Một phản hồi hiệu quả đối với thư yêu cầu thông tin cung cấp cho khách hàng thông tin được yêu cầu ngay lập tức, tránh từ ngữ thừa hoặc phụ. Đáp ứng yêu cầu của khách hàng về thông tin kịp thời sẽ tăng uy tín cho doanh nghiệp của bạn.
Khai mạc
Chèn tên của khách hàng và thông tin liên lạc ở góc trên bên trái của bức thư, ở định dạng viết thư tiêu chuẩn. Ví dụ:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Bên dưới địa chỉ của khách hàng, chèn ngày bạn đang soạn thảo thư.
Sử dụng tên của khách hàng để cá nhân hóa chữ cái thay vì chung "Khách hàng thân mến". Dòng đầu tiên sau lời chào nên cho anh ta biết rằng bức thư thực sự là một phản hồi cho yêu cầu thông tin của anh ta: "John thân mến, Đáp lại yêu cầu thông tin của bạn …"
Thân thư
Có thư của khách hàng trước mặt bạn khi bạn soạn thảo phản hồi của mình. Đọc thư một lần nữa để đảm bảo rằng bạn hiểu rõ thông tin anh ấy yêu cầu. Nếu khách hàng muốn nhiều hơn một phần thông tin, làm nổi bật các mặt hàng khác nhau để đảm bảo bạn không bỏ sót thông tin nào. Sau đó trong thân thư, địa chỉ từng mục ở định dạng danh sách. Nếu có thể, hãy sử dụng các yếu tố định dạng danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số được cung cấp trong chương trình phần mềm của bạn.
Đóng cửa
Mời khách hàng hành động dựa trên thông tin bạn đã cung cấp và tham gia lại với doanh nghiệp của mình, khuyên Cynthia Perun trong Doanh nhân. Ví dụ, nếu bạn có thể giúp khách hàng đặt hàng trực tuyến từ địa điểm kinh doanh của bạn, hãy mời anh ấy đến cửa hàng để thực hiện. Bao gồm số điện thoại doanh nghiệp, địa chỉ email và địa chỉ trang web của bạn. Bạn có thể lặp lại thông tin này trong phần đóng thư - và mời khách hàng liên hệ với bạn nếu anh ta cần thông tin theo dõi.
Lời khuyên
-
Lỗi đánh máy và ngữ pháp phản ánh kém về doanh nghiệp của bạn. Trước khi gửi bất kỳ thư nào cho khách hàng, bao gồm phản hồi yêu cầu cung cấp thông tin, hãy nhờ trợ lý hành chính hoặc đồng nghiệp của bạn đọc lại các chữ cái ít nhất hai lần.
