Chúng tôi sử dụng thư kinh doanh gần như mỗi ngày trong các giao dịch của chúng tôi.Tuy nhiên, bạn đã bao giờ dành một chút thời gian để suy nghĩ về định nghĩa của một lá thư kinh doanh? Hình thức giao tiếp phổ biến này có khá nhiều tính năng mà chúng ta sử dụng hàng ngày, nhưng chúng ta không thường xuyên nghĩ về các quy ước cụ thể của họ.
Lời khuyên
-
Thư kinh doanh là chính thức và được sử dụng trong thư tín kinh doanh.
Định nghĩa thư kinh doanh
Một lá thư kinh doanh là một trong nhiều loại thư ngoài kia. Nó chỉ đơn giản là một loại thư chính thức đặc biệt mà người gửi và người nhận sử dụng để tương ứng với nhau về các giao dịch kinh doanh mà họ có thể không thể thực hiện bằng miệng một cách hiệu quả. Thư kinh doanh có thể được sử dụng để liên lạc giữa các doanh nghiệp, giữa các doanh nghiệp và khách hàng và giữa các khách hàng và doanh nghiệp. Có một số yếu tố quan trọng tạo nên định dạng thư kinh doanh phổ biến. Khi được xác định trong một lá thư, đây là những gì có hiệu quả đủ điều kiện như là một lá thư kinh doanh.
Ngày và địa chỉ của người gửi
Mỗi thư kinh doanh có chất lượng duy nhất mà dòng đầu tiên của thư là ngày. Điều này cho biết ngày mà bức thư được viết hoặc khi bức thư được hoàn thành. Rõ ràng, đó không phải là ngày mà người nhận đã nhận được thư. Ngay bên dưới ngày của bức thư, bạn nên bao gồm địa chỉ người gửi. Bạn không nên bao gồm tên của người gửi trong phần này. Sẽ có một nơi cho điều đó sau. Đôi khi, khi bạn in thư trên một tiêu đề thư chính thức cho doanh nghiệp của bạn, thì địa chỉ của bạn sẽ được bao gồm trong tiêu đề thư. Trong trường hợp đó, bạn không nên bao gồm địa chỉ người gửi bên dưới ngày. Điều đó sẽ là dư thừa.
Địa chỉ của người nhận
Tiếp đến là địa chỉ của người nhận. Nếu bạn biết tên của người nhận, bạn nên bao gồm tên của người đó trong địa chỉ của họ. Bạn cũng nên bao gồm tiêu đề thích hợp cho người đó, chẳng hạn như Bà, Bà, Ông, Tiến sĩ, v.v. Khi bạn viết địa chỉ của người nhận, bạn nên bao gồm quốc gia của họ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với thư kinh doanh quốc tế. Don Tiết quên viết hoa toàn bộ tên quốc gia và không chỉ chữ cái đầu tiên. Nếu bạn không biết tên của người nhận, thì bạn có thể giới thiệu người đó theo vị trí của anh ta trong công ty mà anh ta làm việc, chẳng hạn như Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành, v.v. Nó luôn luôn đặt cược an toàn hơn là giả định về tên hoặc danh hiệu của anh ấy khi bạn không biết rất rõ về anh ấy.
Lời chào
Sau khi người nhận địa chỉ đến là lời chào của bức thư. Tất nhiên, bạn nên giữ lời chào phù hợp với tên bạn đã sử dụng cho người nhận trong địa chỉ người nhận. Có thể có một chút xung đột về việc sử dụng loại lời chào nào khi bạn biết tên của người đó. Bạn có đề cập đến người đó như là Sir Sir hay hay Madam Madam, hay bạn có đề cập đến người đó theo tên? Tốt nhất là đối xử với tình huống bạn sẽ đối xử với nó như thế nào trong cuộc sống thực. Bạn không thể ở trên cơ sở tên đầu tiên với bất kỳ ai mà bạn không biết cá nhân. Vì vậy, nếu cá nhân bạn biết người nhận và bạn thường gọi cô ấy bằng tên của cô ấy, thì nó CÓ THỂ sử dụng tên của cô ấy. Mặt khác, tốt nhất nên gọi cô ấy là Bà Madam. Ngoài ra, nếu bạn không biết giới tính của người đó, bạn nên sử dụng những người mà họ có thể quan tâm đến như một lời chào.
Thân bài và kết thúc thư
Cơ thể nên được viết một cách chính thức. Các dòng của bạn nên được đặt cách nhau một lần trừ khi bạn chèn một khoảng trắng giữa các đoạn. Đoạn cuối nên là một bản tóm tắt ngắn gọn về những gì đã được nêu trong bức thư.
Để đóng thư, bạn nên sử dụng các cụm từ như từ Best Trân trọng hay cảm ơn bạn với một dấu phẩy sau. Nên có bốn dòng sau khi đóng, sau đó bạn sẽ viết tên của người gửi. Không gian đó là nơi bạn đặt chữ ký của mình sau khi bạn in chữ.
