Một số người có thể không chấp nhận tốt việc chỉ trích, nhưng là một chuyên gia, đó là cách duy nhất để phát triển. Các doanh nghiệp và các bộ phận học thuật có thể có lợi bằng cách có các nhà đánh giá bên ngoài đến và đưa ra phản hồi trung thực về cách cải thiện hoạt động hàng ngày. Sau khi xem xét, người đánh giá sẽ viết một lá thư chuyên nghiệp chi tiết để đưa ra phản hồi trong các lĩnh vực cụ thể mà một doanh nghiệp có thể thiếu.
Bắt đầu với một tiêu đề thư chuyên nghiệp
Viết thư phản hồi của bạn trên tiêu đề thư chuyên nghiệp. Letterhead thiết lập thông tin chuyên nghiệp của bạn và tạo ra một diện mạo vững chắc, đáng tin cậy. Nhập "Kính gửi bà / bà (tên của người giám sát)" theo sau là dấu hai chấm. Bỏ qua không gian dòng khác. Nhập ngày đầy đủ. Bỏ qua một không gian dòng.
Nói lời cảm ơn và cung cấp một tuyên bố miễn phí
Bắt đầu bức thư bằng cách cảm ơn người giám sát về cơ hội đến thăm cơ sở của họ. Chi tiết bất kỳ sự hiếu khách nào bạn đặc biệt đánh giá cao. Đưa ra một tuyên bố miễn phí tổng thể, tóm tắt ngắn gọn các khu vực cụ thể được thực hiện tốt hoặc hoạt động tốt trong tổ chức. Điều này sẽ tạo ra cảm giác tích cực trong số những người nhận được thông tin phản hồi. Ngay cả khi đánh giá tổng thể của bạn là rất tiêu cực, bạn luôn có thể tìm thấy điều gì đó tích cực và mang tính xây dựng để chỉ ra.
Cung cấp một phân tích và phản hồi cụ thể
Đưa ra phân tích từng điểm của từng bộ phận trong tổ chức hoặc bộ phận. Ví dụ: nếu đánh giá của bạn là của khoa tiếng Anh của trường đại học, bạn có thể bắt đầu bằng cách đánh giá trưởng phòng. Đưa ra những lời chỉ trích và phản hồi rất cụ thể về cách cô ấy hoàn thành từng trách nhiệm của mình.
Điểm mạnh và phê bình
Chi tiết điểm mạnh để giữ lại cũng như các yếu tố có thể hiệu quả hơn và đưa ra đề xuất cụ thể cho từng lời chỉ trích. Ví dụ, nếu bạn nhận thấy rằng trưởng bộ phận đã chậm trễ trong việc đánh giá giảng viên, bạn có thể viết, "Trưởng bộ phận cung cấp các đánh giá rất kỹ lưỡng và chi tiết, tuy nhiên, các đánh giá thường bị trễ, có lẽ là kết quả của mong muốn của cô ấy để viết những đánh giá rất toàn diện. Trong tương lai, cô ấy nên xem xét bỏ qua chi tiết không cần thiết để giảm lượng thời gian cô ấy cần để hoàn thành các báo cáo."
Ví dụ này không né tránh đưa ra lời chỉ trích trực tiếp, nhưng nó khen ngợi giám đốc vì sự thấu đáo của cô ấy đồng thời thay vì chỉ tập trung vào việc cô ấy không thể đưa ra đánh giá đúng hạn.
Đánh giá, Đánh giá và Phê bình Mỗi Bộ
Đánh giá từng bộ phận, và sau đó từng nhân viên chủ chốt trong bộ phận. Xem xét kỹ lưỡng các chức năng của từng bộ phận và các nhân viên chủ chốt thực hiện các chức năng này tốt như thế nào. Đưa ra đánh giá tổng thể về các yếu tố tiêu cực mà bạn phát hiện ra và viết kế hoạch hành động cho bộ phận để giải quyết chúng. Kế hoạch này sẽ bao gồm các yếu tố từ tất cả những lời chỉ trích mà bạn đã chỉ ra trong các bài phê bình cá nhân. Bao gồm một lời giải thích chi tiết về những điểm mạnh đáng kể của bộ phận, bao gồm cả những lời khen ngợi dành cho những nhân viên chủ chốt đang hoạt động rất tốt. Thảo luận về cách bộ phận có thể xây dựng trên những điểm mạnh.
Kết thúc thư phản hồi của bạn
Đưa ra đánh giá tổng thể ngắn gọn về bộ phận với cả điểm mạnh và điểm yếu đáng kể. Kết luận bằng cách cảm ơn người giám sát một lần nữa và cung cấp thông tin liên lạc của bạn trong trường hợp người giám sát có thêm câu hỏi. Đóng thư của bạn với một đóng miễn phí cụm từ như "Trân trọng" và tên đầy đủ của bạn. Ký tên phía trên tên đánh máy của bạn bằng mực xanh hoặc đen.
Đừng quên các bản sao bổ sung
Tạo một vài bản sao của bức thư. Giữ lại một bản sao cho hồ sơ của bạn. Gửi một bản sao bổ sung cho ông chủ của người giám sát nếu họ yêu cầu. Gửi bản gốc trực tiếp cho người giám sát.
