Nhiều nhân viên trong thế giới kinh doanh rất thành thạo trong cách viết một lá thư kinh doanh chính thức. Tuy nhiên, khi nói đến các phiên bản email của cùng một chữ cái, kiểu dáng và định dạng thay đổi một chút. Biết các nghi thức phù hợp cho một lá thư kinh doanh được gửi qua email sẽ không chỉ giúp nhân viên trông chuyên nghiệp hơn, nó sẽ giúp anh ta có được quan điểm của mình một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
Tạo một dòng chủ đề đơn giản và súc tích cho email. Tránh các kích hoạt spam phổ biến để giữ tin nhắn được gửi đến hộp thư đến người nhận. Các trình kích hoạt spam phổ biến bao gồm: "Miễn phí", "Thông tin bạn yêu cầu" và "Ưu đãi tuyệt vời". Cũng tránh sử dụng tất cả các chữ in hoa.
Định dạng email của bạn theo cách tương tự như một thư kinh doanh chính thức. Đầu tiên, chèn thông tin liên lạc của bạn. Sau đó, chèn ngày của thư.Tiếp theo, bao gồm địa chỉ của người nhận. Chèn lời chào và sau đó bao gồm dòng chủ đề được gạch chân, có thể lặp lại Bước 1. Viết phần thân của chữ cái và chèn một dòng đóng và chữ ký của bạn. Nhớ đặt một khoảng trống giữa mỗi phần của bức thư.
Tạo lời chào của bạn dựa trên liên hệ kinh doanh của bạn. Đối với các liên hệ chính thức nhất, bao gồm kính ngữ (Ông, Bà, Tiến sĩ, v.v.) và họ của người nhận, theo sau là dấu phẩy. Nếu người nhận là đồng nghiệp, tên của anh ta được theo sau bởi dấu phẩy có thể được chấp nhận nếu anh ta thường được người gửi xử lý theo cách đó. Đối với những người nhận không xác định, "Chính thức quan tâm đến ai" có thể được chấp nhận.
Lời khuyên
-
Hầu hết các thư từ email không phải là chính thức giữa đồng nghiệp và các liên hệ chung. Việc chèn địa chỉ và thông tin liên hệ chỉ nên được đưa vào nếu người gửi và người nhận là những người liên hệ mới, trái ngược với các đối tác email tương ứng thường xuyên.
Cảnh báo
Danh dự nữ tính (Bà, Hoa hậu và Bà) thường bị lạm dụng khi người gửi không biết về tình trạng hôn nhân của người nhận. Tốt nhất là giả định bà trừ khi người gửi biết tình trạng hôn nhân.
