Một lời chào là lời chào trong một lá thư. Nó nói cách bạn giải quyết người nhận và nó đặt âm cho phần còn lại của nội dung trong tin nhắn. Trong kinh doanh những ngày này, hầu hết các thư từ được thực hiện thông qua email. Tuy nhiên, thư bưu điện vẫn được sử dụng trong một số ngành và với các loại tài liệu kinh doanh cụ thể. Trong cả hai trường hợp, điều quan trọng là sử dụng lời chào chính xác để thể hiện người nhận thư tôn trọng và thu hút anh ta khi bắt đầu giao tiếp.
Lời khuyên
-
Lời chào thích hợp cho các thư kinh doanh phụ thuộc vào tông màu của tài liệu, cho dù đó là bản in hay email và bản chất của thông điệp được gửi đi.
Cách chọn thư chào doanh nghiệp
Quyết định sử dụng lời chào nào trong thư kinh doanh của bạn phụ thuộc vào một vài yếu tố. Đầu tiên, hãy tìm hiểu bản chất của vấn đề mà bạn đang thảo luận. Nó đòi hỏi một giai điệu chính thức hoặc một giai điệu không chính thức? Ví dụ, xin việc tại một công ty là một giao dịch kinh doanh chính thức và yêu cầu một lá thư kinh doanh với lời chào chính thức. Mặt khác, gửi email cho một đồng nghiệp về thời điểm gặp nhau để ăn trưa không phải là một lời chào chính thức. Tương tự như vậy, việc giải quyết một khách hàng mà bạn đã nói chuyện trước đây có thể đòi hỏi một giọng điệu trang trọng hơn so với việc nói chuyện với một đối tác mà bạn thường xuyên làm kinh doanh.
Một yếu tố khác để xem xét khi quyết định sử dụng lời chào là giai điệu của toàn bộ thông điệp. Lời chào là phần đầu tiên của thư kinh doanh mà người nhận của bạn đọc, do đó, về cơ bản nó sẽ đặt âm cho toàn bộ tin nhắn. Chọn cẩn thận lời chào của bạn dựa trên giai điệu bạn muốn truyền tải trong suốt. Ngoài ra, lời chào mà bạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào những gì bạn biết và không biết về người nhận. Cho dù bạn biết tên, giới tính, nghề nghiệp và thông tin đăng nhập của người đó đóng một phần trong việc chọn lời chào.
Xem xét định dạng của thư kinh doanh
Lời chào bạn sử dụng cũng có thể phụ thuộc vào định dạng của thư của bạn. Ví dụ: việc bạn có thể gửi tin nhắn của mình qua thư hoặc email có thể ảnh hưởng đến kiểu chào bạn chọn hay không. Ngoài ra, loại thư cũng sẽ ra lệnh cho lời chào mà bạn sử dụng. Ví dụ, một lá thư giới thiệu đề xuất kinh doanh được gửi qua thư bưu điện có thể có một lời chào chính thức hơn nhiều so với một bản ghi nhớ toàn công ty được gửi đến một danh sách nội bộ qua email. Bạn cũng sẽ cần xem xét liệu bạn có gửi thư kinh doanh của mình cho một người hay cho nhiều người hay không, vì điều đó sẽ ảnh hưởng đến lời chào bạn chọn.
Người nhận thư doanh nghiệp
Trước khi bạn bắt đầu thư kinh doanh của mình, hãy tìm hiểu xem bạn đang gửi tin nhắn cho ai. Nếu bạn viết cho một cá nhân, điều quan trọng là phải biết tên đầy đủ của anh ấy với chính tả. Nếu người nhận có tên trung tính về giới tính như Alex hoặc Pat, gọi cho tổ chức và tìm hiểu giới tính có thể giúp bạn tránh khỏi sự bối rối trong tương lai. Nếu bạn không biết về giới tính của người đó, thì bạn có thể bỏ bài viết lịch sự trong lời chào của mình.
Nếu thư doanh nghiệp của bạn phản hồi lại một tin nhắn mà người nhận đã gửi, hãy chú ý đến cách họ ký tên của họ. Nếu tên đầy đủ của họ là Cassandra và họ đã ký tên "Cass", thì bạn có thể có xu hướng gọi cô ấy là "Cass". Điều này sẽ phụ thuộc vào bản chất của mối quan hệ của bạn và tài liệu bạn viết. Don Tiết rút ngắn tên ai đó mà không được mời làm điều đó.
Sử dụng tiêu đề dành riêng cho giới
Trong một số trường hợp, bạn có thể chọn sử dụng tiêu đề dành riêng cho giới tính như một phần của lời chào. Ông Ông được sử dụng cho một người đàn ông và đặt trước họ của mình - ông Mr. Smith, ví dụ. Đối với một phụ nữ đã có chồng, hãy sử dụng Bà Bà trước tên cuối cùng. Đối với một phụ nữ chưa kết hôn, bạn có thể sử dụng Hoa hậu. Một khi viết thư cho một người phụ nữ mà không biết tình trạng hôn nhân của mình, bạn có thể sử dụng "Bà", như trong "Bà Smith".
Trước khi quyết định sử dụng một tiêu đề dành riêng cho giới tính, hãy xem xét liệu ngôn ngữ của bạn có được bao gồm hay không. Một số người có thể không xác định là nam hay nữ hoặc có thể xác định là người khác giới. Nếu bạn không biết hoặc không chắc chắn về tình huống này, bạn có thể chọn loại bỏ hoàn toàn ngôn ngữ dành riêng cho giới tính trong thư từ của mình.
Salutations chính thức
Lời chào chính thức phổ biến nhất trong kinh doanh là Quý Dear. Bạn có thể sử dụng lời chào đó theo một số cách:
- Thưa ông Smith
- John / Jane thân mến
- Kính gửi bà / bà. thợ rèn
- John Smith thân mến
Cách bạn giải quyết tên người nhận sẽ phụ thuộc vào hình thức của thư kinh doanh và mối quan hệ của bạn với cô ấy. Bạn có thể sử dụng cả chữ in và thư điện tử, cũng như cách chào hàng. Có thể là lời chào chính thức. Tuy nhiên, điều đó thường được sử dụng trong email hơn là gửi thư.
Salutations không chính thức
Lời chào ít trang trọng hơn có thể được sử dụng trong môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, việc họ có được chấp nhận hay không sẽ phụ thuộc vào văn hóa của tổ chức, người nhận thư và bản chất của tin nhắn.
Trong các tổ chức không có hệ thống phân cấp chính thức hoặc doanh nghiệp nhỏ chỉ có một số ít nhân viên biết rõ về nhau, có thể không cần bất kỳ lời chào chính thức nào. Nói chung, trong thư tín nội bộ với các đồng nghiệp hoặc đối tác mà bạn quen thuộc, bạn có thể chấp nhận sử dụng điều này với Hi Hi hay hay Hey Hey, đặc biệt là khi giao tiếp qua email.
Hãy lưu ý rằng ngay cả khi văn hóa của tổ chức là không chính thức, có thể có một số trường hợp cần phải có lời chào chính thức, chẳng hạn như khi nói chuyện với khách hàng mới hoặc các bên liên quan hoặc khi đi xin việc.
Lời chào cho một người nhận không xác định
Đôi khi khi viết thư kinh doanh, bạn có thể không biết tên của người nhận. Trong trường hợp này, hãy cố gắng gọi cho tổ chức trước để tìm ra ai có thể đang xem thư doanh nghiệp của bạn và giải quyết ghi chú của bạn cho phù hợp. Bạn cũng có thể kiểm tra trang web của công ty để xem bạn có thể tìm hiểu thông tin này không. Nếu bạn không thể tìm ra tên của người nhận, bạn có thể giải quyết thư kinh doanh của mình bằng những lời chào chung chung như:
- Kính gửi ông hoặc bà
- Mà nó có thể quan tâm
- Gửi người quản lý tuyển dụng
Lời chào cho nhiều người nhận
Khi giao dịch với nhiều người nhận thư kinh doanh của bạn, hãy điều chỉnh lời chào để bao gồm nhiều tên, chẳng hạn như viết ra Dear Dear Jane và John, hoặc Gửi cho ông bà Smith. Nếu có nhiều hơn hai tên để liệt kê, bạn có thể liệt kê chọn từ bỏ tên hoàn toàn và sử dụng lời chào chung chung như:
- Đội thân yêu
- Chào mọi người
- Đến phòng nhân sự
- Kính gửi tập đoàn Blue-Sky
Hướng dẫn cho các tiêu đề cụ thể
Một người làm nghề giáo dục hoặc giáo dục có thể yêu cầu bạn giải quyết cho họ một cách nhất định trong lời chào kinh doanh của bạn tùy thuộc vào hình thức của bức thư. Nói chung, điều này áp dụng cho các thành viên của các giáo sĩ, chuyên gia y tế, học giả, quân nhân và các quan chức được bầu.
Ví dụ: nếu bạn viết thư cho một người có bằng y khoa, hãy sử dụng Chuyên gia Tiến sĩ trước tên của anh ấy, như trong cuốn Dr. Smith. Cảnh Khi viết thư cho một giáo sư, thẩm phán, giáo sĩ, giáo sĩ hay mục sư, hãy viết ra tên đầy đủ trước tên cuối cùng của mình, như Hồi Kính gửi Mục sư Smith. Để viết thư cho các thành viên của quân đội, việc sử dụng cấp bậc đầy đủ của họ và Tên cuối cùng trong lời chào, như trong Nhà kính, Trung tướng Smith, hay Đội trưởng Xin chào Smith.
Định dạng một lời chào trong một lá thư kinh doanh
Khi định dạng thư của bạn, bạn có thể thêm dấu hai chấm hoặc dấu phẩy sau lời chào của bạn. Dấu hai chấm là lựa chọn chính thức hơn, trong khi dấu phẩy được sử dụng cho sự tương ứng không chính thức. Đoạn đầu tiên trong thư của bạn bắt đầu sau lời chào trên dòng tiếp theo, ví dụ:
John thân mến, Đoạn đầu tiên
