Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng liên bang quy định những gì người sử dụng lao động có thể khấu trừ từ tiền lương cuối cùng, nhưng không phải là thời gian nghỉ bù mà họ phải bao gồm. Tuy nhiên, nhiều tiểu bang có luật quy định khi nào và nếu nhân viên phải nhận được khoản thanh toán cho bất kỳ kỳ nghỉ không sử dụng nào họ đã kiếm được. Tính đủ điều kiện của nhân viên để nhận khoản thanh toán cho nghỉ phép tích lũy tùy thuộc vào cách các đạo luật này xác định "tiền lương" và liệu chủ lao động có chính sách bằng văn bản cho nhân viên khi thuê để tính toán, tích lũy và đủ điều kiện cho các ngày cá nhân, ốm đau, nghỉ lễ và nghỉ phép.
Định nghĩa tạo sự khác biệt
Theo Quản lý kinh doanh hàng ngày, 12 tiểu bang không có luật nào đề cập đến nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong việc trả tiền nghỉ phép không sử dụng khi một nhân viên tách ra. Người sử dụng lao động có thể căn cứ chính sách nghỉ phép về cách nhà nước của họ định nghĩa tiền lương là tiền công. Ví dụ, luật lao động ở Indiana và Pennsylvania coi kỳ nghỉ là một lợi ích bên lề và chỉ yêu cầu người sử dụng lao động bồi thường cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế trừ khi có chính sách bằng văn bản quy định khác. Tiền lương nghỉ hè theo luật California không thể bị mất khi đã kiếm được vì đây được coi là một phần tiền lương của nhân viên. Ở Del biết, tiền nghỉ hè là một khoản bổ sung lương mà người sử dụng lao động không phải trả trừ khi họ có chính sách bằng văn bản để làm việc đó, trong khi Nebraska loại trừ tiền lương được trả từ tiền lương phải trả khi chấm dứt, nhưng yêu cầu người sử dụng lao động phải nghỉ phép tích lũy. Mặc dù Arizona bao gồm kỳ nghỉ theo định nghĩa về tiền lương, nó trì hoãn việc thanh toán thời gian nghỉ tích lũy cho chính sách bằng văn bản của chủ nhân.
Sổ tay nhân viên trị vì
Sử dụng lao động với các chính sách bằng văn bản cho thời gian nghỉ, bao gồm cả cá nhân, ốm đau, ngày nghỉ và ngày nghỉ, phải đưa một bản sao các chính sách này cho nhân viên khi được thuê và phân phối bất kỳ cập nhật nào sau đó cho mọi người trong lực lượng lao động để chứng minh đủ điều kiện được nghỉ phép chấm dứt. Pháp luật Maryland và New York quy định rằng thiếu một chính sách giả mạo bằng văn bản cho phép một nhân viên rời đi được trả tiền không sử dụng, tích lũy kỳ nghỉ rời khỏi. Hơn một nửa các tiểu bang Hoa Kỳ yêu cầu nhà tuyển dụng tuân thủ chính sách của công ty hoặc thực tiễn trong quá khứ.
Từ ngữ chính sách phải cụ thể, tuy nhiên, để tránh nghĩa vụ xuất chi. Ví dụ, tòa án Louisiana đã phán quyết rằng mặc dù chủ lao động không định nghĩa kỳ nghỉ là thời gian nghỉ, nhưng bắt buộc phải nghỉ phép không sử dụng khi nhân viên tích lũy thời gian được trả như vậy theo chính sách bằng văn bản của mình.
Những thách thức của chương trình PTO
Các chương trình PTO không phân biệt nghỉ ốm với nghỉ phép. Sự phổ biến ngày càng tăng của lợi ích này trong đó tất cả các khoản nghỉ có lương được gộp lại với nhau khiến ngôn ngữ được sử dụng để mô tả chính sách nghỉ phép của công ty trở nên quan trọng hơn. Sử dụng thuật ngữ "kiếm được" bắt buộc người sử dụng lao động phải trả bất cứ lúc nào còn lại trong "tài khoản" PTO của nhân viên, theo phán quyết gần đây của tòa án tại Nebraska. Theo luật của Illinois, chính sách PTO cho phép nhân viên kiếm được thời gian nghỉ cho bất kỳ mục đích nào phải coi thời gian đó đi làm là nghỉ phép, phải trả khi chấm dứt khi không sử dụng. Người sử dụng lao động có thể loại bỏ rủi ro bồi thường của họ bằng cách đưa ra chính sách PTO trong đó để lại lợi ích "tích lũy", không thể được chuyển sang năm dương lịch khác và sẽ không được đưa vào khoản thanh toán cuối cùng của nhân viên.
Nhà tuyển dụng có thể chọn đưa các ưu đãi vào chính sách thanh toán kỳ nghỉ của mình để khuyến khích nhân viên thông báo trước khi rời đi. Ví dụ, một nhân viên có thể bị mất bất kỳ thời gian nghỉ phép nào do anh ta không cung cấp ít nhất một thông báo bằng văn bản trong hai tuần.
