Có những điều cụ thể mà bạn có thể giao tiếp với những người khác ở nơi bạn kinh doanh bằng cách sử dụng phân phối ghi nhớ. Một bản ghi nhớ thường truyền đạt một cái gì đó quan trọng cho đồng nghiệp và thường được phân phối cho ít nhất một người trong công ty. Một bản ghi nhớ cũng có thể được sử dụng để cho mọi người biết về điều gì đó khẩn cấp, chẳng hạn như các tập tin bị mất. Các tập tin bị mất có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp và người lao động nên được cảnh báo về vấn đề này và làm thế nào họ có thể giúp đỡ càng sớm càng tốt.
Hoàn thành tiêu đề cho bản ghi nhớ về các tập tin bị mất. Điều này bao gồm một dòng cho ngày, chủ đề, bản ghi nhớ là ai và nó đến từ ai. Những dòng này được gắn nhãn Ngày tháng, Chủ đề, Thời gian, Chủ đề, Trò chơi, Trò chơi và Chủ đề, ít nhất là Chủ đề nên nói ít nhất là mất tập tin, nhưng cũng có thể mô tả tập tin nào bị mất.
Giải thích vấn đề ngắn gọn trong đoạn đầu tiên ngay dưới tiêu đề. Điều này chắc chắn sẽ bao gồm những tập tin bị mất, chẳng hạn như các tập tin cho một khách hàng hoặc dự án cụ thể. Nó cũng có thể bao gồm cách bạn tin rằng các tệp đã bị mất, chúng có thể ở đâu và mức độ khẩn cấp để tìm thấy chúng.
Mô tả thêm về vấn đề trong phần tiếp theo. Nhận chi tiết hơn về các tập tin bị mất tại thời điểm này. Bạn có thể cung cấp chi tiết về khách hàng hoặc dự án các tệp để biết thêm thông tin về cách các nhân viên có thể tìm kiếm các tệp. Tại thời điểm này, đưa ra một ngày cụ thể các tập tin phải được tìm thấy bởi.
Nói cho người nhận bản ghi nhớ chính xác những gì bạn muốn họ làm trong phần cuối cùng. Đây phải là các mục hành động cụ thể, chẳng hạn như tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu X hoặc duyệt qua tất cả các tệp cá nhân của bạn trong trường hợp bạn lưu các tệp bị mất trên máy tính của công ty hoặc ổ đĩa flash. Lặp lại ngày mà các tập tin phải được tìm thấy bởi.
Đọc lại bản ghi nhớ. Đảm bảo rằng bạn không bao gồm bất kỳ thông tin nhạy cảm nào về các tệp không nên có bản ghi bằng văn bản. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn đã nói rõ tầm quan trọng của việc tìm kiếm các tập tin bị mất một cách rõ ràng.
