Nếu bạn là một diễn giả, nhà tư vấn hoặc nhà giáo dục, hội thảo có thể là doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp khác, hội thảo có thể là một trong những phương pháp tốt nhất để bạn tiếp thị doanh nghiệp của mình. Dù lý do của bạn là gì để tổ chức hội thảo, cần tuân thủ các bước cơ bản tương tự để tạo ra một sự kiện diễn ra suôn sẻ và gây ấn tượng với người tham gia.
Chọn chủ đề của bạn. Nếu bạn là nhà tư vấn hoặc diễn giả, có khả năng bạn đã được yêu cầu nói chuyện với một nhóm về một chủ đề nhất định. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp tổ chức hội thảo để quảng bá doanh nghiệp của mình, bạn nên chọn một chủ đề sẽ thu hút khách hàng mục tiêu của mình. Ví dụ, một luật sư có thể tổ chức một hội thảo miễn phí cho công chúng về kế hoạch bất động sản.
Chọn địa điểm của bạn. Cố gắng ước tính số lượng người tham gia bạn sẽ có và chọn một địa điểm sẽ có không gian rộng rãi cho mọi người ngồi thoải mái. Bạn cũng sẽ phải cân nhắc về giá khi chọn địa điểm. Một số địa điểm có thể có phí thuê phòng vài trăm hoặc thậm chí hàng ngàn đô la, trong khi những địa điểm khác hợp lý hơn nhiều. Các khách sạn thường có phòng tiệc nơi các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức các hội nghị, vì vậy đó có thể là một nơi tốt để bắt đầu tìm kiếm địa điểm của bạn.
Tạo và gửi thư mời. Tùy thuộc vào quy mô và hình thức của sự kiện, lời mời của bạn có thể từ một tài liệu đơn giản được tạo trong Microsoft Word đến một thiết kế lạ mắt được tạo ra bởi một nhà thiết kế chuyên nghiệp. Gửi thư mời của bạn trước vài tuần để cho phép người tham gia có kế hoạch tham dự. Đừng gửi thư mời trước cho đến nay họ có thể quên trước khi ngày hội thảo thực sự đến. Bạn cũng có thể gửi email lời mời của mình, nhưng hãy nhớ rằng chúng có thể nằm trong thư mục thư rác của một số người nhận.
Quyết định xem bạn sẽ cung cấp bữa ăn trưa hoặc giải khát nhẹ. Nếu hội thảo của bạn diễn ra trong vài giờ, thật tuyệt vời khi có đồ giải khát nhẹ. Nếu hội thảo của bạn bắt đầu vào sáng sớm hoặc chạy trong giờ ăn trưa, thì nên cung cấp bữa trưa. Một số địa điểm có yêu cầu bạn sử dụng các dịch vụ của người phục vụ trong nhà của họ khi tổ chức một sự kiện tại cơ sở. Hãy chắc chắn rằng bạn biết các quy tắc của hợp đồng của bạn trước khi bạn yêu cầu giải khát.
Tạo tài liệu thuyết trình của bạn. Tạo bản sao của tờ rơi hoặc in chúng tại một máy in chuyên nghiệp. Bạn có thể muốn tạo một bản trình bày PowerPoint để bạn có một tài liệu tham khảo trực quan khi bạn hoặc diễn giả của bạn đang trình bày tài liệu. Bạn có thể dễ dàng tạo bản tin cho người tham gia bằng cách chọn "bản phát" trong tùy chọn in. Hãy chắc chắn rằng bạn chọn ba trên mỗi trang và những người tham gia của bạn sẽ có thể ghi chú trực tiếp trên tờ rơi của họ.
Một vài ngày trước sự kiện, hãy hoàn tất số lượng người tham dự dựa trên RSVP của bạn. Nếu bạn chọn, bạn có thể gọi cho những người khác mà bạn đã mời để nhắc họ về sự kiện của bạn và cho họ một cơ hội cuối cùng để đăng ký. Để lại tin nhắn cho bất cứ ai bạn không liên lạc, nếu có thể, và hướng dẫn họ gọi cho bạn càng sớm càng tốt nếu họ dự định tham dự.
Tạo một bảng đăng nhập và bảng tên. Thật tuyệt khi những người tham gia hội thảo có thể gặp gỡ những người khác và ngay lập tức nhìn thấy tên của họ và họ đến từ đâu. Nó giúp loại bỏ một số cảm giác khó chịu mà mọi người có khi giới thiệu bản thân với những người mới. Một tờ đăng nhập sẽ tỏ ra hữu ích nếu bạn dự định cung cấp bất kỳ loại tín dụng giáo dục thường xuyên nào cho người tham gia hoặc nếu bạn chỉ muốn giữ liên lạc với những người tham gia sau hội thảo. Bạn có thể hỏi tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của họ. Thật là khôn ngoan khi cung cấp một hộp họ có thể kiểm tra nếu họ không muốn nhận thêm thông tin từ bạn.
Tạo các gói cho mỗi cài đặt bảng. Bạn có thể muốn bao gồm các tài liệu quảng cáo và tài liệu quảng cáo khác về doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng sẽ muốn cung cấp một cái gì đó cho những người tham gia của bạn để viết và một cây bút để họ viết. Nếu bạn không có các mặt hàng này với logo doanh nghiệp của bạn, địa điểm tổ chức sự kiện của bạn có thể có bút và miếng đệm mà họ sẽ vui lòng cung cấp.
Xác nhận chi tiết với người liên lạc của bạn tại địa điểm của bạn một vài ngày trước sự kiện của bạn. Bạn cũng nên xác nhận số lượng đầu cuối cùng với người cung cấp thực phẩm nếu bạn đang phục vụ thức ăn. Hãy chắc chắn để cho người cung cấp thực phẩm của bạn biết nếu bạn cần họ cung cấp các sản phẩm giấy, chẳng hạn như đĩa, khăn ăn hoặc cốc. Thực hiện bất kỳ sắp xếp thanh toán cần thiết. Một số địa điểm và nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trả trước, trong khi những người khác vui mừng thu tiền vào ngày diễn ra sự kiện của bạn.
Thiết lập địa điểm của bạn một ngày trước hoặc buổi sáng của sự kiện của bạn. Bạn sẽ muốn chắc chắn rằng nhân viên địa điểm của bạn có phòng được thiết lập theo cách bạn yêu cầu. Bạn cũng sẽ muốn đặt các gói của bạn và các tài liệu khác tại mỗi nơi đặt trước khi khách của bạn đến. Đi bộ quanh phòng và đảm bảo mọi người sẽ có một cái nhìn rõ ràng về bạn hoặc loa của bạn ở phía trước phòng.
Lập kế hoạch cho bản thân hoặc đại diện từ công ty của bạn để có mặt khi những vị khách đầu tiên sẽ bắt đầu đến vào ngày diễn ra sự kiện của bạn. Bạn sẽ muốn chào mọi người và hướng họ đến bảng đăng nhập, vị trí của phòng vệ sinh và đồ giải khát.
Lời khuyên
-
Cố gắng giữ tổ chức nhất có thể khi lập kế hoạch hội thảo của bạn. Các chi tiết nhỏ có thể có xu hướng áp đảo bạn, và bạn càng có tổ chức dẫn đến sự kiện, nó sẽ càng trôi chảy trong ngày trọng đại.
Cảnh báo
Bạn sẽ luôn có một số người tham gia đã dành chỗ trong hội thảo của bạn, những người không xuất hiện vào ngày diễn ra sự kiện. Trường hợp khẩn cấp phát sinh hoặc các vấn đề khác xảy ra ngăn cản một số người thực sự đến. Đừng để nó làm phiền bạn. Rất có thể, sẽ có một hoặc hai người xuất hiện vào phút cuối và hỏi họ có còn tham dự không.
