Các hệ thống kế toán trên máy vi tính đã phát triển phổ biến đến mức hầu như không có ý nghĩa để tưởng tượng các lựa chọn thay thế đương đại chỉ dựa trên sổ cái viết tay và máy móc thêm trường học cũ. Nhưng nó rất dễ trở nên quá phụ thuộc vào kế toán trên máy vi tính. Trước khi bạn tìm hiểu sâu hơn về các giải pháp công nghệ, hãy xem xét các cạm bẫy tiềm ẩn của việc cho phép máy và chương trình phần mềm lưu trữ tất cả dữ liệu của bạn và tính toán các mối quan hệ số cần thiết.
Chất lượng thông tin
Chất lượng thông tin mà hệ thống kế toán trên máy vi tính cung cấp phụ thuộc vào chất lượng thông tin mà bạn nhập. Bạn có thể nhập từng séc, biên lai và hóa đơn vào QuickBooks, nhưng nếu bạn đã thiết lập biểu đồ tài khoản QuickBooks của bạn để phản ánh chính xác những rắc rối trong doanh nghiệp của bạn, những nỗ lực của bạn sẽ chỉ mang lại thông tin một phần hoặc không liên quan. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động với nhiều loại tài khoản như nhà bán lẻ trực tuyến, cửa hàng gạch và bán hàng trực tiếp cho khách hàng, dữ liệu kế toán của bạn sẽ giành được đặc biệt trừ khi bạn theo dõi các danh mục này một cách riêng biệt.
Yếu tố con người
Mặc dù các hệ thống kế toán trên máy vi tính sử dụng công nghệ để tính tổng và lưu trữ thông tin, dữ liệu này phải được nhập bởi con người và những người này phải được đào tạo. Nhân viên đào tạo về các chương trình phần mềm có thể tốn kém và kiến thức cần được cập nhật thường xuyên vì hệ thống kế toán trên máy vi tính thay đổi, đôi khi hàng năm. Sai lầm xảy ra ở nhiều giai đoạn trong quá trình học tập và một hệ thống máy tính với các công thức xây dựng lẫn nhau có khả năng kết hợp các lỗi có vẻ đơn giản, khiến cho vấn đề trở nên khó khăn hơn.
Chi phí công nghệ
Hầu như mọi khía cạnh của một hệ thống kế toán trên máy vi tính đều tốn kém. Máy tính đắt hơn theo cấp số nhân so với sổ cái giấy và phần mềm cần thiết cho dữ liệu kế toán của bạn sẽ tăng thêm chi phí thường phải được gia hạn hoặc cập nhật hàng năm. Bạn cũng có thể phải bỏ tiền ra để sửa chữa, hoặc thuê các chuyên gia đào tạo, phần mềm tùy chỉnh hoặc gỡ rối các rủi ro đặc biệt phức tạp.
An ninh và trường tồn
Hệ thống kế toán trên máy vi tính dễ bị tổn thương trước các vấn đề an ninh mạng. Các hệ thống dựa trên đám mây lưu trữ thông tin của công ty bạn từ xa, nơi nó có thể bị hack. Hệ thống của bạn có thể bị nhiễm vi-rút phá hủy hoặc làm hỏng thông tin. Máy tính cũng bị sập định kỳ, vì vậy trừ khi bạn đặc biệt siêng năng trong việc sao lưu các tập tin, bạn có thể mất nhiều giờ làm việc. Vì vậy, trong khi các hệ thống kế toán trên máy vi tính tổ chức thông tin và thực hiện các tính toán nhanh chóng và hiệu quả, chúng có thể tạo ra cảm giác an toàn sai lầm. Điểm mấu chốt là họ không bao giờ có thể hoàn toàn hiểu rõ về các hệ thống hoặc sự quen thuộc trực tiếp với các chi tiết về hoạt động của bạn.
