Hệ thống lưu trữ hồ sơ y tế cho phép các nhà cung cấp lưu trữ thông tin một cách an toàn và truy xuất nó một cách hiệu quả. Hệ thống lưu trữ cũng bảo vệ dữ liệu nhận dạng bệnh nhân. Loại hệ thống thông tin y tế mà nhà cung cấp sử dụng thường phụ thuộc vào loại cơ sở, quy mô, số lượng bệnh nhân điều trị và khối lượng hồ sơ lưu giữ. Các cơ sở nhỏ hơn cung cấp dịch vụ chăm sóc chuyên biệt cho ít bệnh nhân hơn có thể chọn hồ sơ giấy, trong khi các tổ chức lớn hơn có nhiều phòng ban và địa điểm có thể sử dụng hồ sơ điện tử. Một số nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sử dụng hỗn hợp các hệ thống nộp hồ sơ y tế giấy và điện tử.
Hồ sơ bệnh án: Tốt cho bệnh nhân và nhà cung cấp
Hồ sơ y tế hỗ trợ chăm sóc chất lượng cho bệnh nhân và giúp đảm bảo rằng những người cung cấp dịch vụ chăm sóc được thanh toán đúng. Bằng cách ghi lại các triệu chứng, chẩn đoán và điều trị, các nhà cung cấp có thể sử dụng lịch sử y tế để giúp bệnh nhân khỏe mạnh và khỏi bệnh nhanh hơn. Họ cũng có thể được trả tiền nhanh hơn vì các công ty bảo hiểm thường yêu cầu bằng chứng về chất lượng chăm sóc.
Các tiêu chuẩn về trách nhiệm giải trình và trách nhiệm bảo hiểm sức khỏe (HIPAA) giúp bảo vệ quyền riêng tư của bạn bằng cách cung cấp các hướng dẫn về những gì, khi nào và làm thế nào thông tin về việc chăm sóc của bạn có thể được chia sẻ. Tất cả các nhà cung cấp y tế được yêu cầu phải tuân thủ các tiêu chuẩn này, bất kể họ sử dụng loại hệ thống nộp đơn nào. Để chia sẻ thông tin nhất định, họ phải có được sự đồng ý bằng văn bản của bạn và một hình thức phát hành có chữ ký. Ví dụ, hàng xóm bên cạnh của bạn không thể gọi bác sĩ của bạn và tìm hiểu nếu bạn là bệnh nhân, hãy để một mình tại sao bạn nhìn thấy bác sĩ. Ngay cả người phối ngẫu của bạn cũng cần một hình thức phát hành có chữ ký để có thể nói chuyện với bác sĩ của bạn. Các công ty bảo hiểm có quyền truy cập vào thông tin hạn chế, như mã thanh toán bảo hiểm, nhưng không được tiết lộ bất kỳ chi tiết nào khác về sự chăm sóc của bạn.
Hệ thống giấy: Được tổ chức theo thứ tự chữ cái hoặc số
Hệ thống lưu trữ hồ sơ y tế giấy chiếm rất nhiều không gian. Kệ, tủ và ngăn kéo với các thư mục được mã hóa màu là phổ biến.
Các loại hệ thống này khác nhau dựa trên số lượng inch tệp tuyến tính có sẵn để lưu trữ hồ sơ và cách tổ chức hồ sơ. Hồ sơ thường được tổ chức theo thứ tự abc hoặc số.
Hệ thống nộp đơn số bao gồm những điều sau đây.
- Thẳng, hoặc liên tiếp, nộp: Hồ sơ y tế được nộp theo thứ tự thời gian theo số bệnh nhân (nghĩa là ngày trong hồ sơ ngày tháng năm).
- Nộp số cuối: Còn được gọi là hệ thống lưu trữ số đảo ngược, đây là hệ thống đối chiếu với số thẳng trong các bản ghi được sắp xếp theo chữ số cuối cùng (nghĩa là năm trong bản ghi ngày tháng năm).
Thư mục giấy thường được lưu trữ phía sau cánh cửa bị khóa và trong ngăn kéo có khóa. Nhân viên văn phòng theo dõi các yêu cầu về hồ sơ và vị trí của hồ sơ, chẳng hạn như thông qua hệ thống kiểm tra yêu cầu ai đó ký vào hồ sơ. Chỉ người giám sát có thể truy cập hồ sơ sau giờ, khi cần thiết.
Hệ thống lưu trữ điện tử: chia sẻ dễ dàng hơn
Hồ sơ y tế điện tử là phiên bản kỹ thuật số của biểu đồ giấy có chứa lịch sử bệnh nhân trong một lần thực hành. Một nhà cung cấp sử dụng EMR để xác định bệnh nhân cho các lần thăm khám và sàng lọc, theo dõi sức khỏe của bệnh nhân, theo dõi dữ liệu và cải thiện chất lượng chăm sóc.
Với EMR, người dùng chỉ có thể truy cập thông tin cụ thể cần thiết từ hồ sơ. Ví dụ: nếu người dùng không phải xem lịch sử toàn bệnh nhân, hệ thống chỉ cho phép truy cập vào thông tin mà họ cần để thực hiện công việc của họ. Hệ thống EMR sử dụng các biện pháp bảo mật để ngăn chặn người dùng trái phép truy cập thông tin sức khỏe được bảo vệ, như lịch sử y tế. Điều này giúp đảm bảo các tiêu chuẩn HIPAA được đáp ứng, đồng thời cho phép dễ dàng truy cập vào các bên được phê duyệt.
Hồ sơ sức khỏe điện tử mạnh mẽ cũng bao gồm dữ liệu hành chính và thanh toán. EMR có thể được chia sẻ giữa các thực hành để cải thiện chất lượng chăm sóc, nhưng việc chia sẻ hồ sơ giữa các nhà cung cấp và cơ sở vẫn phải được thực hiện theo quy định của HIPAA. Các nhà cung cấp phần mềm lớn như Cerner, Epic, McKesson và Meditech cung cấp các hệ thống lưu trữ cho phép người dùng truy cập thông tin cho từng bệnh nhân bằng cách tìm kiếm chúng theo tên. Hệ thống nộp đơn điện tử cũng cho phép người dùng xem thông tin cho các nhóm bệnh nhân, chẳng hạn như tìm kiếm nhân khẩu học được chia sẻ hoặc lịch sử y tế để họ có thể cải thiện sức khỏe của cộng đồng - ví dụ, bằng cách xác định ai là người được tiêm chủng.
Hệ thống lai: Kết hợp hồ sơ điện tử và giấy
Một số thực hành y tế sử dụng hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy. Họ có thể in thông tin kỹ thuật số, quét hồ sơ giấy và truy cập thông tin từ một trong hai loại hệ thống, để hệ thống điện tử và giấy của họ tương thích.
Ví dụ: một số thực tiễn sử dụng EMR cập nhật tệp của họ bằng cách quét thông tin giấy. Hoặc họ sẽ in thông tin từ hồ sơ điện tử để nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc có thể có nó trên giấy khi điều trị cho bệnh nhân.
Các chính sách và quy trình của cơ sở nên xác định phần nào của hồ sơ sẽ dựa trên giấy và phần nào được lưu trữ điện tử. Tất cả các hồ sơ mới được nộp theo định dạng thích hợp. Nếu một phần của hồ sơ là trên giấy, thì nó nên tham chiếu vị trí của phần điện tử.
