Sổ cái đóng vai trò quan trọng trong chu trình kế toán. Một sổ cái chung chứa một bản ghi của mọi giao dịch mà doanh nghiệp của bạn đã từng gặp phải. Một sổ cái chung còn được gọi là một sổ cái danh nghĩa.
Gốc
Sổ cái chung bắt nguồn từ các tạp chí khác hoặc sổ cái phụ. Ví dụ, thông tin được ghi hoặc đăng trong sổ cái chung của bạn có thể bắt nguồn từ hoặc được đăng trong tạp chí bán hàng hoặc biên lai tiền mặt của bạn.
Chức năng
Hầu hết các công ty sử dụng hệ thống nhập kép khi đăng các giao dịch lên sổ cái. Có nghĩa là cho mọi giao dịch, một khoản ghi nợ được đăng ở bên trái và tín dụng được đăng ở bên phải. Thông thường, mỗi khoản ghi nợ hoặc tín dụng ảnh hưởng đến hai hoặc nhiều tài khoản sổ cái chung.
Thiết lập một sổ cái
Sổ cái được thiết lập dưới dạng một loạt các tài khoản T. Tiền mặt, tài khoản phải thu và bán hàng là ví dụ về các tài khoản bạn sẽ sử dụng trong sổ cái chung của mình. Thiết lập sổ cái của bạn không liên quan đến phân tích của bạn. Đơn giản chỉ cần chuyển dữ liệu tài chính từ tạp chí vào sổ cái. Hãy chắc chắn rằng số dư phù hợp.
Ý nghĩa
Sau khi tất cả các thông tin trong sổ cái đã được xác minh tính chính xác, bảng cân đối và báo cáo thu nhập có thể được tạo ra. Sổ cái của bạn có thể là thủ công hoặc điện tử. Hầu hết các công ty đều có phần mềm cho phép người dùng nhập thông tin tài chính vào sổ cái tổng hợp trên máy vi tính.
Dấu vết giấy tờ
Sổ cái chung của bạn có thể giúp phát hiện và ngăn chặn gian lận trong doanh nghiệp của bạn. Một sổ cái chung cho phép bạn thiết lập kiểm tra và số dư trong doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: nếu bạn có tiền mặt trong tay là 40.000 đô la, thì đó phải là con số tương tự được đăng trong sổ cái. Sổ cái chung của bạn có thể có ích nếu doanh nghiệp của bạn được IRS kiểm toán.
