Mẫu đơn đặt hàng là một yêu cầu từ công ty này sang công ty khác để gửi vật tư, thiết bị hoặc vật liệu. Mẫu đơn đặt hàng là một tài liệu pháp lý bảo vệ cả người mua và người bán. Mẫu đơn đặt hàng cho biết các điều khoản và điều kiện theo đó sản phẩm sẽ được giao cho công ty mua. Mẫu đơn đặt hàng có thể được tạo bằng tay hoặc bằng phần mềm máy tính. Không có mẫu được đặt hoặc cách chuẩn hóa để tạo mẫu đơn đặt hàng, nhưng có những yếu tố cụ thể cần được đưa vào. Đây là cách tự tạo một mẫu đơn đặt hàng.
Tạo một mẫu đơn đặt hàng
Tạo một tiêu đề cho mẫu đơn đặt hàng của bạn. Liệt kê tên của nhà cung cấp mà bạn mua hàng ở đầu biểu mẫu đơn đặt hàng. Bao gồm tất cả thông tin liên lạc của nhà cung cấp, chẳng hạn như số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ thực của nhà cung cấp.
Liệt kê các mặt hàng mà công ty bạn muốn mua từ nhà cung cấp. Số lượng phải được nhập ở lề trái, theo sau là tên hoặc mô tả của sản phẩm. Điều này bảo vệ bạn và nhà cung cấp của bạn khỏi phải đối phó với các vấn đề như giao hàng từng phần.
Viết các điều khoản thanh toán rõ ràng trên mẫu đơn đặt hàng. Hầu hết các nhà cung cấp mong đợi thanh toán trong 30 ngày hoặc ít hơn kể từ khi bạn nhận được nguồn cung cấp của bạn. Nếu nhà cung cấp giảm giá cho bạn để thanh toán sớm, hãy đặt khung thời gian bạn phải tận dụng giảm giá trên mẫu đơn đặt hàng. Điều này ngăn ngừa sự nhầm lẫn liên quan đến các vấn đề thanh toán.
Liệt kê giá của từng mặt hàng bạn yêu cầu ở bên phải của mô tả mặt hàng. Giá nên được liệt kê trên cơ sở mỗi đơn vị, và nhân với số lượng đặt hàng. Nếu bạn đặt hàng 4 vật dụng với giá 1 đô la mỗi cái, tổng chi phí vật dụng của bạn bằng 4 đô la. Thêm tổng số của từng mục hàng để tính tổng phụ của đơn đặt hàng của bạn.
Chỉ ra phương thức giao hàng trên mẫu đơn đặt hàng. Trong một số trường hợp, bạn sẽ nhận đơn đặt hàng trực tiếp hoặc có thể được chuyển đến địa điểm kinh doanh của bạn. Nếu đơn đặt hàng của bạn được vận chuyển, hãng vận chuyển đang được sử dụng để vận chuyển hàng hóa của bạn nên được chỉ định.
