Đối với một công ty, các thủ tục phải trả tài khoản cuối tháng là những người tiết kiệm tiền, bởi vì họ cho phép các trưởng bộ phận và giám đốc chức năng xác định số tiền doanh nghiệp nợ và tìm ra cách tốt nhất và nhanh nhất để thanh toán hóa đơn hoạt động. Các thủ tục này bao gồm các hoạt động đa dạng như xác minh dữ liệu sổ cái, đếm hàng tồn kho và xác định nhà cung cấp nào sẽ thanh toán trước và nhà cung cấp nào có thể chờ thanh toán.
Kiểm tra dữ liệu sổ cái
Vào cuối tháng, đi sâu vào sổ cái các tài khoản công ty phải trả để xác định tổng công ty nợ bao nhiêu. Bạn có thể nhận được tổng số tiền trách nhiệm bằng cách kết hợp thông qua các bản tóm tắt dữ liệu khác nhau, một số trong đó bao gồm số dư dùng thử, tạp chí nhà cung cấp và bảng cân đối. Lấy tổng số nợ, đặt các khoản nợ của nhà cung cấp ngoài tiền cho vay, xác định doanh nghiệp nợ nhân viên bao nhiêu và tính toán kiều hối để gửi nhà cung cấp dịch vụ - như chủ nhà, công ty bảo hiểm, công ty dịch vụ và nhà thầu bảo trì.
Đếm hàng tồn kho
Khi bạn có tổng số tiền trách nhiệm của công ty, hãy xác minh rằng mỗi thành phần của công ty là chính xác. Kiểm tra tính chính xác của dữ liệu sao kê cho vay và số tiền hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ rất dễ dàng - chỉ cần tham khảo các hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được vào cuối tháng. Xác nhận rằng tiền nợ cho biên lai hàng tồn kho là chính xác có thể hơi khó khăn - đó là lý do tại sao bạn có thể cần đến kho của công ty, tranh thủ sự giúp đỡ của nhân viên lưu trữ, đếm từng mặt hàng tồn kho và đối chiếu số lượng vật lý với số lượng được hiển thị trên hóa đơn nhà cung cấp.
Xác định mức độ ưu tiên thanh toán
Nếu bạn làm việc trong bộ phận tài khoản phải trả của công ty, giai đoạn cuối tháng có thể thấy một loạt các hoạt động trên mặt trận kiểm tra, phân tích và thanh toán hóa đơn. Chuẩn bị một lịch trình lão hóa để tìm ra số tiền mà doanh nghiệp bị chậm lại trong thanh toán. Đặc biệt chú ý đến các nhà cung cấp trong các danh mục "60 ngày quá hạn" và "90 ngày quá hạn" - đó là những người mà bạn có thể sớm nhận được các cuộc gọi thu tiền vô hình, nếu bạn chưa có. Kiểm tra với người giám sát của bạn để thiết lập danh sách chính thức các nhà cung cấp phải trả tiền dựa trên ưu tiên hoạt động hoặc thanh khoản, và chuyển tiếp danh sách đó đến bộ phận ngân quỹ của công ty.
Chuẩn bị báo cáo khoản phải trả sau chuyển
Sau khi một công ty trả tiền cho các nhà cung cấp, nhân viên phòng kế toán thường chuẩn bị báo cáo chuyển tiền sau thanh toán để đánh giá các khoản nợ của công ty và suy nghĩ về những thứ như khả năng thanh toán, uy tín và quản lý chiến lược. Thực tiễn thứ hai là quan trọng để kiểm tra xem tình trạng tín dụng của tổ chức có thuận lợi hay không, để củng cố mối quan hệ tốt hơn và chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp và để đảm bảo rằng không có khoản thanh toán quá hạn nào làm giảm uy tín tài chính chung của công ty.
