Báo cáo dịch vụ là tài liệu được viết bởi đại diện dịch vụ khách hàng để theo dõi chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Quản lý sử dụng các báo cáo này để xây dựng kế hoạch về cách thay đổi sản phẩm hoặc sửa đổi các giao thức dịch vụ để có trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Điều này rất quan trọng vì sự thích ứng như vậy có thể dẫn đến việc giữ chân khách hàng và giới thiệu tốt hơn, từ đó có thể chuyển thành tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Khi bạn viết báo cáo dịch vụ, điều quan trọng là bạn phải trình bày thông tin vừa rõ ràng vừa có giá trị để phát triển kinh doanh.
Viết tên của khách hàng và thông tin liên lạc, bao gồm địa chỉ email của anh ấy nếu có.
Cho biết nhãn hiệu, số kiểu, số sê-ri, ngày mua và thời gian gọi của khách hàng hoặc truy cập để báo cáo dịch vụ theo định hướng sản phẩm. Cung cấp một tiêu đề dịch vụ và mô tả dịch vụ thay vì thông tin thực hiện, mô hình và nối tiếp nếu báo cáo dịch vụ chỉ xử lý dịch vụ.
Phác thảo vấn đề, lưu ý bất kỳ ý kiến khách hàng cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ. Chỉ định xem vấn đề đã được tái diễn.
Liệt kê các dịch vụ hoặc sản phẩm cụ thể được cung cấp hoặc đưa ra để khắc phục khiếu nại của khách hàng. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn kinh doanh máy tính và phần mềm, bạn có thể viết "Kiểm tra đĩa Ran để xác định vị trí các ổ đĩa xấu" nếu khách hàng nghi ngờ rằng ổ cứng của mình bị hỏng.
Liệt kê nguyên nhân của vấn đề, bao gồm các vấn đề với nhân sự. Cho biết phần nào bị lỗi, nếu có.
Viết một đoạn văn trong đó bạn bao gồm bất kỳ nhận xét hoặc ghi chú nào có thể giúp tránh hoặc giải quyết các khiếu nại tương tự trong tương lai. Ví dụ, bạn có thể lưu ý rằng khiếu nại đã được chuyển đến một nhóm cụ thể, vấn đề dường như chỉ ra ở quy mô lớn hơn cho công ty hoặc rằng một công cụ cụ thể sẽ cần thiết để khắc phục vấn đề lâu dài.
Cung cấp xếp hạng cơ bản về sự hài lòng của khách hàng bằng cách sử dụng các nguyên tắc do công ty của bạn đặt ra (ví dụ: 10 bằng hoàn toàn bão hòa).
Ký và ngày báo cáo.
Lời khuyên
-
Nhiều trang web cung cấp các mẫu cho các báo cáo dịch vụ có các phần cho thông tin được chỉ ra ở đây. Sử dụng một mẫu như vậy hoặc tạo một mẫu của riêng bạn sẽ dẫn đến việc thu thập dữ liệu phù hợp hơn từ nhiều đại diện dịch vụ khách hàng.
Giữ từ ngữ của báo cáo của bạn ngắn gọn nhất có thể. Tránh sử dụng ngôn ngữ "I" hoàn toàn. Các câu không hoàn chỉnh trong đó chủ ngữ được hiểu và bắt đầu bằng các động từ được chấp nhận (ví dụ: "Được cung cấp thay thế cho phần"), cũng như các viên đạn. Báo cáo của khách hàng nên rất nhanh chóng để đọc và tạo, vì một đại diện có thể phải chuẩn bị hàng chục trong một ngày.
Hãy chắc chắn để cho biết tên của người đại diện đã xử lý cuộc gọi hoặc truy cập, ngay cả khi đó là bạn.
