Bán hàng và biên lai tiền mặt thúc đẩy sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần bán hàng để mang lại tiền, xây dựng lợi nhuận và tài trợ cho sự tăng trưởng trong tương lai. Biên lai tiền mặt theo sau bán hàng và đại diện cho các khoản thanh toán được thực hiện bởi khách hàng. Các công ty cũng nhận được thanh toán tiền mặt cho lợi nhuận mua hàng. Nhân viên kế toán ghi lại các giao dịch bán hàng và nhận tiền mặt cho doanh nghiệp.
Nhật ký bán hàng
Các công ty bán sản phẩm hoặc dịch vụ theo hai cách, hoặc để lấy tiền mặt hoặc cho một lời hứa thanh toán trong tương lai. Những giao dịch này có thể được ghi lại trong tạp chí chung. Kế toán sử dụng một nhật ký chung để ghi lại tất cả các giao dịch tài chính không được ghi lại ở bất kỳ nơi nào khác.
Tạp chí chung bao gồm ba cột chính. Đầu tiên được gắn nhãn "Mô tả", thứ hai được gắn nhãn "Ghi nợ" và thứ ba được gắn nhãn "Tín dụng". Nếu khách hàng thanh toán tiền mặt tại thời điểm bán, kế toán ghi lại giao dịch vào nhật ký chung bằng cách viết "Tiền mặt" vào cột "Mô tả" và số tiền đô la trong cột "Ghi nợ". Trên hàng tiếp theo, kế toán viết "Bán hàng" trong cột "Mô tả" và số tiền đô la trong "Tín dụng".
Nếu khách hàng hứa sẽ trả tiền trong tương lai cho sản phẩm hoặc dịch vụ được bán, kế toán sẽ ghi các khoản phải thu trong cột Desciption và số tiền đô la trong cột Ghi nợ. Trên hàng tiếp theo, kế toán viết Doanh số trong cột Mô tả và số tiền đô la trong cột Tín dụng.
Tạp chí bán hàng
Đối với các mục bán hàng định kỳ trên tài khoản, một số công ty sử dụng một tạp chí công ty con cụ thể cho mục đích này. Một tạp chí công ty con đơn giản hóa việc ghi lại các mục sử dụng cùng một tài khoản cho mỗi mục. Ngày được ghi trong cột đầu tiên của tạp chí bán hàng và tên khách hàng trong lần thứ hai. Tạp chí bán hàng chỉ bao gồm một cột để ghi lại số tiền đô la của giao dịch. Số tiền được nhập trong cột này thể hiện khoản ghi nợ cho "Tài khoản phải thu" và tín dụng cho "Doanh số".
Nhật ký hóa đơn tiền mặt
Khi một công ty nhận được các khoản thanh toán bằng tiền mặt để bán hàng hoặc như các khoản thanh toán tiền nợ, các khoản thanh toán được ghi lại trong nhật ký chung nếu không có tạp chí công ty con nào tồn tại. Kế toán ghi nợ vào "Tiền mặt" bất kể mục đích thanh toán là gì. Nếu thanh toán bằng tiền mặt để bán, kế toán sẽ ghi có vào "Bán hàng". Nếu thanh toán bằng tiền mặt để thanh toán tiền nợ, kế toán ghi lại tín dụng vào "Tài khoản phải thu".
Nhật ký nhận tiền mặt
Đối với các mục nhận tiền mặt định kỳ, một số công ty sử dụng một tạp chí công ty con cụ thể cho mục đích này. Tạp chí biên lai tiền mặt, hoặc tạp chí phụ trợ cho biên lai tiền mặt, hoạt động tương tự như tạp chí bán hàng. Kế toán ghi ngày tháng trong cột đầu tiên. Nếu biên nhận là để thanh toán tiền nợ, tên khách hàng được ghi lại trong cột thứ hai. Nếu biên nhận là cho mục đích khác, một mô tả được ghi lại trong cột thứ hai. Tạp chí biên lai tiền mặt bao gồm ba cột để ghi lại số tiền đô la của giao dịch. Một cột, được gắn nhãn "Ghi nợ tiền mặt" được sử dụng để ghi lại lượng tiền mặt nhận được. Một cột khác có nhãn "Tín dụng khoản phải thu" được sử dụng để ghi lại số tiền đã trả trên số tiền nợ. Cột thứ ba có nhãn "Tín dụng khác" được sử dụng để nhập số tiền của giao dịch.
