Viết một lá thư kinh doanh nội bộ liên quan đến việc hiểu đối tượng của bạn và tập trung vào một mục tiêu cụ thể. Bất kể chủ đề, cân nhắc của khán giả và giọng điệu là rất quan trọng để tránh xung đột, nhầm lẫn và thông tin sai. Để đảm bảo thành công, hãy làm theo một cấu trúc, bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết và hiệu đính kỹ lưỡng. Nó thường có thể giúp bạn có thời gian giữa việc soạn thảo thư và đánh giá cuối cùng để duy trì tính khách quan và tạo ra văn bản hiệu quả nhất. Do đó, lập kế hoạch cẩn thận và quản lý thời gian là cả hai khía cạnh quan trọng của quá trình viết.
Tạo một lời chào phù hợp
Tạo một lời chào thích hợp để mở thư với một giai điệu thích hợp. Sử dụng "Kính gửi", "Lời chào" hoặc "Chào buổi sáng / buổi chiều" để mở thư và thể hiện sự tôn trọng và đồng cảm với người đọc. Ví dụ: "Các đồng nghiệp thân mến."
Tạo một giới thiệu. Trong phần giới thiệu, bao gồm thông tin về chủ đề của bức thư để người đọc hiểu những gì mong đợi. Giới thiệu của bạn có thể trông như thế này:
Nhiều bạn đã tự hỏi khi nào việc xây dựng sẽ hoàn thành trên nhà để xe mới của chúng tôi. Tôi vui mừng thông báo cho bạn rằng việc xây dựng dự kiến sẽ được hoàn thành vào tuần đầu tiên của tháng Tư.
Viết một đoạn thân bài hiệu quả và sắp xếp nó một cách trực quan để thu hút người đọc.
Đoạn thân chứa nhiều thông tin nhất, vì vậy tổ chức đặc biệt quan trọng. Sử dụng các gạch đầu dòng, văn bản in đậm hoặc các kỹ thuật khác để làm nổi bật thông tin quan trọng.
Đóng thư với một kết thúc thiện chí. Điều này liên quan đến việc thiết lập một giai điệu thích hợp với người đọc bằng cách cảm ơn họ đã dành thời gian cho họ. Nó cũng liên quan đến việc bao gồm các thông tin cần thiết trong trường hợp người đọc có thêm câu hỏi. Ví dụ:
Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự kiên nhẫn của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ với quản lý tại địa chỉ email được liệt kê dưới đây.
In thư và hiệu đính nó cho các lỗi. Tìm bất kỳ lỗi chính tả, lỗi chấm câu hoặc lỗi ngữ pháp. Sử dụng từ điển và từ điển đồng nghĩa để sửa lại những từ khó xử hoặc giọng nói thụ động, và để tránh sự lặp lại.
Lời khuyên
-
Khi viết nội bộ, hãy nhớ rằng tài liệu của bạn có thể được xem và đọc bởi bất kỳ ai trong công ty. Do đó, giữ cho thông tin cân bằng, khách quan, dễ tiếp cận và trung tính về giới tính.
Cảnh báo
Ngay cả khi bạn biết rõ các đối tác kinh doanh hoặc đồng nghiệp của mình, hãy tránh một giai điệu không chính thức hoặc thông tục trong văn bản. Sản xuất một tài liệu có tuổi thọ rất quan trọng trong giao tiếp bằng văn bản, và các từ và cụm từ thông thường dễ bị hiểu sai.
