Báo cáo chi phí là một báo cáo được đệ trình cho khách hàng hoặc chủ lao động, trong đó nêu chi tiết các chi phí mà nhân viên hoặc nhà thầu đã trả trong khi hoàn thành nhiệm vụ cho khách hàng hoặc chủ lao động. Báo cáo chi phí cũng được duy trì bởi các chủ doanh nghiệp cho các mục đích thuế.
Chức năng
Một báo cáo chi phí ghi lại các chi phí thực hiện một hoạt động nhất định, được chuyển cho người, tổ chức hoặc công ty thay mặt cho hoạt động đó được thực hiện. Thông thường một báo cáo chi phí chỉ chi tiết các chi phí mà người chuẩn bị muốn được hoàn trả cho việc phát sinh. Biên lai và nhật ký thường được cung cấp để hỗ trợ báo cáo chi phí để xác minh rằng các chi phí đã thực sự phát sinh.
Sử dụng
Báo cáo chi phí thường được sử dụng để hoàn trả cho các nhà thầu và nhân viên bằng cách đảm bảo họ tuân thủ chính sách chi phí nội bộ cũng như các quy tắc của Sở Thuế vụ về việc khấu trừ chi phí kinh doanh. Báo cáo chi phí cũng được giữ lại để cung cấp bằng chứng cho IRS rằng một số chi phí đã phát sinh trong quá trình kinh doanh.
Các chi phí phổ biến nhất mà nhân viên được hoàn trả là chi phí đi lại, ăn uống và giải trí.
Chi phí đi lại
Vé máy bay, số dặm trên phương tiện cá nhân, phí cầu đường, phí thuê xe, phòng khách sạn, bữa ăn trên đường, tiền trả cho nhân viên phục vụ khách sạn và phí đỗ xe sân bay là tất cả các ví dụ về chi phí mà nhiều khách hàng hoặc chủ lao động sẽ hoàn trả nếu báo cáo chi phí các chi phí được cung cấp.
Các bữa ăn và chi phí giải trí
Đưa một khách hàng tiềm năng ra ngoài ăn trưa, hoặc tổ chức một chương trình khuyến mãi tại quán bar với đồng nghiệp là cả hai ví dụ về chi phí ăn uống và giải trí mà khách hàng hoặc chủ lao động có thể hoàn trả khi được cung cấp báo cáo chi phí. Trước khi hoàn trả, người sử dụng lao động hoặc khách hàng có thể yêu cầu biên lai ghi lại các mẹo về tài liệu và các khoản phí dịch vụ khác.
Tài khoản chi tiêu thẻ tín dụng
Nhiều tổ chức và tập đoàn yêu cầu nhân viên thanh toán chi phí kinh doanh bằng thẻ tín dụng được cấp dưới tên của nhân viên. Nhân viên thường chịu trách nhiệm cá nhân trong việc thanh toán hóa đơn.
Tổ chức hoặc công ty sẽ nhận được một bản sao của hóa đơn và sẽ hoàn trả các chi phí được phản ánh trên hóa đơn thẻ tín dụng này khi các tài liệu hỗ trợ như biên lai, nhật ký và chứng minh kinh doanh được cung cấp dưới dạng báo cáo chi phí.
Cảnh báo
Điều quan trọng là phải hiểu chính sách chi phí hoặc kỳ vọng của khách hàng / nhà tuyển dụng trước khi phát sinh chi phí dự kiến hoàn trả. Rất ít điều có thể làm hỏng mối quan hệ giữa nhà thầu và khách hàng nhanh hơn là bất đồng về tiền bạc.
Nó thường là một ý tưởng tốt để giữ một bản sao các biên lai được gửi với một báo cáo chi phí, trong trường hợp phải nộp bản sao trùng lặp.
