Hình ảnh này: bạn gọi cho một nhà cung cấp để đặt hàng một số vật dụng và bắn email để xác nhận. Vấn đề là, họ gửi cho bạn năm trường hợp thay vì bốn và gửi cho bạn một hóa đơn lớn hơn bạn mong đợi. Vì bạn không có bất cứ điều gì hợp pháp để buộc nhà cung cấp đó chịu trách nhiệm, bạn không cần phải quay lại nhiều. Bạn có thể tức giận và đe dọa từ chối thanh toán, nhưng tất cả có thể trở nên lộn xộn và hủy hoại mối quan hệ của bạn. Phải làm sao Trong tương lai, bạn có thể xem xét thực hiện một hệ thống đặt hàng mua. PO đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát mua hàng của doanh nghiệp, giúp bạn theo dõi đơn hàng và quản lý thanh toán cho công việc đã hoàn thành.
Đơn đặt hàng là gì?
Một đơn đặt hàng là xác nhận chính thức của một đơn đặt hàng cho hàng hóa và dịch vụ. Nó hoạt động như một hợp đồng giữa một doanh nghiệp và các nhà cung cấp của nó, vì vậy nhà cung cấp biết chính xác những gì đã được đặt hàng và doanh nghiệp biết chính xác những sản phẩm và dịch vụ nào sẽ được giao, và vào ngày nào. Khi một nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng, nó sẽ tạo ra một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý giữa hai bên. Vì vậy, bạn sẽ không bao giờ bị mắc kẹt với một trường hợp bổ sung các vật dụng mà bạn không cần và nhà cung cấp được bảo vệ vì giờ đây anh ta đã có bằng chứng pháp lý rằng hàng hóa và dịch vụ đã được đặt hàng. Nếu bạn không tạo một đơn đặt hàng, sẽ không có đơn hàng ràng buộc nào từ khách hàng cả.
Đơn đặt hàng mua trông như thế nào?
Đơn đặt hàng trông rất giống một hóa đơn. Sự khác biệt duy nhất là, người mua tạo ra chúng, không phải người bán. Nói chung, một đơn đặt hàng sẽ bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin công ty của người mua.
- Địa chỉ giao hàng / thanh toán.
- Thông tin công ty của nhà cung cấp.
- Chi tiết đơn hàng - sản phẩm, số lượng, giá cả và ngày giao hàng.
- Ngày đặt mua.
- Số PO.
Có thể có các điều kiện cụ thể về đơn đặt hàng, chẳng hạn như khi thanh toán nên được thực hiện. Nhiều doanh nghiệp tạo ra một tài liệu đặt hàng tiêu chuẩn hóa với thông tin chung được điền để đảm bảo tính nhất quán.
Số thứ tự mua hàng là gì?
Nếu có một mặt hàng trong đơn đặt hàng bạn phải đưa vào, đó là số PO. Số PO là một số tham chiếu duy nhất giúp bạn dễ dàng kết hợp việc giao hàng với mua hàng khi họ đến nơi. Sử dụng chúng sẽ tăng tốc quá trình xử lý hóa đơn của bạn vì bạn có thể dễ dàng theo dõi khi thanh toán được thực hiện cho các đơn đặt hàng cụ thể. Nó cũng giảm thiểu rủi ro thanh toán không chính xác vì bạn sẽ không thanh toán cho các hóa đơn không có PO tương ứng.
Đây là một ví dụ. Giả sử bạn cần một bộ tủ hồ sơ mới. Bạn tạo một đơn đặt hàng với kích thước, số lượng và yêu cầu cụ thể cho tủ và gửi cho nhà sản xuất. Sau khi nhà sản xuất chấp thuận đơn đặt hàng, nó sẽ tạo ra một hợp đồng pháp lý giữa hai bên. Nhà sản xuất sẽ gửi cho bạn các tủ và gửi hóa đơn cho tổng số tiền đến hạn. Hóa đơn đó sẽ tham chiếu số PO. Vì vậy, khi bạn nhận được hóa đơn, bạn có thể kiểm tra nó so với đơn đặt hàng để đảm bảo hai tài liệu khớp nhau. Nếu họ làm, hãy tiếp tục và trả tiền. Nếu họ không, ai đó đã gây ra lỗi mà bạn cần điều tra.
Làm thế nào để bạn tích hợp một hệ thống đặt hàng mua vào doanh nghiệp của bạn?
Nếu bạn chưa từng sử dụng PO trước đây, bạn sẽ được tha thứ vì nghĩ nó đơn giản như thiết lập mẫu đơn đặt hàng trong Microsoft Word hoặc phần mềm kế toán của bạn. Các tùy chọn này rất phù hợp để tạo tài liệu đặt hàng mua vật lý, nhưng có một số điều bổ sung bạn cần suy nghĩ trước khi có thể tích hợp hệ thống PO vào doanh nghiệp của mình:
Ai đang mua hàng?
Một quản trị viên đơn đặt hàng chính nên kiểm soát hệ thống đặt hàng mua. Điều này sẽ tập trung mua hàng của bạn và cung cấp cho bạn một hồ sơ rõ ràng về số tiền đang được chi tiêu. Ngay khi PO được tạo, quản trị viên có thể ngay lập tức tính chi phí vào ngân sách công ty. Về cơ bản, bạn sẽ bắt đầu bằng cách lấy thẻ tín dụng ra khỏi tay của nhân viên chung.
Quá trình nâng cao yêu cầu là gì?
Mỗi quá trình PO bắt đầu với một yêu cầu. Đây là một yêu cầu đặt hàng mà nhân viên thực hiện bất cứ khi nào họ cần mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Bạn sẽ cần tạo một mẫu yêu cầu được tiêu chuẩn hóa, sau đó tất cả các nhân viên phải sử dụng. Nhiều doanh nghiệp nhỏ cho phép nhân viên của họ chỉ cần gửi email yêu cầu của họ cho người quản lý, người sẽ liên lạc với quản trị viên để phân bổ ngân sách, phê duyệt mua hàng và tăng PO cần thiết.
Thêm một hệ thống trưng dụng đảm bảo rằng nhân viên phải có được một ngón tay cái tập trung trước khi họ mua để không có gì trượt qua các vết nứt. Ngay sau đó, bạn sẽ có đủ dữ liệu để theo dõi cách nhân viên sử dụng vật tư và mô hình mua hàng tại chỗ, chẳng hạn như, có cơ hội giảm giá mua hàng từ nhà cung cấp không?
Làm thế nào bạn sẽ đăng nhập PO?
Quản trị viên có thể chọn phê duyệt, từ chối hoặc gắn cờ yêu cầu để thảo luận thêm. Khi yêu cầu được phê duyệt, quản trị viên PO phải phân bổ số PO cho đơn đặt hàng - bạn có thể sử dụng bất kỳ mã alpha-số nào bạn muốn - và ghi lại vào sổ đăng ký PO. Duy trì đăng ký đảm bảo bạn duy trì tổng số lần mua. Bạn có thể thấy tác động của một yêu cầu trước khi bạn phê duyệt và cập nhật ngân sách của bạn mỗi khi PO được nâng lên. Đây cũng là một phần quan trọng của con đường kiểm toán, đảm bảo không có sự khác biệt nào giữa nguồn cung ứng đến và thanh toán đi ra.
Làm thế nào bạn sẽ quản lý các nhà cung cấp?
Tất nhiên, bạn sẽ cần cho các nhà cung cấp của bạn biết rằng bạn đang chuyển sang hệ thống PO. Điều này đơn giản như liên hệ với nhà cung cấp của bạn và thông báo cho họ rằng bạn sẽ gửi đơn đặt hàng trước khi bạn thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào cho hàng hóa. Cách bạn nhận PO cho nhà cung cấp tùy thuộc vào bạn - thông thường, quản trị viên sẽ gửi email trực tiếp cho người nhận.
Sau khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng của bạn, họ nên kiểm tra cẩn thận để biết lỗi trước khi chuẩn bị giao hàng. Nhiều nhà cung cấp lớn hơn được sử dụng để mua hàng được hỗ trợ bởi PO và có các hệ thống được thiết lập sẽ gắn cờ tài khoản của bạn nếu bạn cố gắng mua mà không có PO.
Làm thế nào bạn sẽ đối chiếu thanh toán hóa đơn với đăng ký PO?
Nếu bạn duy trì đăng ký PO cập nhật, thì việc đối chiếu hóa đơn hoặc sao kê thẻ tín dụng so với đơn đặt hàng không đặc biệt khó khăn hoặc tốn thời gian. Bạn chỉ đang tìm cách gắn cờ bất kỳ giao dịch mua nào không được ghi bằng PO. Sau đó, đó là một trường hợp của nhân viên đào tạo để loại bỏ bất kỳ mua vượt quá trong tương lai.
Bạn có nên tự động hóa quá trình đặt hàng?
Thay vì thực hiện thủ công, bạn có thể chọn đầu tư vào một số phần mềm mua cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Các hệ thống này có thể tự động hóa các yêu cầu và phê duyệt thường xuyên của bạn và tự động tạo PO, điều này làm cho toàn bộ điều này trở nên ít thách thức hơn. Họ cũng quản lý tài liệu mua hàng của bạn từ một nơi tập trung tại một địa điểm, có thể truy cập từ bất kỳ đâu, điều này giúp quản lý đơn đặt hàng dễ dàng hơn khi đang di chuyển. Một số hệ thống có các tính năng hữu ích khác, chẳng hạn như danh mục nhà cung cấp để giúp việc mua hàng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn cho nhân viên của bạn.
Các nền tảng rộng như chúng dài và có rất nhiều trang web đánh giá trực tuyến để giúp bạn thu hẹp các tùy chọn. Như mọi khi, hãy tận dụng các bản demo và thời gian dùng thử miễn phí, vì vậy bạn tự tin rằng mình đã đưa ra quyết định đúng đắn trước khi mua.
