Theo dõi hàng tồn kho chắc chắn không phải là một trong những phần thú vị nhất của việc điều hành kinh doanh sản phẩm. Nó đòi hỏi công việc thủ công cứng (nâng, di chuyển, đếm), giấy tờ và toàn bộ thời gian đằng sau một máy tính. Tin tốt là một khi cuối cùng bạn đã thiết lập hệ thống theo dõi hàng tồn kho của mình, doanh nghiệp của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn nhiều. Bạn sẽ có thể theo dõi các xu hướng bán hàng và lợi nhuận, bạn sẽ biết khi nào là thời điểm lý tưởng để đặt hàng hoặc sản xuất nhiều sản phẩm hơn và bạn sẽ có thể tổng hợp báo cáo tài chính cuối năm và tóm tắt nhanh hơn.
Đếm sản phẩm của bạn để xác định hàng tồn kho bắt đầu. Khi bạn có số liệu cuối cùng, trước tiên hãy phân loại hàng tồn kho của bạn theo tên sản phẩm, sau đó theo các thuộc tính cụ thể khác của sản phẩm như màu sắc, kích thước, ngày hoặc kiểu dáng. Ví dụ: nếu bạn giữ áo phông thêu làm hàng tồn kho, bạn sẽ muốn phân loại chúng theo thông điệp trên áo phông, sau đó theo màu, sau đó theo kích thước. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và tìm thấy hàng tồn kho bạn cần.
Tạo bảng tính trong Microsoft Excel để theo dõi khoảng không quảng cáo nếu bạn có ít hơn 10 loại sản phẩm trong kho. Tạo một bảng tính mới cho mỗi sản phẩm và bắt đầu bằng cách liệt kê số lượng hàng tồn kho ban đầu. Từ thời điểm đó, trừ tất cả doanh số của từng sản phẩm đi ra ngoài theo thông tin đăng ký của bạn trên cơ sở hàng tuần. Thêm hàng tồn kho mới khi nó đến. Điều chỉnh tổng hàng tồn kho khi có sản phẩm trả lại. Hãy chắc chắn bao gồm ngày bên cạnh mỗi mục.
Nếu bạn có hơn 10 loại sản phẩm cần kiểm kê, hãy xem xét việc thiết lập cơ sở dữ liệu khoảng không quảng cáo trong Microsoft Access (xem Tài nguyên để biết liên kết đến mẫu bạn có thể sử dụng). Các mẫu kho lưu trữ cơ sở dữ liệu Microsoft Access hấp dẫn hơn, tự động và dễ sử dụng. Nó cũng cho phép bạn in báo cáo hàng tồn kho thuận tiện để theo dõi doanh số, bổ sung hàng tồn kho và trả lại.
Nếu bạn là nhà bán lẻ tại cửa hàng bán nhiều mặt hàng khác nhau, hãy mua phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp để tích hợp với máy quét mã vạch và (các) đăng ký trong cửa hàng của bạn. Điều này sẽ tốn kém, nhưng đáng giá vì nó sẽ trở nên quá tải và tốn thời gian để cập nhật thủ công cơ sở dữ liệu với nhiều mục cần theo dõi (xem Tài nguyên để biết đề xuất phần mềm theo dõi hàng tồn kho). Nếu bạn là nhà bán buôn, nhà phân phối hoặc nhà sản xuất chỉ làm việc với hóa đơn (không bán hàng trực tiếp cho khách hàng), bạn cũng có thể theo dõi hàng tồn kho của mình bằng cách sử dụng giấy tờ hóa đơn.
Nếu bạn là một nhà bán lẻ cửa hàng, hãy kiểm tra hàng tồn kho thủ công ít nhất một lần một năm để đảm bảo rằng hàng tồn kho trên giấy khớp với hàng tồn kho trong cửa hàng. Do co ngót (trộm cắp), các con số có thể khác nhau đáng kể nếu việc kiểm tra hàng tồn kho thông thường không được thực hiện. Thay đổi số trên hệ thống máy tính của bạn để phản ánh độ co ngót.
Lời khuyên
-
Nếu bạn có một cửa hàng rất lớn, bạn có thể thuê một công ty bên thứ ba đến và kiểm tra hàng tồn kho thủ công của bạn. Họ thường sẽ làm công việc của họ sau khi cửa hàng đóng cửa và vào ban đêm. Mặc dù thu hẹp chắc chắn là vấn đề đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, số tiền bạn mất có thể được xóa sổ, cung cấp cho bạn một lợi ích thuế trong tương lai. Đây là một lý do khác tại sao việc kiểm tra hàng tồn kho thủ công thường xuyên rất quan trọng khi bạn vận hành một doanh nghiệp bán lẻ.
