Hóa đơn là một công cụ giao tiếp cho khách hàng của bạn biết bạn đã cung cấp cho họ những gì, chi phí là bao nhiêu và họ nên trả như thế nào. Hóa đơn có thể đơn giản như một tờ giấy viết tay với một vài ký hiệu hoặc chúng có thể là các tài liệu vi tính được thiết kế chuyên nghiệp, tinh vi. Hóa đơn rõ ràng và thông tin cung cấp cho công ty của bạn uy tín với khách hàng của bạn. Họ cũng giúp bạn được trả tiền sớm hơn là sau đó bằng cách cho khách hàng biết khi nào bạn muốn họ chuyển tiền.
Số hóa đơn
Hóa đơn được viết theo thứ tự thành công và số hóa đơn giúp bạn định vị hoặc tham khảo một hóa đơn cụ thể theo trình tự. Nếu hóa đơn của bạn không được vi tính hóa, hãy gửi chúng theo thứ tự bạn phát hành để bạn có thể dễ dàng tìm thấy hóa đơn bạn cần. Nếu bạn mua các tờ hóa đơn mà bạn điền bằng tay, chúng sẽ đi kèm với các số được in sẵn và các hóa đơn sẽ được liên kết với nhau để bạn không phải thực hiện thêm bất kỳ công việc nào để giữ chúng theo thứ tự. Nếu bạn đang tạo hóa đơn trên máy vi tính bằng phần mềm như QuickBooks hoặc Square, chương trình sẽ thực hiện công việc cho bạn và sẽ phát hành hóa đơn theo thứ tự.
Khi bạn cần tham khảo lại hóa đơn, chẳng hạn như nếu khách hàng có câu hỏi về thanh toán hoặc nếu bạn đã nhận được séc và muốn đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán, chỉ cần tìm kiếm theo số hóa đơn. Bạn có thể bắt đầu chuỗi hóa đơn của mình với bất kỳ số nào bạn chọn để ngay cả khi bạn đang viết hóa đơn đầu tiên của mình, bạn có thể cung cấp cho nó một số cao hơn để làm cho công ty của bạn xuất hiện nhiều hơn.
Điều gì nên có trên một hóa đơn?
Ngoài số hóa đơn, hóa đơn phải bao gồm mọi thứ bạn cần để truyền đạt thông tin cần thiết cho khách hàng để bạn có thể được thanh toán. Ngoài việc là một thông báo về một khoản tiền đến hạn, hóa đơn cũng là một công cụ tham khảo hữu ích cho khách hàng cần biết những gì họ đã nhận được và với số lượng bao nhiêu. Bao gồm trên hóa đơn của bạn:
- Tên, địa chỉ, số điện thoại và email của công ty bạn.
- Ngày hóa đơn được viết hoặc ngày sản phẩm được giao. Sử dụng một hệ thống hẹn hò hoặc hệ thống khác, nhưng phải nhất quán.
- Tên và địa chỉ thanh toán của khách hàng của bạn.
- Địa chỉ giao hàng của khách hàng của bạn.
- Số lượng của từng mặt hàng được đặt hàng, tên hoặc số lượng hàng tồn kho của từng mặt hàng được đặt hàng, đơn giá của từng mặt hàng được đặt hàng và tổng giá của từng mặt hàng, được tính bằng cách nhân số lượng với đơn giá.
- Tổng số tiền cho tất cả các mục trên hóa đơn.
- Thuế bán hàng do, nếu áp dụng.
- Điều khoản thanh toán, chẳng hạn như tiền mặt khi giao hàng hoặc ròng 15 (15 ngày để thanh toán).
Sử dụng Hóa đơn để thanh toán nhanh chóng
Một chút suy nghĩ và quan tâm khi tạo hóa đơn có thể giúp bạn được thanh toán nhanh chóng và nhất quán hơn. Bạn gửi hóa đơn càng sớm, khách hàng của bạn sẽ càng sớm biết phải trả bao nhiêu và khi nào đến hạn thanh toán. Mặc dù các điều khoản thanh toán như thời gian giữa giao hàng và thanh toán thường được đàm phán trước, nhưng việc nêu rõ các điều khoản này rõ ràng và rõ ràng trên hóa đơn có thể đóng vai trò là một lời nhắc hữu ích. Nếu khách hàng của bạn chậm thanh toán cho các hóa đơn trước đó, bao gồm tổng số tiền đến hạn trên hóa đơn hiện tại có thể tăng tốc thanh toán bằng cách tiết kiệm cho khách hàng bước tra cứu số dư trước hạn.
