Các chính sách và thủ tục khiếu nại trao quyền cho nhân viên bằng cách đảm bảo rằng tiếng nói của họ sẽ được lắng nghe. Một quy trình chính thức cải thiện tinh thần của nhân viên, làm giảm các giám sát viên trực tiếp về các tranh chấp đang diễn ra và giúp đảm bảo rằng các bất đồng hoặc các vấn đề khác được giải quyết một cách kịp thời và có trật tự.
Chức năng
Chính sách khiếu nại được nhiều tổ chức sử dụng để cung cấp một kênh liên lạc đáng tin cậy và được ghi chép lại giữa nhân viên và quản lý. Các thủ tục bằng văn bản giúp đảm bảo phản hồi nhanh chóng, có trật tự và công bằng đối với khiếu nại hoặc khiếu nại của nhân viên. Những nhân viên cảm thấy họ đã sai lầm khi sa thải, giáng chức, đình chỉ mà không được trả lương, phân biệt đối xử bất hợp pháp, quấy rối tình dục hoặc các sự kiện tranh chấp khác có thể đưa vụ việc của họ lên cấp quản lý cao hơn bằng cách nộp đơn khiếu nại.
Các loại
Khiếu nại có thể được chia thành ba giai đoạn: giai đoạn không chính thức, giai đoạn chính thức và quy trình kháng cáo. Bất cứ khi nào có thể, khiếu nại nên được giải quyết một cách không chính thức giữa nhân viên và người giám sát trực tiếp của anh ta. Nếu khiếu nại không được giải quyết với người giám sát trực tiếp, nhân viên nên nâng cao khiếu nại với cấp quản lý tiếp theo. Nếu nhân viên vẫn không hài lòng với câu trả lời, sau đó anh ta tiến hành nộp đơn khiếu nại chính thức, trong đó nêu rõ, bằng văn bản, khiếu nại của anh ta và cơ sở cho nó. Nếu khiếu nại chính thức bị từ chối, thông thường nhân viên có thể trải qua quá trình kháng cáo, với quyết định đạt được tại thời điểm đó là quyết định cuối cùng theo như công ty có liên quan.
Trách nhiệm
Người sử dụng lao động nên làm việc để đảm bảo rằng tất cả mọi người trong tổ chức của họ hiểu được các chính sách khiếu nại và quy trình khiếu nại. Họ cũng chịu trách nhiệm định kỳ xem xét các chính sách để tuân thủ các thay đổi về luật lao động, quy tắc hoặc thực tiễn. Người quản lý và người giám sát có trách nhiệm áp dụng các quy trình bằng văn bản một cách công bằng và nhất quán, trong khi nhân viên, về phần mình, nên nhận thức được các chính sách và tuân theo chúng khi có nhu cầu.
Khung thời gian
Nhân viên chọn nộp đơn khiếu nại phải tuân theo các quy trình bằng văn bản và thường làm như vậy trong khung thời gian được quy định bởi chính sách khiếu nại của chủ lao động. Ví dụ: chính sách có thể chỉ định rằng các khiếu nại phải được nộp trong vòng 15 ngày kể từ ngày sự kiện kích hoạt. Một số loại khiếu nại, chẳng hạn như phân biệt đối xử hoặc quấy rối, có thể được cho phép trong một khoảng thời gian dài hơn (chẳng hạn như 30 ngày theo lịch).
Lợi ích
Các chính sách và thủ tục khiếu nại có lợi cho cả chủ lao động và nhân viên của họ. Nhân viên cảm thấy được trao quyền khi biết có một quá trình mà giọng nói của họ có thể được nghe thấy. Người giám sát hoặc người quản lý được hưởng lợi bằng cách chuyển các tranh chấp chưa được giải quyết lên cấp quản lý cao hơn, nơi họ có thể được xử lý đúng cách. Công ty được hưởng lợi vì tinh thần người lao động được tăng lên khi tham gia vào quá trình này. Ngoài ra, giới hạn thời gian tích hợp khuyến khích giải quyết kịp thời các vấn đề trong khi cản trở sự xuất hiện của bất bình rất lâu sau khi thực tế.
