Một doanh nghiệp có bốn báo cáo tài chính chính: báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán và báo cáo vốn chủ sở hữu. Báo cáo thu nhập đôi khi được gọi là báo cáo lãi lỗ và thậm chí có thể được viết tắt trong cuộc trò chuyện với "P & L". Mặc dù các chương trình phần mềm kế toán có thể đơn giản hóa việc tạo báo cáo này, bạn cũng có thể xây dựng báo cáo lãi lỗ trong Excel. Bạn sẽ cần hiểu các định nghĩa về doanh thu, chi phí, lãi và lỗ. Bạn cũng phải xác định khoảng thời gian mà câu lệnh bao gồm. Cuối cùng, bạn sẽ cần phải quyết định sử dụng một trong hai định dạng tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, là báo cáo thu nhập một bước hoặc nhiều bước.
Thông tin về Báo cáo lãi lỗ
Báo cáo thu nhập hoặc báo cáo lãi lỗ chứa thông tin về doanh thu, chi phí, lãi và lỗ trong một khoảng thời gian cụ thể. Doanh thu, hoặc thu nhập, có thể từ các hoạt động hoặc từ các nguồn không liên quan trực tiếp đến các hoạt động chính của doanh nghiệp. Lợi nhuận là nguồn doanh thu bất thường và tương đối khó lường, chẳng hạn như từ việc nhận được khoản thanh toán giải quyết từ một vụ kiện. Các chi phí cũng có thể là chi phí hoạt động như các tiện ích và tiền lương được trả, hoặc các chi phí không hoạt động như lãi trả cho các khoản vay. Các khoản lỗ là những chi phí bất thường và không thể đoán trước, chẳng hạn như từ việc xử lý tài sản dài hạn với giá trị thấp hơn giá trị của chúng.
Các định dạng của báo cáo thu nhập
Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP) yêu cầu một trong hai định dạng cho báo cáo lãi và lỗ sẽ được nhìn thấy bởi những người bên ngoài công ty. Người quản lý có thể tìm thấy các định dạng khác nhau hữu ích hơn cho mục đích nội bộ nhưng phải đảm bảo rằng các báo cáo này không được cung cấp cho người dùng bên ngoài. Hai định dạng tuân thủ GAAP là báo cáo thu nhập một bước và báo cáo thu nhập nhiều bước. Sự khác biệt chính trong hai định dạng này là cách chúng hiển thị giá vốn hàng hóa (hoặc dịch vụ) được bán và nơi chúng đặt các khoản lãi và lỗ trên bảng sao kê.
Tạo báo cáo lãi lỗ trong Excel
Bạn có thể thấy hữu ích khi xem các ví dụ về báo cáo lãi lỗ trước khi bạn bắt đầu. Có một số yếu tố cần thiết cho tuyên bố bất kể chi tiết cụ thể về doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ có một tiêu đề ba hàng ở giữa. Dòng đầu tiên sẽ là tên doanh nghiệp. Thứ hai sẽ là tiêu đề của báo cáo: Báo cáo lãi lỗ. Trên dòng thứ ba, bạn phải chỉ định khoảng thời gian mà câu lệnh bao gồm. Một số ví dụ có thể là:
- Cho quý kết thúc vào ngày 31 tháng 3 năm 2018
- Cho tháng kết thúc vào ngày 30 tháng 9 năm 2018
- Cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2018
Để lại ít nhất một hàng trống sau tiêu đề cho rõ ràng. Các bước tiếp theo sẽ thay đổi dựa trên việc bạn đang sử dụng một bước hay nhiều bước, nhưng một số yếu tố được chia sẻ. Bạn sẽ bắt đầu trong cột đầu tiên và bất cứ khi nào thông tin cần được thụt lề để tách nó ra, bạn sẽ chuyển sang cột tiếp theo. Bạn sẽ chỉnh sửa độ rộng cột của cột đầu tiên để thông tin trong cột thứ hai thẳng hàng sau một vài ký tự đầu tiên của thông tin bên trên nó, giống như trong hình bên dưới.
Ở một trong hai định dạng, bạn sẽ liệt kê các khoản thu đầu tiên, tiếp theo là chi phí, với tổng thu nhập ròng được gọi là ở dưới cùng. Sau khi tất cả các tiêu đề tài khoản được nhập, bạn sẽ bỏ qua một hoặc hai cột để chừa một khoảng trống trước khi nhập các giá trị đô la. Đặt cột này để hiển thị dưới dạng tiền tệ.
Báo cáo thu nhập một bước
Báo cáo thu nhập một bước sử dụng một công thức cơ bản: thu nhập ròng bằng doanh thu và thu được ít chi phí và tổn thất hơn. Bạn sẽ nhập "Doanh thu & Lợi nhuận" trên dòng đầu tiên, sau đó thụt dòng tiếp theo nơi bạn liệt kê các tài khoản doanh thu và lợi nhuận khác nhau cho doanh nghiệp của mình. Dòng sau sẽ được thụt lề một lần nữa và sẽ cho biết "tổng doanh thu và lợi nhuận." Sau một hàng trống, nhập "Chi phí và tổn thất" và sau đó thụt dòng tiếp theo nơi bạn liệt kê các tài khoản chi phí và tổn thất. Bạn sẽ thụt lề một lần nữa cho "tổng chi phí và tổn thất." Dòng cuối cùng là thu nhập và chi phí.
Báo cáo thu nhập nhiều bước
Sự khác biệt đáng kể trong tuyên bố nhiều bước so với bước đơn là chúng tôi tách các hoạt động khỏi các mục không hoạt động. Tuyên bố của bạn sẽ bắt đầu bằng doanh số, giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp. Bạn sẽ tuân theo điều đó với chi phí hoạt động, trừ chúng để tìm ra tổng phụ có tiêu đề "thu nhập hoạt động". Sau đó, bạn sẽ liệt kê doanh thu, lãi, chi phí và lỗ không hoạt động, theo thứ tự đó và sau đó tổng cộng các mục không hoạt động. Thêm các hoạt động và các mục không hoạt động với nhau mang lại cho bạn thu nhập ròng.
