Ở đó, luôn luôn có rất nhiều chuyến đi trong một chuyến thăm trang web công nghiệp, đặc biệt nếu dòng dưới cùng của một công ty phụ thuộc vào báo cáo mà bạn sẽ gửi cho các nhà lãnh đạo công ty sau chuyến thăm. Phần dễ dàng trong công việc của bạn sẽ khiến nhân viên nhà máy đưa bạn đến văn phòng và khu vực làm việc mà bạn yêu cầu để đánh giá. Phần khó là chắc chắn chuyến tham quan bạn thực hiện và các bài thuyết trình đưa ra mô tả chính xác về các điểm bạn quan tâm mà bạn đã chịu trách nhiệm điều tra và đánh giá. Sau khi bạn hoàn thành đánh giá, hãy soạn thảo báo cáo chuyến thăm công nghiệp để tóm tắt kết quả của bạn.
Biết luật
Điều quan trọng cần lưu ý là báo cáo chuyến thăm công nghiệp không nhất thiết là một yêu cầu pháp lý, mà bao gồm thông tin được biên soạn bởi một số chủ nhân tự nguyện để đánh giá các chương trình quản lý rủi ro và an toàn của công ty. Đây không phải là một yêu cầu của Đạo luật Sức khỏe và An toàn Nghề nghiệp liên bang năm 1970, được gọi là OSHA. Tuy nhiên, mỗi tiểu bang có các yêu cầu riêng theo OSHA, vì vậy hãy chắc chắn biết các quy tắc áp dụng cho tổ chức của bạn. Một báo cáo chuyến thăm công nghiệp có thể hữu ích trong việc trình bày thông tin quản lý rủi ro và an toàn cho các công ty bảo hiểm tiềm năng và cũng giúp một tổ chức xác định các cách để cải thiện các biện pháp an toàn của nhân viên.
Hãy cẩn thận và ghi chú
Để viết báo cáo chuyến thăm công nghiệp chất lượng cao, điều quan trọng là sử dụng một số phương pháp thu thập thông tin: Mang theo một miếng đệm và bút hoặc một thiết bị kỹ thuật số để ghi chú về các chủ đề mà bạn được ủy quyền thu thập. Theo dõi các quan sát và thu thập các tờ rơi nhận được từ máy chủ của bạn. Suy nghĩ về chuyến thăm của bạn và ghi chú vào cuối ngày làm việc. Điều này sẽ đặc biệt quan trọng đối với các chuyến thăm trang web công nghiệp kéo dài vài ngày.
Hỏi câu hỏi
Don mệnh ngần ngại đặt câu hỏi và tìm kiếm câu trả lời chi tiết, kiên trì khi cần thiết để biết thêm thông tin. Yêu cầu tài liệu hỗ trợ và theo dõi các chi tiết cụ thể. Lưu ý ngày hoặc ngày của chuyến thăm của bạn, chi nhánh và vị trí trang web, số lượng nhân viên và cảnh quay vuông của tòa nhà. Đính kèm một bản đồ của các khu vực truy cập cũng hữu ích. Lưu ý các bộ phận khác nhau, số lượng nhân viên trong mỗi bộ phận và tên của những người bạn nói chuyện.
Biết những gì cần bao gồm
Bắt đầu báo cáo chuyến thăm công nghiệp bằng cách nêu rõ các mục tiêu của chuyến thăm của bạn và theo dõi từng mục tiêu với các quan sát đạt được về việc mục tiêu có được đáp ứng hay không. Chi tiết cụ thể liên quan đến các mục tiêu cũng hữu ích. Bao gồm càng nhiều chi tiết càng tốt về kiểm tra, thực hành công việc và an toàn, và sự đa dạng của các yếu tố khác duy nhất cho trang web công nghiệp bạn đang truy cập. Thiết bị an toàn tại chỗ và các tính năng khác đảm bảo an toàn cho nhân viên (và khách hàng, nếu có) cần được lưu ý.
Tóm tắt tài liệu về các biện pháp an toàn
Báo cáo của bạn nên bao gồm thông tin liên quan đến các chính sách, bộ phận và thủ tục chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn. Xem xét và bao gồm tóm tắt nhật ký an toàn, thường bao gồm hồ sơ bảo dưỡng xe, xác minh kiểm tra ma túy và nhật ký an toàn OSHA. Thông tin bồi thường công nhân cũng có thể được bao gồm. Sẽ rất hữu ích khi chuẩn bị một bảng chú giải hoặc chỉ mục theo dõi các tệp đính kèm thu được trong chuyến thăm của bạn mà bạn cần chia sẻ. Cũng dự thảo một bản tóm tắt điều hành một trang tổng hợp các thông tin quan trọng nhất trong báo cáo của bạn. Đặt nó ở phía trước của tài liệu thuyết trình để những người yêu cầu tổng quan về chuyến thăm của bạn có thể nhận được những gì họ cần một cách nhanh chóng từ trang này.
Kiến nghị
Báo cáo của bạn cũng nên bao gồm các kết luận và khuyến nghị dựa trên những quan sát của bạn trong chuyến thăm. Hãy thẳng thắn, khách quan và cô đọng trong việc làm cho họ. Sử dụng thận trọng khi bao gồm thông tin nhạy cảm xuất hiện theo cách của bạn trên trang web. Đề xuất của bạn cho các biện pháp bảo mật nâng cao có lẽ là một trong những phần quan trọng nhất của báo cáo. Nếu một công ty không cung cấp huấn luyện an toàn thường xuyên và cập nhật các thông lệ tốt nhất, hãy lưu ý cách kết hợp vào văn hóa của công ty. Các khuyến nghị có thể là cả chủ động và phản ứng, đặc biệt là khi minh họa cách công ty và nhân viên của công ty nên phản ứng trong trường hợp khẩn cấp tại nơi làm việc. Cũng cần có những nỗ lực phòng chống thiên tai tại chỗ.
Hãy là biên tập viên của riêng bạn
Khi bạn đã biên soạn các ghi chú của mình và viết báo cáo, hãy đảm bảo rằng nó đáp ứng các yêu cầu được thiết lập bởi chính sách của công ty về độ dài và nội dung bắt buộc. Nếu điều này chưa được đặt ra cho bạn, hãy nhắm đến một báo cáo năm trang với các tệp đính kèm hỗ trợ. Hãy chắc chắn rằng các trang báo cáo được đánh số. Thêm tiêu đề, dấu đầu dòng và tiêu đề phụ giúp tổ chức nội dung và tăng cường khả năng đọc. Kiểm tra kỹ các sự kiện chống lại ghi chú tại chỗ của bạn. Tất nhiên, luôn luôn chạy trình kiểm tra chính tả và sau đó đưa báo cáo đọc lần thứ hai để bắt lỗi. Và quan trọng nhất, nộp báo cáo trang web công nghiệp kịp thời.
