Một bản tóm tắt điều hành thường là một phác thảo một trang về một bản ghi nhớ dài hơn, kế hoạch kinh doanh, phát hành tin tức, thỏa thuận pháp lý hoặc bất kỳ tài liệu quan trọng nào. Tóm tắt điều hành cần truyền đạt lý do tại sao, vấn đề và cách thức vấn đề một cách ngắn gọn cho một giám đốc bận rộn không có thời gian để đi sâu vào chi tiết. Bạn phải cho rằng trong khi người đọc quan tâm đến vấn đề và hiểu các khái niệm rộng hơn có liên quan, thì người đó không quen thuộc lắm với các chi tiết. Theo nguyên tắc chung, người đọc sẽ có thể trò chuyện một cách thông minh về chủ đề sau khi đọc tóm tắt điều hành.
Mô tả rõ ràng trong đoạn đầu tiên những gì đã xảy ra và tại sao nó đã xảy ra. Người đọc một bản tóm tắt điều hành có thể sẽ là một người quản lý bận rộn, người giải quyết nhiều vấn đề và tung hứng nhiều dự án mọi lúc. Do đó, bạn phải đánh vần các nguyên tắc cơ bản và định hướng lại người đọc trước khi đi vào chi tiết nhiều phút hơn. Chẳng hạn, việc mở bản tóm tắt có thể nói: "Báo cáo này nêu chi tiết thỏa thuận nhà cung cấp đã ký ngày 21 tháng 5 để đặt giá và lịch giao hàng của lốp xe sẽ được mua từ Tires Inc. cho năm tới." Việc mở này sẽ giúp người đọc nhớ lại rằng một thỏa thuận là do việc cung cấp lốp xe và phục vụ như một mũi khoan khởi động tinh thần nhanh chóng.
Liệt kê tất cả các điểm chính trong thỏa thuận, lý tưởng là ở các gạch đầu dòng riêng biệt. Điểm Bullet dễ đọc và hấp thụ hơn khi chúng phá vỡ một vấn đề phức tạp thành các bit dễ tiêu hóa. Các gạch đầu dòng cần truyền đạt những điều cơ bản của thỏa thuận, thay vì các trường hợp ngoại lệ, các điều khoản đặc biệt hoặc chi tiết kỹ thuật. Giám đốc điều hành không xử lý lốp xe mỗi ngày có lẽ sẽ muốn biết rằng Tires Inc. đã đồng ý thực hiện các đơn đặt hàng lốp xe trong vòng 25 ngày theo lịch, nhưng không cần biết rằng nếu một đơn đặt hàng cho hơn 50.000 lốp, thời gian dẫn này tăng lên đến 30 ngày hoặc đối với lốp xe có đường kính lớn hơn 19 inch áp dụng quy tắc đặc biệt. Đơn giản chỉ cần thêm rằng các đơn đặt hàng lớn và kích cỡ lốp nhất định liên quan đến các điều khoản đặc biệt sẽ đủ. Hãy nhớ rằng người đọc luôn có thể tham khảo thỏa thuận pháp lý đầy đủ để biết chi tiết.
Giải thích tại sao thỏa thuận pháp lý là quan trọng. Vì người đọc có thể sẽ không phải là một chuyên gia trong khu vực, anh ấy hoặc cô ấy sẽ phụ thuộc vào bạn để giải thích tầm quan trọng của thỏa thuận này. Là giá có lợi bất thường, thời gian dẫn đặc biệt ngắn hoặc hình phạt rất dốc cho việc không hoàn thành đơn đặt hàng đúng hạn? Giải thích những điểm mạnh và, nếu có, điểm yếu của thỏa thuận. Hãy nhớ rằng nếu bạn là động lực thúc đẩy thỏa thuận, đây cũng là thời điểm thích hợp và có thể là thời điểm duy nhất để nhận tín dụng cho thành tích của bạn.
Kết thúc bản tóm tắt bằng cách liệt kê các bước tiếp theo. Việc ký kết thỏa thuận có thể cần phải có các hành động bổ sung, như sự chấp thuận của trụ sở chính, hoặc bản thân thỏa thuận có thể chưa hoàn chỉnh, bao gồm một điều khoản quy định rằng lịch trình cung cấp cho lốp xe tải không được quy định trong tài liệu pháp lý này và một thỏa thuận bổ sung sẽ được ký cho họ trong tương lai gần. Dự đoán "hướng tới tương lai" này sẽ đưa bản tóm tắt đến một kết luận hợp lý và mang đến cho người đọc cảm giác tốt về những gì mong đợi tiếp theo. Nó sẽ tạo tiền đề cho bản tóm tắt điều hành tiếp theo có khả năng sẽ theo sau.
