Tất cả các công ty thuê và duy trì nhân viên nên duy trì một nhân viên hoặc hồ sơ nhân sự cho mỗi nhân viên mà họ thuê. Các nhà quản lý nhân sự phải cẩn thận không đưa thông tin nhạy cảm vào hồ sơ nhân viên chung, chẳng hạn như hồ sơ giải phóng mặt bằng y tế, tài chính, hình sự hoặc an ninh. Những loại thông tin này phải được lưu trữ ở một vị trí an toàn, theo luật tiểu bang và liên bang. Các loại thông tin không nhạy cảm khác nên được lưu trong một tệp nhân viên chuyên dụng để cho phép nhân viên xem xét hoặc được sử dụng làm bằng chứng trong vụ kiện việc làm.
Hồ sơ việc làm sơ bộ
Thông tin liên quan đến giao tiếp trước khi tuyển dụng, mô tả vị trí, bản sao đơn xin việc ban đầu, sơ yếu lý lịch, ghi chú phỏng vấn, lời mời làm việc, bất kỳ mẫu xác minh nào đã được ký, như đọc và hiểu sổ tay nhân viên, nên được lưu trong hồ sơ nhân viên.
Tiền lương, bảng lương và thông tin thuế
Những loại tài liệu này bao gồm hồ sơ bảng chấm công, mẫu W-4 do nhân viên hoàn thành, hồ sơ tham dự, ủy quyền tiền gửi trực tiếp, báo cáo W-2 hàng năm và các nhiệm vụ hỗ trợ trẻ em ảnh hưởng đến tiền lương mang về nhà của nhân viên.
Đánh giá hiệu suất, đánh giá và sự cố
Nếu công ty của bạn tiến hành đánh giá hiệu suất định kỳ, một bản sao của mỗi đánh giá liên quan đến một nhân viên cụ thể sẽ được đặt trong hồ sơ nhân sự của nhân viên. Ngoài ra, bất kỳ sự cố nào liên quan đến tranh chấp với nhân viên hoặc quản lý khác, vấn đề hành vi, mô hình vắng mặt, hiệu suất công việc kém và cảnh báo bằng văn bản cần được lưu ý trong hồ sơ.
Đào tạo và giáo dục
Nhiều vị trí yêu cầu đào tạo sơ bộ và liên tục, giáo dục hoặc chứng nhận. Nhà tuyển dụng nên lưu giữ hồ sơ của tất cả các chương trình đào tạo mà nhân viên hoàn thành. Nếu nhân viên được cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa học cụ thể liên quan đến công việc, một bản sao phải được lưu trong hồ sơ.
Liên hệ khẩn cấp và lợi ích
Tất cả các nhà tuyển dụng nên giữ một danh sách các liên hệ khẩn cấp cho mỗi nhân viên trong hồ sơ bất kể môi trường làm việc có nguy hiểm hay không. Ngoài ra, tất cả các lợi ích liên quan đến vị trí của nhân viên nên được ghi lại. Các quyền lợi có thể bao gồm kỳ nghỉ được thanh toán, bảo hiểm y tế, các chương trình hoàn trả học phí và bảo hiểm khác.
