Cách lên lịch hẹn

Để văn phòng của bạn hoạt động hiệu quả và hiệu quả, bạn sẽ cần có thể sắp xếp các cuộc hẹn của mình một cách chính xác. Cho phép quá nhiều thời gian để chuyển qua lại giữa các cuộc hẹn sẽ lãng phí thời gian quý báu và giảm năng suất. Mặt khác, các cuộc hẹn quá lịch trình có thể dẫn đến thời gian chờ đợi lâu sẽ gây khó chịu cho khách hàng và có thể khiến họ đứng dậy và bước ra ngoài. Có một vài điều bạn phải xem xét để tạo ra một lịch trình sẽ có lợi cho tất cả mọi người.

Quyết định xem bạn muốn sử dụng sổ hẹn hay chương trình phần mềm máy tính. Cả hai đều có hiệu quả như nhau, mặc dù máy tính có thể thu thập thông tin nhanh hơn nhiều so với tìm kiếm nó trong một cuốn sách. Sách hẹn và chương trình phần mềm có sẵn rộng rãi trong các cửa hàng và trực tuyến. Một lựa chọn khác là sử dụng lịch dựa trên Web miễn phí để lên lịch trình của bạn; điều này cung cấp lợi thế truy cập từ bất kỳ máy tính.

Chặn tất cả các ngày văn phòng của bạn sẽ bị đóng cửa. Điều này có thể bao gồm cuối tuần, ngày lễ, ngày nghỉ và bất kỳ sự cố nào khác có thể khiến văn phòng bị đóng cửa. Chặn những ngày này trước thời hạn sẽ đảm bảo rằng bạn không vô tình đặt các cuộc hẹn khi không có ai ở bên.

Chặn số giờ trong ngày mà bạn không tham gia các cuộc hẹn. Ví dụ: bạn không thể bắt đầu cuộc hẹn cho đến sau 9 giờ sáng. Sau đó, bạn có thể mất một giờ để ăn trưa từ trưa đến 1 giờ chiều. Ngày của bạn tại văn phòng có thể kết thúc lúc 5 giờ chiều, vì vậy bạn sẽ không muốn sắp xếp bất kỳ cuộc hẹn nào sau 4:30 chiều.

Quyết định số lượng thời gian bạn cần cho mỗi cuộc hẹn. Văn phòng bác sĩ có thể đặt thời gian trong mười lăm phút trong khi một tiệm làm tóc có thể chọn trong ba mươi phút. Nếu một cuộc hẹn sẽ mất nhiều thời gian hơn, hai khối thời gian có thể được dành cho một người. Ví dụ, một perm có thể mất một giờ. Một thợ làm tóc có thể dành hai nửa giờ thời gian cho một khách hàng đó.

Thực hiện các cuộc hẹn dựa trên nhu cầu của khách hàng. Nếu khách hàng phải ở nhà trước 3 giờ chiều cho con của cô ấy xuống xe buýt, bạn sẽ muốn sắp xếp cho cô ấy 1 giờ chiều. cuộc hẹn. Luôn làm hết sức mình để phục vụ khách hàng.

Lời khuyên

Luôn đưa cho khách hàng một thẻ hẹn để nhắc anh ta về cuộc hẹn trong tương lai. Gọi tất cả các cuộc hẹn ngày hôm trước để bạn có thể xác nhận rằng họ vẫn đến.