Một hệ thống thông tin kế toán thường là một chương trình kế toán trên máy vi tính lưu giữ hồ sơ cho một công ty. Thông tin được nhập vào hệ thống và hệ thống theo dõi và tổ chức thông tin kế toán. Hệ thống thông tin kế toán cũng được sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết về công ty, bao gồm cả báo cáo tài chính.
Giao dịch kinh doanh
Một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế để ghi lại tất cả các giao dịch của một doanh nghiệp. Một nhân viên kế toán nhập tất cả các giao dịch kinh doanh vào chương trình và các giao dịch sẽ tự động được đăng lên các tài khoản tương ứng. Điều này rất quan trọng vì bất kỳ lúc nào cần thông tin, nó có thể được tìm thấy trên máy tính và được sắp xếp.
Tài khoản phải trả
Một hệ thống thông tin kế toán cho phép thanh toán dễ dàng hơn trên các tài khoản phải trả. Nhiều hệ thống được thiết kế để thanh toán tất cả các hóa đơn do một nút bấm. Một ngày được chọn và kiểm tra được tự động thực hiện cho tất cả các hóa đơn đến hạn. Hầu hết các hệ thống cho phép một nhân viên bỏ chọn một số hóa đơn nhất định nếu một công ty chưa sẵn sàng trả một hóa đơn cụ thể.
Những tài khoản có thể nhận được
Loại hệ thống này cũng cho phép thanh toán dễ dàng hơn. Thông tin được ghi lại trên hệ thống và một nhân viên chọn thời điểm in hóa đơn. Điều này được thực hiện hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào doanh nghiệp. Hệ thống tạo ra tất cả các hóa đơn hiệu quả và dễ dàng cho nhân viên bán hàng.
Báo cáo tài chính
Một hệ thống thông tin kế toán tạo ra tất cả các báo cáo tài chính mà không cần nhân viên tính toán bất cứ điều gì. Ngày của các báo cáo được nhập vào hệ thống và máy tính tạo báo cáo cho khoảng thời gian cụ thể đó. Điều này có ích khi một báo cáo từ một giai đoạn khác là cần thiết ngay lập tức. Hệ thống có khả năng tạo báo cáo cho bất kỳ giai đoạn nào mà thông tin được ghi lại.
Khép lại cuối năm
Đóng cửa cuối năm thường là một quá trình tẻ nhạt cho một kế toán viên. Số dư dùng thử chưa được điều chỉnh được tạo, các mục điều chỉnh được thực hiện và ghi lại, số dư dùng thử đã điều chỉnh được tính, các mục đóng được thực hiện và cuối cùng, số dư dùng thử sau khi kết thúc được tạo. Quá trình này phức tạp và tốn thời gian, nhưng với một hệ thống thông tin kế toán, máy tính tự thực hiện hầu hết các công việc.
