Để một doanh nghiệp thành công lâu dài, nó phải cung cấp các sản phẩm và dịch vụ - với mức giá chấp nhận được - đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nó cũng cần một kế hoạch cải tiến quy trình để có thể cải thiện các chức năng nội bộ của mình liên tục để giảm chi phí hoạt động và tăng hiệu quả hoạt động và tinh thần làm việc của nhân viên.
Thu hút nhân viên của bạn
Bắt đầu bằng cách tạo ra một môi trường làm việc chấp nhận và đón nhận sự thay đổi. Một chính sách mở cửa, đối xử công bằng và tôn trọng và giao tiếp mở là một số thành phần quan trọng nhất. Nếu bạn dành thời gian để đặt nền tảng khuyến khích và thưởng cho các đóng góp của nhân viên trước khi thực hiện kế hoạch cải tiến giám sát và vận hành, sẽ dễ dàng hơn nhiều để có được yêu cầu mua để cải thiện không chỉ hoạt động tại nơi làm việc mà là toàn bộ doanh nghiệp của bạn.
Đặt mục tiêu và phép đo điểm chuẩn
Hệ thống "SMART" sử dụng từ viết tắt để hướng dẫn các doanh nghiệp đặt ra những kỳ vọng cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời. Làm điều này cho mỗi bộ phận.Tiếp theo, xác định tiêu chí chuẩn để sử dụng trong giám sát. Ví dụ: mục tiêu cho các hoạt động dịch vụ khách hàng có thể đạt được tỷ lệ hài lòng của khách hàng là 99%, mục tiêu cho các tài khoản phải thu có thể là tăng tỷ lệ thu thập thêm 20% trong vòng sáu tháng và mục tiêu cho bộ phận công nghệ thông tin của bạn có thể là tích hợp hoàn toàn điểm chương trình bán hàng và quản lý hàng tồn kho.
Một kế hoạch giám sát đang thực hiện
Thu hút mọi nhân viên tham gia giám sát quá trình. Người quản lý có thể tiến hành đánh giá cấp độ dịch vụ, chẳng hạn như giám sát cuộc gọi và quan sát phía bàn, phân tích báo cáo và mổ xẻ các quy trình hoạt động hiện tại. Nhân viên cấp dưới có thể tiến hành kiểm tra chất lượng và đóng góp thông tin về quy trình công việc hiện tại. Lên lịch các cuộc họp riêng tư, bộ phận và toàn công ty để xem xét kết quả và xác định khi nào hoặc nếu cần thay đổi quy trình.
Thực hiện cải tiến quy trình hoạt động
Một kế hoạch cải tiến theo định hướng kết quả tập trung vào việc cải thiện chi phí, chất lượng, dịch vụ hoặc tốc độ. Các bước hành động bao gồm từ thực hiện các thay đổi nhỏ loại bỏ các bước trùng lặp hoặc dự phòng quy trình công việc khác đến loại bỏ và thiết kế lại toàn bộ quy trình. Một thiết kế lại hoàn chỉnh bao gồm phân tích, ưu tiên và sắp xếp lại các nhiệm vụ và các bước hoạt động. Thiết kế lại quy trình hoàn chỉnh có thể cần thiết khi các quy định tuân thủ thay đổi hoặc kết hợp thay đổi công nghệ vào doanh nghiệp của bạn.
