Một sổ tay đào tạo nhân viên phục vụ nhiều mục đích hơn là đi kèm với đào tạo nhân viên mới. Hướng dẫn đào tạo được xây dựng tốt cung cấp nội dung đào tạo bằng văn bản, cho phép các chức năng của bộ phận trong trường hợp không có nhân viên chủ chốt, cung cấp cho nhân viên mới thông tin có giá trị và mã hóa các quy tắc và hướng dẫn tại nơi làm việc. Các bộ phận nhân sự phát triển sổ tay đào tạo nhân viên cũng dễ dàng cung cấp định hướng nơi làm việc và đào tạo nhân viên bằng các tài liệu bằng văn bản.
Nội dung đào tạo
Các công ty cung cấp định hướng cho nhân viên thường cung cấp tuyển dụng mới với sổ tay nhân viên như một hình thức của sổ tay đào tạo. Sổ tay nhân viên chứa các quy tắc và hướng dẫn tại nơi làm việc mà nhân viên nên làm quen trước khi họ đảm nhận nhiệm vụ và trách nhiệm công việc của mình. Sổ tay nhân viên thường có các mẫu xác nhận mà nhân viên phải ký để biểu thị việc nhận và hiểu chính sách của công ty. Các mẫu đã ký được đưa vào hồ sơ nhân sự của mỗi nhân viên và vẫn là một phần của hồ sơ việc làm hoàn chỉnh. Hướng dẫn đào tạo nhân viên hoặc sổ tay nhân viên cung cấp cho nhân viên sự hỗ trợ rất cần thiết cho việc học các quy tắc nơi làm việc và đóng vai trò là tài liệu tham khảo nếu có câu hỏi về chính sách của công ty.
Quản lý chất lượng
Các tổ chức có nhiều trang web làm việc sử dụng hướng dẫn đào tạo nhân viên để chuẩn hóa các quy trình tại nơi làm việc. Một sổ tay đào tạo nhân viên có chứa các thực tiễn tốt nhất hoặc các thực tiễn trong quá khứ được chứng minh là thành công là có giá trị đối với các nhà tuyển dụng có địa điểm làm việc trải rộng trên một khu vực địa lý rộng lớn. Tiêu chuẩn hóa các quy trình của công ty là điều cần thiết để thực hiện nhất quán và quản lý chất lượng.
Chuyển sang không giấy
Khi một công ty chuyển từ một công ty dựa trên tài liệu bằng văn bản sang một công ty dựa trên công nghệ, một sổ tay đào tạo nhân viên có thể có giá trị đối với các chuyên gia công nghệ thông tin. Ví dụ, một chuyên gia hệ thống thông tin nguồn nhân lực chịu trách nhiệm mã hóa các quy trình tuyển dụng của công ty có thể tham khảo hướng dẫn đào tạo nhân viên để phát triển quy trình tuyển dụng và tuyển dụng dựa trên máy tính. Các công ty thực hiện chuyển đổi từ giấy sang chức năng dựa trên máy tính có thể thấy rằng hướng dẫn đào tạo nhân viên cung cấp một phần thông tin đáng kể có thể được chuyển đổi sang định dạng Web để sử dụng trên mạng nội bộ của công ty.
Tài liệu tham khảo lịch sử
Quy trình của công ty thay đổi theo thời gian; tuy nhiên, một hồ sơ lịch sử về các thực tiễn trong quá khứ có thể là nền tảng tốt để xây dựng các quy trình mới và cập nhật. Các tổ chức lưu giữ hồ sơ bằng văn bản như hướng dẫn đào tạo nhân viên có thời gian dễ dàng hơn để xây dựng các quy trình mới và tạo tài liệu về các quy trình mới. Hướng dẫn đào tạo nhân viên là tài liệu quan trọng để tham khảo lịch sử.
Hướng dẫn quy trình
Nhiều công ty phát triển sổ tay đào tạo nhân viên có chứa các quy trình công việc cụ thể. Hướng dẫn quy trình giúp đào tạo nhân viên mới dễ dàng hơn và thay thế các chức năng công việc của nhân viên. Một số phòng ban có hướng dẫn nhân viên cho mọi vị trí trong bộ phận hoặc bộ phận và các hướng dẫn khác chứa mô tả về tất cả các quy trình của bộ phận trong một tập. Nhân viên là một trợ giúp to lớn trong việc phát triển các hướng dẫn này. Họ đánh giá cao tầm quan trọng của sổ tay đào tạo nhân viên và có kiến thức trực tiếp về các quy trình cần thiết để mô tả các bước để thực hiện các nhiệm vụ công việc cụ thể. Hướng dẫn đào tạo nhân viên có ích khi nhân viên vắng mặt, nghỉ phép hoặc không thể thực hiện nhiệm vụ công việc hoặc đào tạo nhân viên khác cách thực hiện công việc.
