Các cuộc họp có thể lúng túng mà không có kế hoạch thích hợp, ngay cả với một mục đích rõ ràng và người tham gia thích hợp. Sử dụng một chương trình nghị sự để lên kế hoạch một cuộc họp có thể giúp việc tập hợp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả giải quyết các vấn đề hoặc chủ đề chính. Lập kế hoạch trước cho những người tham dự cuộc họp kiến thức về những gì mong đợi, thời gian chuẩn bị và cung cấp một trật tự trong đó mọi thứ sẽ được thảo luận. Một lý do khác mà chương trình nghị sự phổ biến là chúng tiết kiệm thời gian cho mọi người.
Chương trình nghị sự là gì?
Nói một cách đơn giản, một chương trình nghị sự là một danh sách hoặc một kế hoạch. Danh sách này bao gồm các chủ đề và các vấn đề hoặc vấn đề sẽ được thảo luận trong một cuộc họp. Có nhiều định dạng chương trình nghị sự; mục đích và loại cuộc họp sẽ xác định định dạng chương trình nghị sự sẽ sử dụng. Các loại chương trình nghị sự thường được sử dụng bao gồm không chính thức, chính thức, ưu tiên và thời gian. Làm quen với từng định dạng chương trình nghị sự sẽ cho phép bạn chọn loại hình phù hợp cho nhu cầu của mình một cách hiệu quả.
Không chính thức và chính thức
Một chương trình nghị sự không chính thức về cơ bản đề cập đến một danh sách không chính thức các mục sẽ được thảo luận trong một cuộc họp và thường được ném cùng nhau vào phút cuối. Một chương trình nghị sự chính thức theo nhiều định dạng. Định dạng này bao gồm loại cuộc họp, liệt kê người điều hành cuộc họp và liệt kê tất cả những người tham dự. Chương trình nghị sự sau đó tuân theo một trật tự cụ thể: gọi để đặt hàng, điểm danh, vài phút từ cuộc họp trước, các vấn đề mở, kinh doanh mới và hoãn lại.
Ưu tiên và hẹn giờ
Chương trình ưu tiên theo một hệ thống ưu tiên. Các mục được đưa ra một thứ tự theo tầm quan trọng nhận thức cho nhóm. Các chủ đề sau đó được thảo luận theo thứ tự này. Các chương trình nghị sự có thời hạn đề cập đến việc sử dụng một dòng thời gian được thiết lập cho cuộc họp - thường thì người giữ thời gian được chỉ định để giúp duy trì nhiệm vụ. Trong định dạng này, chương trình nghị sự sẽ được thiết lập theo các khoảng thời gian. Ví dụ: 9: 30-9: 35: xã hội hóa / khởi động, 9: 35-9: 40: xem xét mục đích và kết quả mong muốn, 9: 40-9: 50: xem lại phút từ cuộc họp trước.
Dòng dưới cùng
Đừng ngần ngại yêu cầu đầu vào từ những người tham gia khác khi xây dựng chương trình nghị sự. Người tham gia có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị về những chủ đề hoặc vấn đề cần được thảo luận. Có những người tham gia thích hợp là chìa khóa cho một cuộc họp được lên kế hoạch tốt và thành công. Tất cả các chương trình nghị sự nên chứa mục đích của phiên họp; có kết quả mong muốn rõ ràng; phân loại các chủ đề chương trình nghị sự là chia sẻ thông tin hoặc xử lý thông tin; và kết thúc với phần kết thúc chủ đề và thảo luận về các bước tiếp theo.
