Để tiết kiệm trong việc gửi thư có nghĩa là quảng cáo, một tổ chức có thể chọn gửi thư dưới dạng thư hàng loạt. USPS cung cấp giảm giá cho thư hàng loạt vì người gửi thực hiện một số công việc sẽ phải được thực hiện bởi USPS. Tuy nhiên, các hướng dẫn nên được tuân thủ cẩn thận nếu không chúng sẽ được coi là không thể gia công và sẽ được trả lại.
Quy trình gửi thư hàng loạt
Những người gửi có ý định gửi thư được phân loại là thư tiêu chuẩn được khuyến khích tham gia khóa đào tạo hoặc xem xét cẩn thận các hướng dẫn của USPS. Thư trả lại không phù hợp với yêu cầu sẽ có phụ phí được áp dụng cho mỗi phần có thể có giá cao hơn thư hạng nhất. Giấy phép được cung cấp bởi bưu điện cũng có thể bị hủy bỏ.
Người gửi cũng nên đến trung tâm thư hàng loạt địa phương trước để xác định các dịch vụ và chi phí trước khi chuẩn bị thư. Nó cũng quan trọng để xác định các hướng dẫn cụ thể và để có được các hình thức thích hợp của trung tâm trước. Nhận ủy quyền trước ít nhất một tuần, điền vào các biểu mẫu thích hợp và đảm bảo rằng tài khoản có đủ tiền.
Thư tiêu chuẩn hoặc thư hàng loạt nên tổng cộng 50 lb. hoặc bao gồm ít nhất 200 mẩu. Nó phải có nội dung nói chung giống hệt nhau và được gửi cho mục đích quảng cáo. Chúng bao gồm các bản tin, thư mẫu và tờ rơi. Tất cả các thư khác, bao gồm hóa đơn, báo cáo, thư từ cá nhân và séc biên chế, nên được gửi dưới dạng thư hạng nhất.
Các quy định do USPS đặt ra trong thiết lập và đánh địa chỉ nên được tuân theo. Tất cả họ nên có một địa chỉ trở về sở và thành phố. Các nếp gấp, các tab đóng và niêm phong wafer cũng nên được thiết lập theo quy định. Staples không được phép vì nó sẽ làm cho thư không thể gia công. In không địa chỉ nên được đặt trên dòng phân phối nhãn địa chỉ.
Xác định các vật tư và hình thức cần thiết cần thiết và chọn chúng trong trung tâm thư số lượng lớn. Các thùng chứa, băng tần và nhãn dán có khả năng cần thiết để sắp xếp thư.
Khi đã xác định rằng thư hàng loạt đã đáp ứng các tiêu chí xử lý, chúng sẽ cần được sắp xếp theo mã ZIP. Thư phải được nhóm theo ba số đầu tiên của mã ZIP. Khi có từ 10 phần trở lên của cùng một nhóm, hãy gắn chúng lại với nhau với tất cả các địa chỉ cùng hướng. Lưu ý về độ dày tối đa theo yêu cầu của trung tâm thư hàng loạt địa phương.
Người gửi nên chắc chắn về sự sẵn có của các khoản tiền và biết số giấy phép trước khi đến trung tâm thư số lượng lớn để không lãng phí thời gian. Ngoài ra còn có các hình thức để hoàn thành trước khi xử lý các thư. Chỉ bản gốc được chấp nhận và không phải bản sao.
