Không có quy tắc khó và nhanh khi viết cho nhiều người bao gồm một ban giám đốc, điều đó có nghĩa là bạn có một số tùy chọn để giải quyết thư của bạn. Nói chung, bạn sẽ chuẩn bị một chữ cái khi bảng quá lớn, nó trở nên cồng kềnh khi giải quyết từng giám đốc. Đối với các bảng nhỏ hơn, bạn có thể viết một chữ cái riêng cho mỗi người và sử dụng ký hiệu "bản sao carbon" để tham chiếu cho những người nhận khác.
Khi viết lên một bảng lớn
Trường hợp hội đồng quản trị bao gồm năm cá nhân trở lên - con số này là hướng dẫn, không phải là quy tắc - thông thường là chuẩn bị một lá thư gửi đến hội đồng quản trị dưới dạng một nhóm và gửi đến công ty mà họ quản lý. Đây là một ví dụ:
Hội đồng quản trị
Tập đoàn bất động sản ABC
Phố thành phố 123
San Francisco, CA 94105
Lời chào của bạn nên đọc "Kính gửi Ban giám đốc:" hoặc "Các thành viên của Hội đồng thân mến:" theo sau là dấu hai chấm, không phải dấu phẩy. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc thành viên hội đồng quản trị khác, bạn có thể chấp nhận sử dụng lời chào không chính thức "Kính gửi" hoặc "Kính gửi tất cả:"
Sử dụng Khối phân phối
Vì nhiều hội đồng gặp nhau không thường xuyên, có thể mỗi tháng một lần hoặc lâu hơn, bạn có thể muốn gửi một bản sao của thư nhóm cho mỗi thành viên hội đồng quản trị tại nhà hoặc địa chỉ kinh doanh cố định của họ. Điều này đảm bảo rằng thư của bạn được đọc và có thể được xử lý trước cuộc họp hội đồng tiếp theo. Để đạt được điều này, hãy viết một khối phân phối ở cuối thư liệt kê tên và địa chỉ của từng thành viên hội đồng. In ra một vài bản sao của bức thư và gửi một bản sao cho mỗi người trong danh sách phân phối.
Khi viết lên một bảng nhỏ
Khi giải quyết một ban giám đốc nhỏ hơn - ví dụ, với ba hoặc bốn giám đốc - bạn nên liệt kê từng người nhận theo tên. Khối địa chỉ của bạn bây giờ trông giống như thế này:
Bà Robin Birch, Chủ tịch
Ông Jack Haslam, Giám đốc
Tiến sĩ Olivia Blower, Giám đốc
Hội đồng quản trị tài sản ABC
Phố thành phố 123
San Francisco, CA 94105
Lời chào của bạn sau đó nên liệt kê tên của các giám đốc theo cùng thứ tự với khối địa chỉ: "Kính gửi bà Birch, ông Haslam và Tiến sĩ Blower:" Sử dụng tên đầu tiên nếu bạn biết rõ về người nhận và đây là thông thường của bạn phương thức giao tiếp. Nghi thức xã giao yêu cầu bạn gửi một lá thư riêng cho mỗi người, vì vậy hãy in và ký một bản gốc của bức thư và phong bì cho mỗi người nhận.
Sử dụng ký hiệu CC
Trường hợp các thành viên hội đồng được đặt tại các địa chỉ khác nhau, việc viết một lá thư riêng cho mỗi người nhận là điều hợp lý. Tại đây, bạn nên sử dụng ký hiệu "bản sao lịch sự" hoặc "bản sao carbon" để cho mỗi người nhận biết ai khác đã nhận được thư. Thực hiện việc này bằng cách thêm các chữ cái "cc:" theo sau là tên của những người nhận khác ở cuối thư, ngay bên dưới chữ ký và tên in của bạn. Đây là một ví dụ về định dạng:
Bà Robin Birch, Chủ tịch
Hội đồng quản trị tài sản ABC
Phố thành phố 123
San Francisco, California 94105
Kính gửi bà Birch:
Lá thư
Trân trọng, Tên của bạn
CC: Ông Jack Haslam, Tiến sĩ Olivia Blower
Bạn sẽ gửi thư thứ hai của mình cho "Ông Jack Haslam" gửi cho "Bà Robin Birch và Tiến sĩ Olivia Blower", v.v. Bạn nên đọc lại tất cả các bản sao của mình để đảm bảo bạn đã bao gồm đúng tên người nhận và tên bản sao lịch sự.
