Đề xuất lô hàng là thông báo cho người mua hàng hóa để cho họ biết rằng một lô hàng đang trên đường. Những prealerts này được sử dụng chủ yếu với vận chuyển ở nước ngoài, mặc dù nhiều công ty khác chỉ hoạt động trong nước cũng có thể sử dụng chúng. Một prealert lô hàng thường được gửi bằng fax hoặc email cho khách hàng nhận hàng vài ngày trước ngày đến dự kiến. Thông báo này cho phép khách hàng có thời gian chuẩn bị cho việc đến nơi.
Hiểu mục đích cho một prealert lô hàng. Nhiều công ty gửi một prealert ra khỏi lịch sự cho khách hàng. Nó giữ cho khách hàng thông báo về chi tiết giao hàng của các lô hàng dự kiến. Nếu bạn là một công ty vận chuyển hàng hóa, hãy cung cấp cho khách hàng của bạn một thông báo lịch sự về loại hình này.
Xác định phương pháp của bạn để gửi thông báo. Phương pháp phổ biến nhất được sử dụng để gửi thông báo prealert giao hàng là qua email.
Tiêu đề thông báo. Bao gồm tiêu đề Xuất lô hàng Prealert trên đầu thông báo. Nếu bạn đang gửi thông báo qua email, hãy viết thông báo này trong dòng chủ đề. Bao gồm một tuyên bố ngắn gọn nói với khách hàng rằng điều này phục vụ như thông báo rằng hàng hóa được đặt hàng đang trên đường đến.
Nêu các chi tiết của đơn đặt hàng. Một prealert lô hàng nên nêu một số thông tin quan trọng. Cần ghi rõ tên công ty của bạn để thông báo ngay cho khách hàng về người đang gửi thông báo này. Bao gồm loại phương thức vận chuyển đang được sử dụng, số theo dõi và ngày đến dự kiến.
Bao gồm bất kỳ thông tin thủ tục hải quan. Khi hàng hóa được chuyển ra nước ngoài, có một số tài liệu quan trọng cần thiết để hoàn thành. Những hình thức này thường được hoàn thành bởi người giao hàng và người vận chuyển hàng hóa. Chứng từ hải quan đảm bảo hàng hóa sẽ có thể được thông qua hải quan. Một prealert lô hàng bao gồm thông tin này để cho khách hàng thấy các hình thức thích hợp đã được hoàn thành. Nếu các hình thức này không được hoàn thành chính xác, một vấn đề với lô hàng có thể xảy ra.
Đính kèm các tài liệu quan trọng khác. Với một prealert lô hàng, nhiều công ty thường đính kèm một số tài liệu nhất định, có thể bao gồm vận đơn, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói hoặc bảng dữ liệu an toàn vật liệu, được gọi là MSDS.
Bao gồm thông tin liên lạc của bạn. Đây là một trong những chi tiết quan trọng nhất mà một lô hàng prealert chứa. Điều này chủ yếu bao gồm một số điện thoại để khách hàng gọi nếu có bất kỳ câu hỏi, mối quan tâm hoặc vấn đề phát sinh.
