Tuân thủ đầy đủ với tập đoàn của bạn theo luật pháp có nghĩa là bạn phải tiến hành các cuộc họp của ban giám đốc như những luật đó quy định. Các thành viên có quyền kiểm soát các hành động mà hội đồng quản trị thực hiện tại các cuộc họp mặt này, nhưng họ ít nói nhiều hơn về cách các cuộc họp diễn ra. Biên bản các cuộc họp, được các tòa án hiểu là tài liệu pháp lý, có ý nghĩa quan trọng đến nỗi, như nhà tư vấn kinh doanh Carter McNamara đưa ra, Trả lời nếu nó không trong vài phút, nó đã xảy ra.
Tìm hiểu những gì diễn ra tại một cuộc họp ban giám đốc điển hình bằng cách xem xét một chương trình nghị sự mẫu tại Trợ giúp quản lý. Tùy chỉnh chương trình nghị sự này để phù hợp với văn hóa và mục đích của công ty bạn. (http://manlerhelp.org/boards/minutes.htm)
Chỉ định ai đó thường là thư ký hội đồng quản trị để dành vài phút cho cuộc họp. Biên bản phải chứa thông tin được đề xuất bởi McNamara: tên công ty, ngày và giờ họp, người đã gọi cuộc họp để đặt hàng, người tham dự, các động thái được thực hiện, xung đột lợi ích ngăn người tham dự bỏ phiếu, bỏ phiếu và lý do đưa ra, khi Cuộc họp kết thúc và ai chuẩn bị biên bản.
Quyết định xem một nhóm đại biểu có số lượng thành viên ít nhất cần thiết để thực hiện hành động có mặt hay không. Như Ủy ban luật sư dân quyền Chicago về quyền dân sự theo Cẩm nang luật cho thấy, hãy kiểm tra các quy định để tìm hiểu có bao nhiêu thành viên cần thiết cho một đại biểu. Trong hầu hết các tập đoàn, một đa số đơn giản sẽ làm. Ví dụ, một hội đồng với mười thành viên sẽ có một đại biểu nếu sáu người có mặt.
Yêu cầu chủ tịch hội đồng quản trị gọi cuộc họp để đặt hàng, như trong các phút mẫu từ Trợ giúp quản lý. Thư ký nên tham dự bằng cách gọi tên của các thành viên hội đồng quản trị trả lời to nếu họ có mặt.
Hỏi xem các thành viên hội đồng đã xem xét biên bản từ cuộc họp trước và nếu các thay đổi được đề xuất. Sau đó hỏi các thành viên khác nếu họ đồng ý với những thay đổi. Lưu ý thỏa thuận và không đồng ý. Sau đó bỏ phiếu về việc thay đổi có nên được thực hiện hay không. Nếu đa số phiếu bầu có, thông báo rằng các thay đổi sẽ được thực hiện và lưu hành cho tất cả các thành viên để phê duyệt tại cuộc họp tiếp theo.
Yêu cầu chủ tịch ủy ban báo cáo về các sự kiện kể từ cuộc họp cuối cùng. Lưu ý cách các phút mẫu mà McNamara đề cập đến cho thấy các thành viên mô tả các cuộc họp hoặc sự kiện mà họ đã tham dự.
Bỏ phiếu về các chuyển động được thực hiện bởi các thành viên hội đồng để hoàn thành một nhiệm vụ. Ví dụ về các hoạt động đang thuê một nhà tư vấn để viết các khoản tài trợ, phê duyệt danh sách kiểm tra và báo cáo tài chính, và thậm chí gửi quà tặng cho các nhân viên bị bệnh.
Có thành viên hội đồng quản trị báo cáo kinh doanh mới, hoặc các sự kiện sắp tới. Họ đang tham dự hội nghị những người tham dự khác nên biết về? Hoặc, họ đang mời tư vấn về một vấn đề cụ thể?
Tiếp tục cuộc họp và thông báo thời gian kết thúc. Đưa ra ngày, thời gian và địa điểm của cuộc họp tiếp theo. Chỉ định xem hội đồng quản trị có tiếp tục họp trong phiên điều hành của người dùng không, nơi các thành viên không phải là thành viên không được phép.
