Kiểm soát quản lý bao gồm nhiều công cụ được cả người quản lý và nhân viên sử dụng để đảm bảo công việc có thể tiến hành khi cần thiết. Mặc dù các kiểm soát quản lý là một phần hữu ích và thường là thiết yếu trong hoạt động kinh doanh, nhưng điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các kiểm soát này không can thiệp vào khả năng của người lao động để hoàn thành công việc.
Tiêu chuẩn kiểm soát quản lý
Kiểm soát quản lý phải luôn tuân thủ tất cả các luật tiểu bang, địa phương và liên bang hiện hành. Họ cũng nên cung cấp một lượng hợp lý đảm bảo rằng tài sản được bảo vệ khỏi lãng phí, gian lận và lạm dụng. Kiểm soát quản lý không nên được thực hiện nếu không có sự suy nghĩ và lập kế hoạch phù hợp, mà nên có những mục tiêu cụ thể có thể được đáp ứng một cách thực tế. Cuối cùng, các tiêu chuẩn cho kiểm soát quản lý cần có sự khuyến khích của cả người quản lý và nhân viên để hành động một cách có đạo đức, duy trì một mức độ năng lực nhất định cho tất cả người lao động.
Kiểm soát phòng ngừa
Mục đích của kiểm soát phòng ngừa là cố gắng ngăn công nhân ở tất cả các cấp không mắc lỗi hoặc lừa gạt tổ chức. Kiểm soát phòng ngừa có thể bao gồm các mục như yêu cầu nhân viên nhập mật khẩu để đăng nhập vào máy tính hoặc khóa mật khẩu để có quyền truy cập vào một khu vực cụ thể của nơi làm việc. Những điều khiển này rất cần thiết trong nhiều tình huống công việc. Tuy nhiên, đôi khi chúng có thể ảnh hưởng đến năng suất nếu không được thực hiện đúng cách. Ví dụ: nếu nhân viên biên chế cần in bảng lương, nhưng người giám sát có quyền truy cập vào phòng bị khóa nơi lưu trữ séc không có sẵn, năng suất có thể bị mất.
Điều khiển thám tử
Kiểm soát thám tử được thiết kế để phát hiện lỗi lỗi và / hoặc hoạt động gian lận sau khi chúng đã xảy ra. Báo cáo ngoại lệ là một ví dụ về kiểm soát thám tử. Đây là các báo cáo liệt kê các mục như giao dịch không hoàn chỉnh hoặc giao dịch bằng với số tiền lớn hơn hoặc ít hơn số tiền dự kiến trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Kiểm soát thám tử rất hiệu quả trong việc phát hiện ra các lỗi kế toán tốn kém. Tuy nhiên, chúng có thể tác động đến năng suất khi được mang đến mức cực đoan. Ví dụ, khi toàn bộ một bộ phận bị buộc phải dành hàng giờ để tìm kiếm một lỗi năm xu, không chỉ mất năng suất, mà thời gian tìm kiếm vài đồng xu đó sẽ khiến tổ chức tốn nhiều tiền hơn so với việc đơn giản là viết ra sự khác biệt.
Sử dụng kiểm soát quản lý để tăng năng suất
Mặc dù kiểm soát quản lý có thể có tác động tiêu cực đến năng suất khi được thực hiện không chính xác, chúng cũng có thể được sử dụng để tăng năng suất. Khi có các biện pháp kiểm soát quản lý để đo lường và phân tích năng suất hàng ngày, các nhà quản lý có thể sử dụng dữ liệu kết quả để điều tra các cách hiệu quả hơn để kinh doanh. Những kiểm soát này cũng có thể giúp các nhà quản lý xác định các cách hiệu quả hơn để ủy quyền trong tổ chức.
Yếu tố con người
Luôn nhớ rằng công nhân của bạn là con người. Đừng đánh giá thấp ảnh hưởng của kiểm soát quản lý đối với sự tham gia và năng suất của nhân viên. Khía cạnh con người của các điều khiển quản lý nên được xem xét khi thiết kế và thực hiện các điều khiển này. Hành vi của con người nên được xem xét để đảm bảo người lao động có động lực đúng đắn để hoàn thành các nhiệm vụ mong muốn. Ví dụ, nhân viên không nên được tạo cảm giác như thể các biện pháp kiểm soát đã được đưa ra vì các nhà quản lý tin rằng công nhân không thể tin tưởng được. Trong trường hợp như vậy, công nhân có thể sẽ bị mất điều hòa, sau đó sẽ làm giảm năng suất.
