Tất cả các doanh nghiệp phải giữ một số loại sổ cái trong trường hợp người thu thuế hoặc Đại lý IRS đến gõ cửa. Một sổ cái có thể được giữ trong một chương trình bảng tính như Microsoft Excel, nhưng vẻ đẹp của một cuốn sổ cái vật lý là tính di động của nó. Bạn có thể mang sổ cái về nhà mỗi đêm hoặc mang nó đến các nhà đầu tư để cung cấp cho họ một bức tranh về cách công ty đang hoạt động tài chính. Bạn cũng nên giữ một cuốn sổ cái cho các chi phí cá nhân, như một loại sổ đăng ký kiểm tra được tôn vinh.
Vẽ sáu dòng dọc xuống trang đầu tiên của cuốn sổ cái, để lại bảy cột. Lưu ý rằng một số cuốn sổ cái được trình bày trước, nhưng vẫn có thể được thay đổi bằng bút.
Dán nhãn bảy cột "Ngày", "Mô tả", "Tín dụng", "Ghi nợ", "Số dư", "Số kiểm tra" và "Phê duyệt".
Sử dụng dòng đầu tiên trong sổ cái để ghi lại số dư bắt đầu. Theo mô tả, viết "Số dư bắt đầu" (và "Chuyển tiếp số dư" trên các trang tiếp theo) và nêu số tiền bắt đầu trong cột "Số dư".
Ghi lại tất cả doanh số, các khoản phải thu hoặc các khoản thanh toán trong cột "Tín dụng", liệt kê ngày và mô tả trong các cột thích hợp nêu chi tiết lý do tại sao tiền được nhận.
Ghi lại tất cả các giao dịch mua, tài khoản phải trả và tiền lương trong cột "Ghi nợ", liệt kê ngày và mô tả chi tiết lý do tại sao tiền được phân tán. Liệt kê số kiểm tra trong cột "Số kiểm tra". Có người quản lý hoặc nhân viên kế toán ban đầu trong cột "Phê duyệt".
Duy trì số dư hiện tại sau mỗi giao dịch tín dụng và ghi nợ để có được hình ảnh về nơi công ty có tài chính và để đảm bảo số séc tiếp theo được sử dụng và không có séc nào bị đánh cắp.
Giữ biên lai cho tất cả các giao dịch. Lưu cuống séc để thanh toán và hóa đơn thanh toán. Đặt các biên lai này trong một phong bì manila để đi kèm với sổ cái. Gửi các mục đi hàng tháng cùng với một bản sao của tệp sổ cái của tháng đó.
Lời khuyên
-
Viết tất cả các giao dịch tại thời điểm giao dịch. Bạn không muốn bị bỏ lại với các khoản tín dụng và ghi nợ có giá trị trong ngày để ghi vào cuối tháng.
