luôn luôn kiểm tra kỹ công việc của nhà cung cấp dịch vụ trả lương. Tạo một sơ đồ cho hệ thống bảng lương của bạn. Biểu đồ cho thấy các nhiệm vụ liên quan đến việc xử lý bảng lương của bạn từ đầu đến cuối dựa trên hệ thống được chọn.
