Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu bạn theo dõi mọi thứ từ các chi tiết chính về khách hàng cho đến các vấn đề dường như nhỏ, học cách viết một bản ghi nhớ để nộp sẽ có lợi cho bạn. Điều này có thể giúp bạn trong kinh doanh hàng ngày.Ví dụ: nếu một người từ văn phòng khách hàng của bạn gọi điện hoặc gửi email cho bạn yêu cầu bạn thay đổi kế hoạch, hãy viết một bản ghi nhớ để nộp trong trường hợp một bên khác sau đó hỏi bạn về hành động của bạn. Các bản ghi nhớ để nộp là bắt buộc đối với các tệp hợp pháp, y tế hoặc các tệp rất nhạy cảm khác mà sau này cũng có thể được sử dụng tại tòa án.
Mở Microsoft Word. Trên menu "Tệp", nhấp vào "Mới". "Ngăn tác vụ tài liệu mới" sẽ mở ở bên phải.
Nhấp vào "Trên máy tính của tôi", nằm trong phần "Mẫu". Hộp thoại "Mẫu" sẽ mở ra. Nhấp vào tab "Bản ghi nhớ". Nhấp vào "Trình hướng dẫn ghi nhớ" và sau đó nhấp vào "OK." "Thuật sĩ ghi nhớ" sẽ bắt đầu.
Nhấn tiếp." Trong "Kiểu nào bạn thích", chọn "Chuyên nghiệp" và bấm "Tiếp theo" lần nữa. Trong "Bạn có muốn bao gồm một tiêu đề", chọn "Có" và nhập "Ghi nhớ vào tệp". Nhấn tiếp."
Chọn "Ngày", "Từ" và "Chủ đề" trong "Mục nào bạn muốn đưa vào" và nhập thông tin cho từng mục. Ngày phải là ngày xảy ra, chẳng hạn như một cuộc gọi điện thoại hoặc email. Nó phải từ tên của bạn hoặc tên của người giám sát của bạn và chủ đề phải là một mô tả ngắn gọn về sự xuất hiện, chẳng hạn như "Thay đổi địa điểm."
Nhấn tiếp." Trong phần "Tới", chọn "Tệp." Bỏ chọn hộp kiểm "CC". Nhấp vào "Tiếp theo" một lần nữa. Thêm bất kỳ mục đóng nào và nhấp vào "Tiếp theo" và sau đó nhấp vào "Hoàn tất". Nhập ghi chú của bạn vào phần dưới của mẫu ghi nhớ.
In bản ghi nhớ và gửi nó trong tập tin của khách hàng. Lưu một bản sao điện tử, nếu đó là thủ tục của công ty bạn để làm như vậy.
Lời khuyên
-
Viết ghi nhớ của bạn để nộp càng sớm càng tốt sau sự cố hoặc cuộc trò chuyện. Điều này sẽ giúp bạn nhớ lại bất kỳ chi tiết rõ ràng hơn.
Cảnh báo
Không bao giờ gõ bất cứ điều gì xúc phạm trong một bản ghi nhớ vào tệp không dựa trên thực tế. Nói rằng cô Smith có vẻ tức giận là thích hợp. Viết rằng bà Smith luôn có thái độ khó chịu phải không.
