Cách viết báo cáo tình hình

Một báo cáo tình huống chính xác là cái tên ngụ ý: một báo cáo về tình huống có chứa thông tin xác thực, được xác minh cung cấp một bức tranh rõ ràng về "ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào" của một sự cố hoặc tình huống. Nhiều tổ chức sử dụng báo cáo tình hình để cung cấp cho cấp trên đầu vào và thông tin họ yêu cầu để đưa ra quyết định chính xác và phù hợp. Các tổ chức quản lý khẩn cấp, các cơ quan chính phủ, các dịch vụ vũ trang, doanh nghiệp, các cơ quan thực thi pháp luật, các tổ chức phi chính phủ nhân đạo và các nhà ngoại giao đều dựa vào các báo cáo tình hình.

Quan sát tình hình rõ ràng nhất có thể. Nếu sự kiện là một thảm họa tự nhiên, hãy xem khu vực thảm họa và lưu ý tác động đến đất đai, cơ sở hạ tầng và dân số. Một báo cáo tình hình phải cung cấp tất cả các sự kiện có liên quan cho những người sẽ quyết định dựa trên những sự thật đó. Quan sát cẩn thận. Phỏng đoán và ý kiến không thuộc về một báo cáo tình hình.

Nói chuyện với tất cả những người liên quan mà bạn cần thông tin. Mỗi tổ chức yêu cầu hoặc tạo báo cáo tình hình sẽ có khả năng liệt kê nhân sự cần được liên hệ và phỏng vấn. Ghi chú tốt trong mỗi cuộc trò chuyện vì bạn sẽ đưa dữ liệu này vào báo cáo.

Thu thập và thu thập dữ liệu. Mục tiêu là đưa ra bức tranh toàn diện nhất có thể về một sự kiện và kết quả của sự kiện đó. Lưu ý chi tiết về mọi khía cạnh của tình huống: những gì đã xảy ra, với ai, chi tiết về thời gian, ngày tháng và địa điểm, tác động đến cơ sở hạ tầng và cách người dân địa phương phản ứng. Nhiều tổ chức có định dạng chuẩn cho báo cáo tình huống yêu cầu một số loại thông tin nhất định. Nếu một định dạng như vậy tồn tại, sử dụng nó. Nó sẽ làm cho việc thu thập dữ liệu nhanh hơn và chính xác hơn.

Soạn báo cáo theo thứ tự hợp lý. Bao gồm tất cả các thông tin liên quan. Sử dụng từ vựng rõ ràng và súc tích để mô tả các sự kiện, tránh tính từ và trạng từ. Báo cáo tiến độ thường xuyên có thể sẽ theo báo cáo tình hình ban đầu, vì vậy bạn chỉ cần mô tả những gì đang xảy ra hiện tại, không phải những gì có thể xảy ra trong tương lai gần.

Bao gồm một điểm nổi bật chính hoặc phần tóm tắt điều hành ở đầu báo cáo, nhưng chỉ sau khi tất cả dữ liệu được thu thập và đưa vào thứ tự hợp lý. Sử dụng sự thật và số liệu, tránh giả định. Phần tóm tắt hoặc phần nổi bật cần truyền đạt thông tin quan trọng nhất để cấp trên bận rộn đọc trước.