Không có doanh nghiệp hoạt động trong chân không. Các nhà đầu tư và nhân viên có cổ phần trong những gì công ty bạn làm, cũng như khách hàng. Các bên liên quan chính là những người hoặc nhóm bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các chính sách và quyết định của công ty. Các bên liên quan thứ cấp là những người bị ảnh hưởng gián tiếp.
Các bên liên quan trong kinh doanh
Một định nghĩa về các bên liên quan tiêu chuẩn là các bên liên quan là bất kỳ ai gặp rủi ro trong hành vi, hiệu suất và kết quả kinh doanh của bạn. Các cổ phần không nhất thiết phải là tài chính. Ví dụ, nếu bạn điều hành một chương trình để giảm bạo lực gia đình, vợ hoặc chồng bị lạm dụng có cổ phần trong thành công của bạn. Bất cứ ai có thứ gì để được hoặc mất đều có thể là một bên liên quan.
Công ty của bạn có thể ảnh hưởng đến các bên liên quan tích cực hoặc tiêu cực. Các nhóm bên liên quan khác nhau thường được tìm thấy ở cả mặt tích cực hoặc tiêu cực. Ví dụ, nếu công ty luật của bạn làm việc chuyên nghiệp cho người thuê nhà, điều đó có ý nghĩa tích cực đối với người thuê nhà nhưng có thể là tiêu cực đối với chủ nhà.
Ví dụ về các bên liên quan
Trong định nghĩa chung của các bên liên quan, có nhiều cách để phân loại các bên liên quan. Nếu công ty của bạn khởi động một dự án mới, các bên liên quan trong dự án được tìm thấy cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp của bạn.
- Các bên liên quan nội bộ là những người trong công ty của bạn bị ảnh hưởng bởi dự án, chẳng hạn như nhân viên và người quản lý. Đây không chỉ là những người được giao cho dự án. Các nhà quản lý cấp cao hơn ủy quyền cho dự án là các bên liên quan; các nhân viên cũng gánh vác công việc nhiều hơn khi các đồng nghiệp của họ ưu tiên cho nhiệm vụ mới.
- Các bên liên quan bên ngoài là những người bên ngoài công ty sẽ cảm thấy một tác động. Các nhà cung cấp, nhà thầu phụ, khách hàng và đối thủ cạnh tranh đều có thể là các bên liên quan bên ngoài.
- Các các bên liên quan chính của một tổ chức bao gồm những người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi một dự án hoặc chính sách. Nếu dự án mới của bạn hợp lý hóa quy trình sản xuất của bạn để bạn cần một nửa nguyên liệu thô, các nhà cung cấp của bạn bị ảnh hưởng trực tiếp. Nếu nó cắt giảm nhân viên nhà máy của bạn một phần ba, thì nhân viên của bạn cũng vậy.
- Các bên liên quan thứ cấp trong kinh doanh cảm nhận được tác động của hành động kinh doanh của bạn, nhưng không trực tiếp. Nếu bạn điều hành một chương trình phòng chống tội phạm thành công cho chính quyền địa phương, những công dân bình thường có nguy cơ trở thành nạn nhân là các bên liên quan chính. Cảnh sát và nhân viên phòng cấp cứu, những người không thấy nhiều nạn nhân của bạo lực sẽ được coi là các bên liên quan thứ cấp. Vợ chồng và con cái của nhân viên làm thêm giờ trong một dự án cũng là các bên liên quan thứ cấp.
- Các bên liên quan chủ chốt có ảnh hưởng lớn đến sự thành công của dự án. Họ có thể không rơi vào các lớp chính hoặc phụ. Các quan chức chính phủ không bị ảnh hưởng bởi dự án của bạn nhưng phải ủy quyền giấy phép hoặc kế hoạch xây dựng có thể đóng vai trò chính, chẳng hạn.
- Các bên liên quan tự nguyện bao gồm những người tham gia với công ty hoặc dự án của bạn theo lựa chọn, chẳng hạn như nhân viên, khách hàng và nhà đầu tư. Các bên liên quan không tự nguyện không có lựa chọn. Nếu bạn mở một nhà máy ở một địa điểm mới, những người sở hữu nhà ở đó có cổ phần không tự nguyện trong những gì xảy ra.
- Các bên liên quan tích cực nỗ lực để ảnh hưởng đến kết quả của các dự án của công ty. Nhân viên và người quản lý phù hợp với thể loại này, nhưng các nhà quản lý và nhà đầu tư lớn, những người đòi hỏi phải có tiếng nói. Các bên liên quan thụ động thường không tham gia vào chính sách. Hầu hết các cổ đông đều có cổ phần trong thành công của công ty, nhưng họ không đóng vai trò quản lý.
- Các bên liên quan hợp pháp là những người bạn thừa nhận có một vị trí trên bàn, chẳng hạn như nhân viên và khách hàng của bạn. Nếu ai đó tuyên bố cổ phần trong công ty của bạn mà bạn không nghĩ rằng họ có quyền, điều đó khiến họ các bên liên quan bất hợp pháp. Điều đó có thể bao gồm các quan chức chính phủ yêu cầu hối lộ hoặc các nhóm vận động hành lang muốn ra lệnh cho bạn.
Một dự án hoặc liên doanh kinh doanh nhất định có thể không bao gồm tất cả các ví dụ về các bên liên quan. Việc sắp xếp lại không ảnh hưởng đến bất kỳ ai bên ngoài công ty của bạn chỉ có thể có các bên liên quan nội bộ. Bạn cũng có thể phải quyết định cách phân loại các bên liên quan. Ví dụ, một nhóm chống lại kế hoạch của bạn để dọn sạch một mảng rừng hợp pháp, bất hợp pháp hoặc một bên liên quan thứ cấp đang nói về khu rừng bị ảnh hưởng?
Tại sao các bên liên quan có vấn đề
Đối phó với các bên liên quan là cả thực tế và đạo đức. Đó là thực tế vì các bên liên quan có thể làm hỏng kế hoạch kinh doanh của bạn. Nếu nhân viên nghĩ rằng một dự án mới là lãng phí thời gian, họ có thể không cam kết với nó; nếu một cộng đồng phản đối kế hoạch xây dựng của bạn, họ có thể yêu cầu chính quyền địa phương từ chối bạn các giấy phép cần thiết. Chiến thắng các bên liên quan cho phép bạn tiếp tục tiến tới mục tiêu của mình.
Điều đó là đạo đức bởi vì đó không phải là tất cả về bạn: Thật công bằng khi cung cấp cho mọi người một số ý kiến quyết định sẽ ảnh hưởng đến họ. Giả sử bạn đang xây dựng một cửa hàng mới và hàng xóm lo lắng về tiếng ồn của việc dỡ hàng vào đêm muộn. Thiết lập các bức tường hoặc vách ngăn giảm tiếng ồn có thể làm giảm sự phản đối của chúng. Đó cũng là đạo đức và ân cần để không đánh thức mọi người trong đêm khuya.
Lắng nghe các bên liên quan thậm chí có thể cải thiện dự án. Có lẽ doanh nghiệp của bạn luôn làm mọi thứ theo một cách nhất định; đối phó với các bên liên quan bên ngoài có thể cho bạn thấy những ý tưởng mới hơn, tốt hơn. Nói chuyện với các bên liên quan thứ cấp có thể khiến bạn nhận thức được các vấn đề mà bạn chưa từng xem xét. Ngay cả khi bạn không thể giải quyết chúng, bạn sẽ không bị mù nếu các bên liên quan đến truyền thông hoặc chính quyền địa phương.
- Càng nhiều bên liên quan bạn có thể giành chiến thắng, vị trí của bạn càng tốt khi bạn phải nói không với ai đó.
- Nếu bạn thỏa mãn mối quan tâm của các bên liên quan, bạn biến họ thành đồng minh, những người muốn dự án thành công.
- Nó cải thiện thương hiệu của bạn. Cho thấy bạn có thể lắng nghe và thỏa hiệp với các bên liên quan bên ngoài chứng tỏ công ty của bạn là công bằng, đạo đức và trung thực. Đó là một điểm cộng lớn khi bạn khởi động dự án tiếp theo.
- Nếu bạn cần sự chấp thuận của chính phủ hoặc pháp lý cho những gì bạn đang làm, bạn càng có thể hỗ trợ nhiều hơn trong cộng đồng, cơ hội giành được sự chấp thuận càng cao.
Xác định các bên liên quan của bạn
Các dự án khác nhau có các bên liên quan khác nhau. Trước khi bạn có thể nói chuyện với các bên liên quan chính và phụ, bạn phải xác định họ. Sau đó, bạn phải đánh giá tầm quan trọng của mỗi bên liên quan.
Nếu, giả sử, bạn đang tung ra một dòng sản phẩm mới, bạn có thể liệt kê một số các bên liên quan ra khỏi đầu của bạn. Các nhân viên và quản lý làm việc trên dây chuyền mới rõ ràng có cổ phần. Các nhà cung cấp cũng sẽ trả tiền để có thêm nguyên liệu và nhân viên bán hàng phải giới thiệu dòng sản phẩm này cho khách hàng của họ.
Nếu kế hoạch của bạn cho sản phẩm liên quan đến một nhà máy mới, những người sống gần đó có thể bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn hoặc ô nhiễm. Vài trăm nhân viên lái xe đến và đi từ nhà máy vào đầu mỗi ca làm ảnh hưởng đến giao thông trên các con đường gần đó, vì vậy bạn có thể liệt kê các tài xế khác là các bên liên quan thứ cấp. Khi bạn săn tìm tài chính, các nhà đầu tư và chủ ngân hàng trở thành các bên liên quan chính.
Xác định các bên liên quan thứ cấp có thể mất thêm công việc vì chúng không rõ ràng ngay lập tức. Bạn có thể bắt đầu bằng cách nói chuyện với các bên liên quan chính về những người có thể bị ảnh hưởng gián tiếp. Động não với nhóm dự án của bạn về những người có thể cần được thêm vào danh sách các bên liên quan. Các quy định của địa phương có thể yêu cầu bạn phải nỗ lực thêm; ví dụ: quảng cáo dự án phát triển được đề xuất của bạn cho bất kỳ ai có thể bị ảnh hưởng.
Phân tích và lập bản đồ
Sau khi bạn có danh sách các bên liên quan, hãy phân tích động lực và lợi ích của họ. Điều này có thể đơn giản như nói chuyện với họ về những gì họ muốn hoặc không muốn từ dự án của bạn. Bạn có thể thấy họ quan tâm đến môi trường, hy vọng có việc làm tại nhà máy mới, lo lắng về giá trị tài sản hoặc đối tượng của họ đối với dự án của bạn trên cơ sở đạo đức.
Bước tiếp theo là vạch ra các khối bên liên quan khác nhau. Điều này mang lại cho bạn cảm giác mà các bên liên quan đòi hỏi sự chú ý nhiều nhất. Cách tiếp cận điển hình yêu cầu ánh xạ chúng lên lưới góc phần tư:
- Ảnh hưởng cao, lãi cao. Đây là những bên liên quan quan trọng nhất, những người có thể xác định liệu một dự án thành công hay thất bại. Họ cũng quan tâm đến việc có được kết quả mà họ muốn. Nếu bạn có nhiều hơn một bên liên quan trong phần này và họ không đồng ý về những gì bạn nên làm, việc thỏa mãn tất cả họ sẽ rất khó khăn.
- Ảnh hưởng cao, lãi suất thấp. Các bên liên quan có quyền lực, nhưng miễn là bạn giữ cho họ hài lòng và được thông báo, họ sẽ không cảm thấy cần phải thực hiện nó.
- Ảnh hưởng thấp, lãi suất cao. Một chủ nhà cá nhân có thể quan tâm những gì được xây dựng trong khu phố của họ nhưng có rất ít quyền lực để ảnh hưởng đến nó. Tuy nhiên, bằng cách kết nối với các chủ nhà khác, họ có thể có đủ sức mạnh để chuyển sang "tầm ảnh hưởng cao, lãi suất cao".
- Ảnh hưởng thấp, lãi suất thấp. Là một vấn đề thực tế, bạn có thể bỏ qua những người không có quyền lực cũng không quan tâm đến việc công ty của bạn ảnh hưởng đến họ như thế nào. Tuy nhiên, bạn có thể cảm thấy một nghĩa vụ đạo đức để tham khảo ý kiến với họ.
Đừng cho rằng các bên liên quan thứ cấp tự động rơi vào góc phần tư "ảnh hưởng thấp, lãi suất thấp". Các tài xế bị ảnh hưởng bởi giao thông từ một dự án xây dựng mới được đề xuất có thể khiếu nại với chính quyền địa phương và lập luận chống lại việc đưa thêm xe vào đường. Các quan chức được bầu có thể lắng nghe họ. Điều đó có thể mang lại cho sự phản đối đủ sức nặng mà bạn sẽ phải trả cho việc cải thiện đường hoặc thực hiện các thỏa hiệp khác.
Tương tự như vậy, một nhà lãnh đạo cộng đồng nổi tiếng, chẳng hạn như một linh mục, chủ tịch đại học hoặc chủ ngân hàng, có thể có ảnh hưởng bên ngoài ngay cả khi họ chỉ là một bên liên quan thứ cấp. Chủ lao động lớn nhất trong thị trấn có thể gây ảnh hưởng lớn đến nhân viên hoặc chính quyền địa phương.
Quản lý các bên liên quan
Một khi bạn biết các bên liên quan của bạn là ai, bạn phải quyết định chiến lược quản lý. Bạn không thể đơn giản quản lý bằng cách thao túng hoặc sủa đơn đặt hàng. Bạn cần xây dựng mối quan hệ tích cực với các bên liên quan, ít nhất là những người có đủ ảnh hưởng để ảnh hưởng đến dự án của bạn.
Truyền thông là điều cần thiết. Trong một số trường hợp, đó có thể là tất cả những gì bạn cần. Các bên liên quan phản đối dự án của bạn có thể có thông tin không chính xác, lỗi thời. Cung cấp cho họ các sự kiện có thể giải quyết vấn đề của họ. Trong các trường hợp khác, bạn có thể phải làm việc để thuyết phục mọi người.
Nó có thể giúp làm cho quá trình các bên liên quan chính thức. Kế hoạch dự án nên ghi lại các bên liên quan của bạn và lưu hồ sơ về các tương tác của bạn với họ. Hãy để các bên liên quan biết cách bạn xử lý các câu hỏi hoặc yêu cầu và nhận chúng bằng văn bản khi có thể. Một quy trình mở, minh bạch hoạt động tốt nhất để chiến thắng các đồng minh.
- Đối xử với các bên liên quan chính và phụ với sự tôn trọng, ngay cả khi họ không phải là các bên liên quan chính.
- Cung cấp thông tin họ muốn.
- Nếu bạn muốn sự tham gia tích cực của các bên liên quan, hãy tìm các nhiệm vụ để họ thực hiện.
- Thể hiện sự đánh giá cao khi các bên liên quan giúp bạn tiến về đích.
- Đưa các bên liên quan vào càng sớm càng tốt. Nếu bạn nhận được phản hồi của họ sớm, việc thay đổi sẽ dễ dàng hơn.
- Nếu dự án của bạn sẽ làm tổn thương một số bên liên quan, hãy thực hiện các bước để giảm thiểu thiệt hại. Nếu bạn không thể giảm thiểu, hãy xem xét bồi thường cho họ về tài chính.
Không ai trong số này đảm bảo rằng mọi bên liên quan sẽ hỗ trợ bạn. Tuy nhiên, càng có nhiều người quan trọng và các nhà lãnh đạo cộng đồng bạn có thể giành chiến thắng, cơ hội thành công của bạn càng cao. Khi kết thúc quá trình, hãy xem xét lại mọi thứ diễn ra tốt đẹp như thế nào. Nếu bạn thấy vấn đề trong cách bạn xử lý các bên liên quan, hãy sửa chúng trong dự án tiếp theo.
