Không có hoạt động kinh doanh là hoàn hảo. Rất có thể, tại một số thời điểm trong sự nghiệp của bạn, bạn có thể gặp phải một vấn đề cần được giải quyết với cấp quản lý cao hơn. Nhiều công ty khuyến khích sử dụng các báo cáo khiếu nại như là phương pháp thích hợp để chính thức nêu rõ khiếu nại. Các báo cáo này thường được sử dụng để giải quyết các giao dịch hoặc điều kiện không đạt yêu cầu liên quan đến một công ty. Viết một báo cáo khiếu nại đúng cách là chìa khóa để giải quyết mối quan tâm của bạn và vấn đề được khắc phục.
Địa chỉ nền tảng của tình hình. Cung cấp thông tin chính như vị trí của bạn và lý do của bạn để viết. Nêu lý do cho sự không hài lòng của bạn một cách chính xác.
Thực hiện theo các nền tảng với một mô tả chi tiết hơn của vấn đề. Báo cáo sự thật khách quan. Mô tả các kết quả của vấn đề.
Truyền đạt những gì bạn coi là một giải pháp thỏa đáng. Giải thích những gì bạn mong đợi bên kia sẽ làm để khắc phục tình hình.
Thêm một cảnh báo nếu bạn cảm thấy cần thiết. Bạn có thể muốn truyền đạt hậu quả nếu bên kia không tham gia giải quyết vấn đề. Bước này là tùy chọn, dựa trên mối quan hệ của bạn với bên kia và mức độ nghiêm trọng của vấn đề.
Kết thúc bằng một kết luận lịch sự thể hiện quan điểm lạc quan của bạn đối với tình huống. Truyền đạt ý thức muốn khắc phục vấn đề để mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Lời khuyên
-
Hãy nhớ sử dụng phép lịch sự trong suốt bức thư. Không được lăng mạ bên kia hoặc nghe có vẻ thù địch.
