Duy trì một quỹ tiền mặt nhỏ là 90 phần trăm lưu giữ hồ sơ. 10 phần trăm khác đang kiểm soát ai được phép truy cập vào các quỹ. Cho dù bạn đang kinh doanh ở loại hình nào và cho dù bạn sử dụng tiền lẻ của mình để làm gì, hãy làm theo hai nguyên tắc này cùng với một số thủ tục ngân sách đơn giản sẽ giữ cho quỹ tiền mặt của bạn được cân bằng.
Hồ sơ chứng minh tất cả các giao dịch mua
Khi điều hành một quỹ tiền mặt nhỏ, điều đầu tiên bạn cần làm là thiết lập một hệ thống lưu trữ hồ sơ hiệu quả và đầy đủ chức năng. Bạn sẽ nhận được biên lai và hóa đơn cho mỗi giao dịch đơn lẻ, nơi sử dụng tiền mặt nhỏ và tạo bản sao của chúng. Điều này đảm bảo bạn có hai tệp riêng biệt trong trường hợp bạn mất biên lai. Đừng chỉ nhét biên lai của bạn vào một thư mục, nhưng hãy sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian và xem xét đưa biên lai vào các thư mục riêng cho mỗi tháng.
Thiết lập sử dụng được chấp nhận cho Petty Cash
Đừng dùng tiền lẻ bừa bãi. Bạn nên có các hướng dẫn cụ thể được đặt cho những gì bạn có thể sử dụng tiền mặt và những gì bạn không thể. Ví dụ, mua rượu bằng tiền thường là một cách sử dụng không thể chấp nhận được, ngay cả khi rượu dành cho một sự kiện xã hội do doanh nghiệp tài trợ. Để bảo vệ bản thân và bất kỳ ai khác có quyền truy cập vào tiền mặt, bạn nên có các quy tắc bằng văn bản về các chi phí được chấp nhận.
Kiểm soát truy cập
Luôn luôn giữ quỹ tiền mặt nhỏ của bạn bị khóa. Bạn có thể giữ nó trong bất cứ thứ gì từ ngăn kéo đến tủ quần áo đến nơi an toàn, nhưng tránh giữ nó trong hộp di động hoặc các hộp lưu trữ khác có thể di chuyển hoặc mang đi dễ dàng. Đừng đưa ra chìa khóa hoặc kết hợp cho nhiều người. Tốt nhất, bạn chỉ nên cung cấp cho một hoặc hai người một chìa khóa và có ai khác hỏi những người nắm giữ chìa khóa này cho bất kỳ khoản tiền mặt nào họ cần.
Thực hiện kiểm toán định kỳ
Để đảm bảo tiền lẻ của bạn được sử dụng phù hợp, hãy thực hiện kiểm toán định kỳ. Kiểm toán hiệu quả không được báo trước và mục đích là để kiểm tra ngẫu nhiên hồ sơ, thủ tục kế toán và kiểm soát quỹ tiền mặt nhỏ của bạn. Không có kiểm toán, các quỹ tiền mặt nhỏ có thể dễ bị sử dụng sai hoặc quản lý kém. Cách đơn giản nhất để thực hiện kiểm toán là có một người quản lý không có quyền truy cập vào kiểm tra tiền mặt trong quỹ cứ sau vài tuần.
