Bạn có cần tạo một báo cáo hàng năm cho tổ chức của bạn? Không chắc chắn làm thế nào để tiến hành? May mắn thay, bạn có thể phá vỡ quy trình tạo báo cáo hàng năm thành các bước nhỏ, dễ thực hiện. Trên hết, việc quản lý báo cáo hàng năm sẽ giúp bạn liên hệ với những người ra quyết định quan trọng của tổ chức. Bạn có thể phục vụ trong một vai trò quan trọng, cao cấp giúp thúc đẩy sự nghiệp của bạn và chứng minh giá trị của bạn cho tổ chức. Thực hiện theo các hướng dẫn này để được giúp đỡ trong việc tạo ra một báo cáo hàng năm.
Bắt đầu với những con số. Hầu như tất cả các báo cáo hàng năm xoay quanh dữ liệu tài chính, ngay cả trong các tổ chức phi lợi nhuận. Gặp gỡ các cố vấn tài chính và / hoặc kế toán của tổ chức của bạn để xem xét hiệu suất tài chính của năm trước và xác định thông tin nào sẽ được đưa vào báo cáo năm nay. Tình trạng tài chính của tổ chức của bạn sẽ giúp hướng dẫn lựa chọn chủ đề và diện mạo cho báo cáo hàng năm.
Lưu ý rằng nội dung chính xác của báo cáo tài chính sẽ thay đổi dựa trên quy mô tổ chức, mô hình kinh doanh và tình trạng vì lợi nhuận / phi lợi nhuận. Kiểm tra với các cố vấn tài chính và pháp lý để xác nhận các yếu tố nào sau đây bao gồm: Báo cáo thu nhập --- báo cáo cơ bản về sự ổn định tài chính của tổ chức. Nó chi tiết các nguồn tiền, chi phí, và thu nhập ròng hoặc lỗ trong năm. Bảng cân đối kế toán --- cung cấp một cái nhìn tổng thể về tình trạng tài chính của tổ chức. Nó liệt kê cả tài sản và nợ phải trả (số tiền nợ) của tổ chức. Trong các tổ chức vì lợi nhuận, bảng cân đối kế toán sẽ bao gồm một tuyên bố về vốn chủ sở hữu của cổ đông. Điều này về cơ bản đặt một số vào giá trị của cổ đông bằng cách trừ đi các khoản nợ từ tài sản. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ --- báo cáo về cách tiền mặt di chuyển qua tổ chức và số tiền mặt có trong tay. Rủi ro --- tóm tắt về rủi ro kinh doanh mà tổ chức phải đối mặt hoặc có thể phải đối mặt trong tương lai. Ghi chú --- bao gồm giải thích về thực hành kế toán của tổ chức, giải thích mọi trường hợp ngoại lệ đối với thực hành kế toán tổng hợp và mô tả cách thu thập thông tin tài chính. Các công ty giao dịch công khai phải bao gồm một báo cáo từ lãnh đạo cấp cao xác nhận rằng kiểm soát kế toán nội bộ đáp ứng các yêu cầu của Đạo luật Sarbanes-Oxley.
Lập ngân sách. Sử dụng chi phí từ báo cáo năm trước, nếu có, làm điểm bắt đầu. Tiếp theo, hãy xem xét nhu cầu hiện tại của bạn. Hỏi, bạn sẽ yêu cầu chụp ảnh chuyên nghiệp? Hỗ trợ viết? Bạn có muốn in và gửi báo cáo và / hoặc gửi nó đến một trang web? Bạn cần giúp đỡ kỹ thuật gì? Chi phí in ấn và bưu chính là bao nhiêu?
Chọn một tông màu và chủ đề cho nội dung và thiết kế của báo cáo hàng năm. Tổ chức đã làm tốt? Sau đó lên kế hoạch cho một giai điệu lạc quan và một thiết kế tươi sáng, đầy màu sắc. Nếu tổ chức phải đối mặt với những thách thức hoặc đã vượt qua một cơn bão, một tông màu thấp và thiết kế đen trắng có ý nghĩa hơn.
Lập kế hoạch nội dung của bạn. Xem lại các hoạt động của năm. Đọc qua các bản tin gần đây, thông cáo báo chí và tin tức. Những thành tựu quan trọng và các mốc quan trọng là gì? Ai là người thực hiện cao và tạo ra sự khác biệt? Sử dụng câu trả lời của bạn để phác thảo một kế hoạch nội dung cho báo cáo hàng năm.
Bắt đầu từ đầu. Bắt đầu báo cáo hàng năm với một bức thư hoặc cột từ một nhà lãnh đạo tổ chức (chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch hoặc giám đốc điều hành). Thông điệp của giám đốc điều hành cần cung cấp một cái nhìn tổng quan về các hoạt động và thành tựu của năm. Nó cũng nên tóm tắt hiệu suất tài chính theo thuật ngữ mà một người đọc nói chung có thể hiểu.
Cung cấp tín dụng. Bao gồm sự công nhận cho lãnh đạo và nhân viên chủ chốt trong các tổ chức vì lợi nhuận, hoặc các nhà tài trợ và tình nguyện viên trong các tổ chức phi lợi nhuận.
Xem lại kế hoạch của bạn với sự lãnh đạo. Hãy chắc chắn để có được mua vào ngân sách, giai điệu và ngoại hình. Đặc biệt, đảm bảo việc trình bày thông tin tài chính đáp ứng với sự chấp thuận của nhà điều hành. Hãy nhớ rằng lãnh đạo có thể sẽ muốn đăng xuất vào nội dung và thiết kế cuối cùng trước khi xuất bản và phân phối.
Sản xuất báo cáo. Nếu tổ chức của bạn thiếu nhà văn, nhiếp ảnh gia và nhà thiết kế, bạn có thể cần phải tự mình thực hiện công việc hoặc tìm tình nguyện viên. Các công ty truyền thông tiếp thị và dịch giả tự do chuyên nghiệp cũng là nguồn giúp đỡ. Nếu bạn đang dự định in và gửi báo cáo, hãy nhận báo giá từ một số máy in và nhà gửi thư. Đây có thể có thể giúp thiết kế báo cáo hàng năm là tốt.
