Công nghệ văn phòng hiện đại làm cho tiền đề của chính văn phòng ít liên quan hơn khi độ phủ sóng và hiệu suất truy cập Internet được cải thiện. Môi trường văn phòng hiện đại thiên về những gì bạn có thể làm thay vì nơi bạn làm. Công nghệ mới đang thay đổi phạm vi của những gì được coi là một văn phòng. Các văn phòng chắc chắn sẽ áp dụng các công nghệ mới hơn để hoàn thành nhiều công việc hơn với ít người hơn và có áp lực để giữ một hình ảnh hiện đại, chuyên nghiệp bằng cách luôn đi đầu trong các xu hướng công nghệ mới nhất.
Tiết kiệm thời gian thông qua hiệu quả và tự động hóa
Sử dụng công nghệ văn phòng hiện đại, công nhân dành ít thời gian hơn cho các công việc thường ngày, điều này giải phóng họ cho các dự án bổ sung. Những nhân viên am hiểu máy tính khám phá các thực hành tự động hóa máy tính, giảm thời gian dành cho các công việc thường xuyên, lặp đi lặp lại. Ví dụ, nhân viên tiết kiệm thời gian định dạng tài liệu bằng cách sử dụng các mẫu. Ai đó có thể cải thiện hiệu quả theo cấp số nhân bằng cách chia sẻ mẫu với các nhân viên khác thông qua truy cập máy chủ từ xa, lưu trữ đám mây và email từ bất cứ nơi nào có phạm vi phủ sóng di động. Các dịch vụ như Google Drive, iCloud và Microsoft Azure là các giải pháp thiết thực để tổ chức và chia sẻ các mẫu được sử dụng thường xuyên, bảng tính được chia sẻ và tài liệu liên quan đến công việc. Chia sẻ đám mây có tổ chức giúp loại bỏ sự cần thiết của một người trung gian chia sẻ dữ liệu.
Địa điểm là không liên quan; Tiết kiệm được chia sẻ
Các công việc liên quan đến một công nhân ngồi ở một thiết bị đầu cuối máy tính cả ngày thường không cần phải được thực hiện ở một địa điểm cụ thể. Các công nghệ truyền thông mới không chỉ giúp làm việc tại nhà và trên đường, mà còn liền mạch. Nếu bạn làm công việc của mình trên máy tính xách tay, bạn có thể làm điều tương tự từ tủ văn phòng của bạn hoặc bàn trong phòng khách sạn. Một lực lượng lao động từ xa đóng góp đặc quyền cho chủ nhân và nhân viên. Theo Tuần lễ kinh doanh, các doanh nghiệp tiết kiệm tới 8.000 đô la một năm cho mỗi nhân viên làm việc từ xa. Cơ hội làm việc từ xa giúp mở rộng nhóm ứng viên của doanh nghiệp vì địa điểm không phải là vấn đề lớn. Nhân viên làm việc từ xa có thể tiết kiệm đáng kể chi phí vận chuyển, tiết kiệm thời gian mỗi ngày bằng cách không đi lại và có thời gian dễ dàng hơn trong cuộc sống gia đình.
Tùy chọn truyền thông tiếp tục phát triển
Lagging, trò chuyện video trực tuyến pixel trong phòng hội thảo là một điều của quá khứ: kết nối Internet băng thông rộng và di động đủ nhanh để xử lý các luồng video đồng thời mà không buộc mọi người vào vị trí thực tế. Các dịch vụ hội nghị truyền hình như Skype hoạt động tuyệt vời để tổ chức các cuộc họp mà không có người tham gia trong cùng tòa nhà. Phương tiện truyền thông xã hội là một con đường thay thế cho giao tiếp khách hàng: sự hiện diện của phương tiện truyền thông xã hội mạnh mẽ có thể đi một chặng đường dài hướng tới củng cố lợi nhuận. Ngoài ra, công nghệ như VoIP cắt giảm chi phí bằng cách loại bỏ nhu cầu về điện thoại cố định. Bám vào công nghệ cũ quá lâu có thể gây ra vấn đề. Ví dụ, dịch vụ đặt hàng thực phẩm GrubHub gặp khó khăn với các nhà hàng vẫn đang nhận đơn đặt hàng trên máy fax.
Dự phòng dữ liệu thực tế
Cháy văn phòng, động đất và hỏng ổ cứng có thể tàn phá hồ sơ của một văn phòng. Dự phòng dữ liệu thông qua các dịch vụ đám mây và lưu trữ từ xa có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp rất nhiều đau khổ và tiền bạc. Lưu trữ dữ liệu trên một máy chủ từ xa cũng giúp người lao động chia sẻ lượng thông tin khổng lồ bất kể vị trí. Ví dụ, các chuyên gia y tế có thể sử dụng cơ sở dữ liệu lớn về lịch sử bệnh nhân để nghiên cứu các bệnh và phát triển các phương pháp điều trị mới. Cơ sở dữ liệu đám mây và máy chủ cũng có thể tiết kiệm tiền kinh doanh bằng cách hợp nhất các sản phẩm và dịch vụ.
