Hoạt động kế toán đã trải qua những thay đổi to lớn gần đây do sự phát triển của công nghệ kế toán. Công nghệ kế toán cho phép kế toán quản lý tài khoản và thực hiện các hoạt động kế toán bằng các ứng dụng phần mềm máy tính. Các ứng dụng phần mềm này thường được gọi là phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý tài chính, rất hữu ích để theo dõi các giao dịch, phân loại thu nhập và chi phí, tính thuế, tạo điều kiện thanh toán hóa đơn, tạo báo cáo tài chính và phân tích đầu tư.
Các loại phần mềm kế toán
Hai loại phần mềm kế toán có sẵn, cụ thể là hệ thống nhập đơn và hệ thống nhập kép. Hệ thống đơn nhập hoặc quản lý tài chính cá nhân là các chương trình kế toán đơn giản nhất được thiết kế để tự động hóa các nhiệm vụ như lưu giữ hồ sơ và kiểm tra viết. Hệ thống nhập kép hỗ trợ các chức năng như sổ cái tài chính, tài khoản phải thu và tài khoản phải trả. Một số giải pháp doanh nghiệp tiên tiến sở hữu khả năng đa người dùng và các chức năng hỗ trợ cho bảng lương, hóa đơn, hàng tồn kho, phân tích bán hàng, sản xuất và tiếp thị.
Tự động hóa
Tự động hóa các quy trình kế toán là lợi ích quan trọng nhất của phần mềm kế toán. Với tự động hóa, việc tạo các tài liệu kế toán như hóa đơn, séc và báo cáo tài khoản đã trở nên đơn giản. Báo cáo tài chính cần thiết có thể được tạo ra một cách kịp thời. Dữ liệu tài chính được đăng tự động lên các sổ cái tài chính hoặc tài khoản tương ứng, giúp tránh các lỗi thủ công và đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn. Nhân viên có thể tự động hóa các công việc thủ công thường xuyên và lặp đi lặp lại bằng phần mềm kế toán. Khả năng lưu trữ dữ liệu của phần mềm kế toán cho phép chia sẻ thông tin nhanh chóng và giao tiếp tốt hơn giữa các nhân viên. Các ứng dụng phần mềm kế toán tinh vi xử lý các vấn đề phức tạp như giao dịch ngoại tệ, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý hậu cần.
Tăng hiệu quả quản lý
Ứng dụng phần mềm kế toán giữ cho lực lượng làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Xử lý báo cáo tài chính nhanh hơn và hiệu quả hơn giúp đơn giản hóa quá trình ra quyết định quản lý. Nhân viên có thể tự động hóa các quy trình kế toán rườm rà và tốn nhiều công sức, và tập trung vào các hoạt động quan trọng và chiến lược khác. Phần mềm kế toán tiên tiến, với cơ chế sẵn có, đảm bảo các quy trình tuân thủ và rủi ro nghiêm ngặt để đáp ứng các tiêu chuẩn quy định. Hiệu suất kinh doanh toàn diện và báo cáo bán hàng giúp quản lý đưa ra các quyết định quan trọng về chiến lược tạo doanh thu.
Nhược điểm
Tất cả các phần mềm kế toán yêu cầu dữ liệu được nhập bằng tay. Nếu dữ liệu không được kiểm tra tính chính xác và đầy đủ, các báo cáo được tạo bởi phần mềm kế toán sẽ dẫn đến quan niệm sai lầm. Nhiều phần mềm kế toán cần được tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Quản lý cần phải đào tạo nhân viên đặc biệt để truy cập và sử dụng phần mềm kế toán, bao gồm chi phí và thời gian rất lớn. Nếu thuế suất và quy tắc thay đổi, phần mềm kế toán được sử dụng để tính thuế phải được viết lại cho phù hợp để tránh sai sót. Mất điện, virus máy tính và tin tặc có thể ảnh hưởng đến các hệ thống máy tính nếu không áp dụng các biện pháp phòng ngừa và bảo mật thích hợp.
