Quản lý thời gian không khó lắm, mặc dù có vẻ khó tìm ra thời gian bạn cần để làm mọi thứ. Cân nhắc thực hiện một số điều quan trọng thay vì cố gắng làm mọi thứ bằng cách sử dụng các mẹo quản lý thời gian, chẳng hạn như viết ra, ưu tiên công việc, xem xét các cuộc hẹn, ngăn chặn thời gian để hoàn thành công việc và duy trì sự linh hoạt trong kế hoạch của bạn.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Những việc cần làm
-
Lịch hẹn
-
Bút chì
Viết ra tất cả những gì bạn cần làm. Nhiều người quản lý thời gian của họ luôn giữ một danh sách "việc cần làm" hữu ích để ghi lại các mục hành động, nhiệm vụ công việc, hoạt động dự án và ý tưởng. Giữ danh sách các nhiệm vụ ở một vị trí thuận tiện, như máy tính xách tay, máy lập kế hoạch hoặc trợ lý kỹ thuật số cá nhân (PDA).
Xem lại nhiệm vụ của bạn và ưu tiên các mục cùng một lúc mỗi ngày. Điều này có thể được thực hiện vào buổi sáng của ngày bạn dự định làm việc với các hạng mục hoặc vào buổi tối của ngày hôm trước. Xác định mức độ ưu tiên cho từng mục.
Nhìn vào danh sách cuộc hẹn của bạn cho ngày hôm nay. Lập kế hoạch những gì bạn cần cho các cuộc hẹn quan trọng để bạn sẽ có mọi thứ sẵn sàng trước khi cuộc hẹn bắt đầu. Hãy chắc chắn bao gồm giấy và bút để ghi chú hoặc viết ra hành động. Xác định những gì bạn phải làm về các cuộc hẹn mà bạn không thể giữ, chẳng hạn như hủy ngày ăn trưa hoặc gửi người thay thế cho một cuộc họp.
Lịch trình khối thời gian trong ngày của bạn để làm việc trong danh sách việc cần làm của bạn. Lên lịch các mục ưu tiên cao vào thời gian cao điểm của bạn, khi bạn thường chú ý và cảnh giác nhất. Sau đó lên lịch các mục ưu tiên trung bình trong thời gian còn lại hoặc sau các cuộc hẹn. Bất cứ khi nào có thể, lên lịch các mặt hàng tương tự và việc vặt tất cả trong cùng một khối thời gian. Ví dụ: lên kế hoạch thực hiện tất cả các cuộc gọi đi trong cùng một giờ hoặc đọc và trả lời email trong hai khối thời gian nhỏ mỗi ngày. Tập trung thời gian dành cho điện thoại hoặc với email, sẽ thực sự làm giảm sự gián đoạn mà chúng thường gây ra khi làm việc với các mục chính khác đã bị chặn trong thời gian cao điểm của bạn.
Cho phép linh hoạt trong lịch trình của bạn. Nói cách khác, đừng quá lịch trình. Trong khoảng thời gian tám giờ, bạn chỉ nên lập kế hoạch cho sáu giờ làm việc và các cuộc hẹn ưu tiên từ trung bình đến cao. Bằng cách đó, kế hoạch của bạn sẽ không bị gián đoạn nhiều nếu tình huống khẩn cấp hoặc khủng hoảng xảy ra mà bạn phải xử lý. Nếu ít xuất hiện trong thời gian linh hoạt, thì bạn có thể làm việc với một mục trong danh sách việc cần làm của mình, giải quyết một nhiệm vụ không phải là một phần của kế hoạch ban đầu, hoặc dành cho bạn một vài phút để thư giãn và giảm căng thẳng hoặc suy nghĩ sáng tạo.
