Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, thường được gọi là GAAP, là các tiêu chuẩn mà hầu hết các kế toán doanh nghiệp tuân thủ. Bằng cách sử dụng các nguyên tắc tương tự, tất cả các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng tài khoản của họ dễ dàng cho kiểm toán viên tuân theo. GAAP yêu cầu tiền lương được liệt kê như một khoản chi phí, nhưng vì các doanh nghiệp không trả lương cho nhân viên mỗi ngày, kế toán phải điều chỉnh sổ sách để hạch toán tiền lương chưa được trả vào cuối kỳ kế toán.
Chi phí tích lũy
Tiền lương được coi là chi phí tích lũy theo GAAP. Tiền lương tích lũy trong suốt thời gian trả lương cho đến khi người sử dụng lao động trả cho nhân viên. Do đó, kế toán liệt kê tiền lương như một khoản chi phí tích lũy và liệt kê mức lương chưa được trả tại thời điểm báo cáo là "tiền lương phải trả", để số dư sổ cái và tiền lương được báo cáo đúng ngay cả khi họ chưa được trả.
Cuối năm
Nếu nhân viên kiếm được tiền lương vào cuối một năm nhưng không được trả tiền cho đến năm sau, kế toán phải tính đến tiền lương trong cả sổ cái kế toán tháng 12 và tháng 1. Vào tháng 12, kế toán liệt kê tổng số tiền lương kiếm được như một khoản chi phí và sau đó mang nó đến tháng 1 dưới dạng tiền lương phải trả. Vào tháng 1, kế toán liệt kê tiền lương kiếm được trong tháng 1 là một khoản chi phí và sau đó liệt kê tiền lương phải trả từ tháng 12 bên dưới để làm rõ từng phần của tiền lương còn nợ đến từ đâu. Ví dụ: nếu nhân viên kiếm được 5.000 đô la vào tháng 12 và sau đó là 8.000 đô la trong tuần đầu tiên của tháng 1, thì vào tháng 12, 5.000 đô la được liệt kê là tiền lương phải trả và trong tháng 1, 8.000 đô la được liệt kê là chi phí lương, trong khi 5.000 đô la được liệt kê là tiền lương phải trả cho tổng số chi phí lương 13.000 USD.
Cân nhắc
Mức lương phải được ghi nhận là một khoản chi phí tích lũy vì hầu hết các công ty không trả lương cho nhân viên hàng ngày. Vì vậy, mỗi ngày nhân viên làm việc, họ tích lũy tiền lương phải trả cho họ vào ngày trả lương. Do đó, tiền lương tích lũy trở thành một khoản nợ phải trả cho đến khi công ty trả hết. Nếu một công ty đã trả lương cho nhân viên hàng ngày, tiền lương sẽ được liệt kê dưới dạng chi phí trực tiếp thay vì chi phí tích lũy.
Yêu cầu tóm tắt
GAAP yêu cầu kế toán liệt kê một bản tóm tắt của tất cả các mức lương dưới dạng một chi tiết đơn hàng thay vì liệt kê mỗi mức lương riêng lẻ như một trách nhiệm cá nhân. Điều này làm cho kế toán rõ ràng hơn. Ví dụ, kế toán liệt kê tổng số trách nhiệm là 8.000 đô la nếu họ nợ tất cả nhân viên 8.000 đô la thay vì liệt kê giá trị chính xác của mỗi phiếu lương mà công ty nợ cho nhiều nhân viên khác nhau.
