Hệ thống truyền thông hiệu quả là một phần không thể thiếu của một doanh nghiệp thành công. Để duy trì tính cạnh tranh và hiệu quả, một công ty phải phát triển một cách tiếp cận có tổ chức, hiệu quả để tương ứng và giao tiếp với nhân viên của mình, cũng như với khách hàng, nhà cung cấp và các chuyên gia khác. May mắn thay, giao tiếp kinh doanh đã phát triển theo thời gian và bao gồm các loại thông điệp kinh doanh đa dạng, từ đơn giản và thử và đúng cho đến tinh vi về công nghệ.
Tin nhắn điện thoại doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều người, cuối cùng bạn sẽ phải quyết định cách tốt nhất để ghi lại và phân phối tin nhắn điện thoại đến. Một số doanh nghiệp thuê ai đó để sàng lọc các cuộc gọi điện thoại, viết tin nhắn từ người gọi và phân phối chúng cho các nhân viên mà họ dự định. Các doanh nghiệp khác sử dụng hệ thống thư thoại tự động trong đó người gọi để lại tin nhắn của họ dưới dạng ghi âm giọng nói. Với thư thoại, mỗi nhân viên có trách nhiệm theo dõi các tin nhắn của riêng mình. Một số doanh nghiệp nhỏ hơn chỉ thiết lập hộp thư thoại cho các bộ phận riêng biệt của công ty, thay vì từng nhân viên.
Bản ghi nhớ văn phòng
Bản ghi nhớ (bản ghi nhớ) là một loại thư tín nhân viên có thể sử dụng để liên lạc trong bộ phận riêng của họ hoặc giữa các bộ phận của cùng một công ty. Các bản ghi nhớ thường ngắn gọn về bản chất và không có định dạng chính thức của thư tín kinh doanh bên ngoài. Tuy nhiên, bản ghi nhớ có định dạng và cấu trúc chung. Mỗi doanh nghiệp định dạng các bản ghi nhớ theo sở thích riêng của mình, nhưng nói chung, các bản ghi nhớ hiển thị người nhận, người gửi và chủ đề ở trên cùng, đôi khi ở dạng chữ in đậm. Phần thân của thông báo nằm bên dưới thông tin này trong kiểu chữ thông thường. Nhân viên có thể giao bản ghi nhớ trực tiếp hoặc sử dụng phân phối thư liên văn phòng của công ty. Trong một số ngành nghề, chẳng hạn như các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe và pháp lý, mọi người sử dụng các bản ghi nhớ để gửi tin nhắn ngắn gọn cho các chuyên gia khác và, trong một số trường hợp, khách hàng. Mọi người có thể gửi các loại bản ghi nhớ này qua thư, qua email và bằng fax.
Email doanh nghiệp
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng thư điện tử như một cách để giao tiếp trong công ty cũng như với khách hàng, nhà cung cấp và các doanh nghiệp khác. Nếu doanh nghiệp có một trang web, nhân viên có thể có địa chỉ email với tên miền của công ty, chẳng hạn như "[email protected]." Thư điện tử có xu hướng ít chính thức hơn thư từ viết tay, một thực tế có những ưu điểm và nhược điểm của nó. Nhiều doanh nghiệp cho phép nhân viên của họ sử dụng địa chỉ email của công ty thấy hữu ích để thiết lập một tiêu chuẩn thống nhất cho email của công ty. Các công ty có thể giới hạn việc sử dụng của nhân viên chỉ cho mục đích kinh doanh và quy định chặt chẽ những loại tệp đính kèm email mà nhân viên có thể tải xuống. Nếu doanh nghiệp có thỏa thuận bảo mật với nhân viên của mình, thỏa thuận này có thể sẽ mở rộng cho việc sử dụng thư từ email của công ty. Một doanh nghiệp cũng có quyền yêu cầu nhân viên đại diện cho công ty theo hướng tích cực trong khi tương ứng với địa chỉ email của công ty. Một số doanh nghiệp có thể yêu cầu nhân viên sử dụng email của công ty để thêm chữ ký email tự động vào email của họ. Chữ ký này có thể bao gồm tên đầy đủ và chức danh của nhân viên tại công ty, cũng như tên doanh nghiệp, số điện thoại, trang web và thông tin thích hợp khác.
Phóng viên kinh doanh
Thư tín kinh doanh chuyên nghiệp có một lịch sử lâu dài và chính thức. Các doanh nghiệp thường ủy thác một thiết kế tiêu đề trên đó tất cả các thư tín kinh doanh được in. Thiết kế tiêu đề thư có thể kết hợp logo công ty cũng như thông tin liên hệ chung, chẳng hạn như địa chỉ gửi thư của công ty, số điện thoại và số fax và địa chỉ trang web. Một số công ty tùy chỉnh mẫu tiêu đề thư chính cho các cá nhân trong công ty, thêm tiện ích mở rộng cá nhân và địa chỉ email cá nhân vào thông tin liên hệ. Văn bản kinh doanh bằng văn bản có một cấu trúc chính thức. Mặc dù định dạng chính xác có thể khác nhau, nhưng nói chung, ngày nằm ở đầu thư và tên đầy đủ, tiêu đề, công ty và địa chỉ gửi thư của người nhận nằm dưới ngày. Bạn không phải thêm dòng tiêu đề hoặc nhãn trường, chẳng hạn như "Tới:" bên cạnh tên và địa chỉ của người nhận. Thư từ kinh doanh bằng văn bản sử dụng lời chào mở đầu, chẳng hạn như "Kính gửi" ở đầu, theo sau là tên của người nhận và kết thúc lời chào ở cuối, như "Trân trọng", với tên của người gửi bên dưới. Người gửi có thể muốn ký tên vào bức thư cho một liên lạc cá nhân. Nếu ai đó không phải là người gửi thư đã viết hoặc gõ nó, người đánh máy nên bao gồm tên viết tắt của người gửi, dấu hai chấm và chữ cái đầu của cô ấy bên dưới chữ ký. Nếu cùng một chữ cái được gửi cho nhiều người nhận, thì nó nên được gửi đến người nhận chính, sau đó tất cả những người nhận khác sẽ được ghi chú ở dưới cùng của email bên cạnh các chữ cái "CC", viết tắt của "bản sao carbon".
