Khi một công ty mua máy móc, phương tiện, phần mềm hoặc các mặt hàng khác đủ điều kiện là tài sản vì khả năng sử dụng lâu dài của chúng, đây được coi là chi phí vốn. Do chi phí đáng kể, hầu hết các công ty đều lên kế hoạch trước cho các giao dịch mua này; nhưng khi máy móc bị hỏng hoặc công nghệ mới tạo cơ hội cho một công ty hợp lý hóa các quy trình, việc chi tiêu số tiền lớn phải được cân nhắc với tiện ích của việc mua hàng. Để tạo chính sách liên quan đến các chi phí này, ban quản lý phải kiểm tra lịch sử chi phí của công ty và đưa ra kết luận phù hợp.
Xem xét các hồ sơ kế toán trong quá khứ để xác định bất kỳ mô hình chi tiêu nào đối với hàng hóa vốn và để ước tính các khoản chi ngoài kế hoạch hàng năm do thay thế thiết bị.
Thiết lập ngân sách mẫu bao gồm kinh nghiệm trong quá khứ và chi tiêu theo kế hoạch. Ước tính tỷ lệ phần trăm của chi tiêu vốn ngoài kế hoạch và bao gồm một khoản phụ cấp cho các mục đó.
Xác định cách các quyết định liên quan đến chi phí ngoài dự kiến đã được thực hiện trong quá khứ và lưu ý cách các quyết định thành công được hình thành.
Viết thủ tục xác định chi tiêu vốn sẽ đi vào ngân sách, bao gồm các mẫu RFP (yêu cầu đề xuất), yêu cầu giá thầu, yêu cầu thanh toán, tài liệu cần thiết và danh sách đánh giá và phê duyệt phải diễn ra trước khi bao gồm mục chi phí trong ngân sách.
Viết một danh sách hành động bao gồm các quyết định nên được thực hiện đối với các khoản chi ngoài dự kiến. Cần có sự chuyên sâu áp dụng cho các khoản chi ngân sách, cộng với một hệ thống để so sánh các chi phí dự kiến với các giả định doanh thu và đánh giá mức độ rủi ro liên quan đến việc chi tiêu số tiền đó.
Tổ chức chính sách của bạn với phần giới thiệu nêu rõ các mục tiêu của chính sách, phần bao gồm chi tiêu vốn theo kế hoạch và quy trình đưa chúng vào ngân sách, phần về chi tiêu vốn ngoài dự kiến và cách đánh giá chúng, và chính sách xác định số tiền trợ cấp cho các khoản chi đầu tư ngoài dự kiến nên được đưa vào ngân sách hàng năm.
Lời khuyên
-
Một chính sách chỉ tốt khi thực thi. Trong quá trình tạo chính sách của bạn, yêu cầu tất cả các nhà quản lý có thể bị ảnh hưởng tham gia tích cực vào việc xây dựng chính sách của mình và có được sự chấp thuận bằng văn bản về mọi yếu tố chính của chính sách.
Cảnh báo
Hãy chuẩn bị để sửa đổi chính sách mới của bạn khi có dịp. Kiểm soát rủi ro thực hiện chi tiêu vốn ngoài kế hoạch liên quan đến một bộ phận kế toán mạnh mẽ và nhạy bén, có thể cung cấp thông tin tài chính chính xác tại một thời điểm.
